Top.Mail.Ru

Заключаем договор на разработку и внедрение СЭД

Как заключить договор с подрядной организацией на разработку и внедрение информационной системы? На какие этапы разбить и как оплачивать работы? Вас ждут ­советы практика для заказчиков. Несмотря на то что юридическую и финансовую экспертизу договора выполняют соответствующие подразделения компании, есть ряд нюансов, на которые следует обратить особое внимание и вам. Тем более что ключевым заказчиком внедрения системы электронного документооборота является ваше ­подразделение – вам потом «на этой машине ездить».

Сразу определимся, что речь идет о договоре между резидентами РФ. Будем разбирать вопросы в том порядке, в каком они обычно ­освещаются в структуре договора.

Термины и определения

В данной статье можно закрепить все термины и определения, которые стороны посчитают нужными. Т.е. степень детализации никак не регламентирована. Понятно, что лучше это делать без фанатизма. Чаще всего в данном разделе встречаются следующие термины и определения: проект, заказчик и исполнитель, генподрядчик и субподрядчик, ­оборудование, устав проекта, документация и т.д.

У меня были прецеденты, когда другая сторона по тем или иным причинам не согласовывала (не подписывала) проектные документы, ссылаясь на то, что ей не нравится их оформление. Поэтому рекомендую «на берегу» определить, что стороны понимают под терминами «документация» и «оформленная документация». Сделать это можно, например, так:

Пример 1. Термины

Документация – документация, создаваемая в процессе реализации проекта: управленческая проектная документация (протоколы, отчеты, устав проекта, запросы на изменения и т.п.), продуктовая проектная документация (техническое задание, проектные решения, эксплуатационная документация и т.д.).

Оформленная документация – зафиксированная на бумажном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, с визами согласования и утверждения (при необходимости).

Объект – корпоративная информационная система электронного документооборота «ДокУм».

Чтобы в тексте договора каждый раз не писать длинное конкретное наименование информационной системы, это можно сделать один раз, введя термин «объект» договора.

Предмет договора

Вариантов описания предмета договора множество, могу предложить парочку:

Пример 2. Предмет договора на разработку и внедрение СЭД

Вариант 1:

«Согласно настоящему договору Исполнитель обязуется разработать, ввести в действие и передать в постоянную эксплуатацию Объект в соответствии с Техническим заданием.

Техническое задание разрабатывается Исполнителем в соответствии со сроками, указанными в Календарном плане проекта (Приложение № 1 к настоящему Договору)».

Вариант 2:

«Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя обязательства по оказанию информационно-консультационных услуг и выполнению работ (далее – Услуги) по внедрению программного обеспечения, содержание, перечень и сроки ­выполнения которых указаны в Приложениях к настоящему Договору».

На что еще необходимо обратить внимание при описании предмета договора? В процессе внедрения информационной системы, как правило, предполагается обучение пользователей работе в ней, а также специалистов заказчика, которые будут заниматься сопровождением этой системы (в том случае, если для выполнения данной работы не будет привлечена сторонняя организация). В календарном плане проекта нельзя использовать термин «обучение». Для проведения именно обучения требуется наличие соответствующих лицензий, поэтому лучше использовать такие формулировки, как «консультации» или «подготовка пользователей / специалистов».

Стоимость работ / услуг. Порядок оплаты

Если стоимость работ была определена по итогам тендера, в пункте договора, фиксирующем стоимость, необходимо указать реквизиты соответствующего документа, которым зафиксировано данное решение ­(например, протокола конкурсной комиссии).

Довольно часто в договорной схеме «заказчик – подрядчик (генпод­рядчик) – субподрядчик» генподрядчик в договоре с субподрядчиком условием выплаты денежных средств второму ставит получение денег от заказчика. Однако в соответствии с судебной практикой оплата генеральным подрядчиком выполненных субподрядчиком работ должна производиться независимо от оплаты работ заказчиком генеральному подрядчику (информационное письмо Президиума Высшего ­Арбитражного Суда РФ от 24.01.2000 № 51).

В зависимости от продолжительности и сложности проекта определяется порядок оплаты. Как правило, работы по проекту принимаются и оплачиваются по завершении этапа – это в интересах заказчика. Но нужно подумать и о подрядчике: если продолжительность проекта составляет, например, 3 года и проект состоит из 5 этапов, то целесо­образнее разбить график приема работ и оплаты на более мелкие периоды (подэтапы). Ведь если этап, к примеру, длится 8 месяцев, то все эти 8 месяцев подрядчику необходимо платить заработную плату своим работникам, занятым на проекте (если компания не очень крупная, то это будет достаточно проблематично).

Денежный вопрос ключевой. Потому его нужно максимально детализировать и зафиксировать еще на этапе согласования условий договора, чтобы стороны поняли, как они будут плыть, до того, как отчалят в общей лодке от берега. Оговоренный порядок оплаты для каждой стороны должен быть выполним. Это избавит от продолжения «переговоров по недетализированным аспектам» уже в процессе выполнения договора, когда заказчик будет больше зависеть от исполнителя, чем до его подписания (тогда он мог сменить исполнителя на более сговорчивого и обеспеченного).

Обратите внимание, на какие части можно разбить работы по договору и как их оплачивать. См. Примеры 3, 4 и 5.

Сроки выполнения работ

У длительных проектов мало указать конечный срок выполнения всех работ по договору в виде конкретной даты. Нужно указывать дату готовности для каждого этапа. Это позволит держать руку на пульсе:

  • сразу видеть, когда и на сколько появляются задержки;
  • заранее готовить собственные ресурсы для выполнения грядущего этапа (денежные, выделять своих специалистов, отрывая их от текущей деятельности).

К тому...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Внешнеэкономическая деятельность без бумажных документов

Для принятия осознанного решения о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) со своим зарубежным контрагентом нужно понять принципиальные вещи. Какую экономию времени и денег дает переход в цифру (приводим данные Евразийского банка развития, ФТС России и др.)? Как легализовать свою электронную подпись на территории другого государства и иностранную электронную подпись в России? Есть ли нерешенные проблемы для практического перехода на трансграничный электронный документооборот? С партнерами из каких стран российский бизнес уже может перейти на электронный документооборот, благодаря налаженной инфраструктуре? Что делать, если интересующей вас страны в этом списке пока нет? Каков алгоритм действий для подключения к трансграничному ЭДО? Наши ответы на эти вопросы помогут вам в принятии решения о переходе на трансграничный ЭДО.

Ассортимент действующих стандартов по управлению электронными документами

Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.

Как получить квалифицированную электронную подпись в УЦ ФНС России

Какие организации бесплатно получают усиленную квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС России. Куда за ней обращаться и что с собой взять. Что в результате получите от налоговой. Где можно будет использовать эту электронную подпись. Автор статьи показывает алгоритм действий с учетом изменений, внесенных в 2023 году. Отмечает и проблемы, часть которых его организации удалось разрешить. Данная статья написана по материалам выступления автора на Форуме ЭДО 2023.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.