• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2015
  • Рубрика Оформление документов

Общие требования к текстам документов и их унификация

Описаны основные черты официально-делового стиля речи и самые распространенные языковые трудности, с которыми сталкиваются авторы управленческих документов. В конце статьи мы касаемся темы унификации текстов типовых ­документов организации.


Официально-деловой стиль речи

Документы принято составлять в официально-деловом стиле речи. Рассмотрим его особенности.

Деловой текст должен быть коротким и емким по содержанию. Это требование неслучайно: и автор, и получатель текста должны потратить минимум времени на его написание и восприятие. Официально-деловой стиль не ­допускает повторов информации, лишних подробностей и описаний.

Хотя уложить заданный объем информации в более короткий текст сложнее, чем в более длинный. Есть даже знаменитые слова Паскаля: «Это письмо получилось таким длинным потому, что у меня не было времени написать его короче».

Независимо от того, над каким документом идет работа, убедительность и обоснованность управленческих решений являются ключевыми составляющими его текста. Это касается и рядового приказа, и письма-претензии на миллионы рублей. Текст документа должен быть логически выстроен, а все решения – обоснованы. При этом композиция текста выстраивается так, чтобы сначала шли аргументы, а потом – вытекающее из них решение (просьба, требование, претензия).

Клише – это речевой стандарт, языковая формула, употребляемая в типовых управленческих ситуациях, например:

  • Принять на работу;
  • Уволить по собственному желанию;
  • Во исполнение;
  • Урегулировать в досудебном порядке;
  • В соответствии с достигнутыми договоренностями;
  • Выражая принципиальное согласие по вопросу…, просим разъяснить…

Пожалуй, ни одному из стилей речи в русском языке не свойственно такое количество языковых формул, как официально-деловому. Клише способны придать документу и определенную юридическую силу, например:

  • Контроль исполнения приказа возложить на директора по административным вопросам Румянцева А.Ф.;
  • Оплату гарантируем;
  • В случае неустранения нарушений ООО «Актив Плюс» будет вынуждено обратиться за защитой своих прав в Федеральную ­антимонопольную службу РФ.

Овладение неким набором клише позволит вам короче формулировать мысли.

Ноль эмоций. Особенность официально-делового стиля речи – его безэмоциональность. Не зря язык документов называют «сухим», ведь в нем полностью отсутствуют даже малейшие экспрессивные элементы.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  2 голоса

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.