• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» март 2015
  • Рубрика Оформление документов

Документы о командировке «по-новому»

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 изменило правила документирования командировок с 08.01.2015. Как теперь выглядит состав необходимого комплекта документов для подтверждения командировки? И как службе делопроизводства оформлять «оставшиеся в живых» документы, на которые ложится дополнительная доказательная нагрузка?


В связи со вступлением в силу 08.01.2015 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 с простым техническим заголовком «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»1 командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке не составляются при оформлении командировки и по ее итогам.

Командировочные удостоверения отменены и для государственных гражданских служащих в связи с изменениями, внесенными в порядок их командирования указом Президента РФ от 12.12.2014 № 765 (вступил в силу с 01.02.2015).

См. новость «Командировочные удостоверения и служебные задания отменены!»
См. статью «Быть иль не быть командировочному удостоверению? Взгляд юриста»

Доказательством фактического срока командировки теперь являются проездные документы, а по ее результатам необходимыми стали только авансовый отчет и другие документы о фактических расходах, ­связанных с командировкой.

Заметим, что для билетов, квитанций и особенно для чеков в настоящее время широко применяется термопечать, которая выцветает через год-два и не позволит предъявить эти документы в качестве доказательства. А 4 года – срок, который установлен Налоговым кодексом РФ как срок хранения первичных учетных документов; 5 лет – срок хранения по Перечню типовых управленческих архивных документов2 (ст. 362 или ст. 669).

Как применить на практике новые правила оформления командировок? Почему приказ о командировке приобретает роль главного документа и основного доказательства обоснованности командирования? Что ­делать с журналами регистрации командировок и ­командированных?

Что было?

На протяжении примерно 10–15 последних лет для оформления командировок сложилась оптимальная по составу совокупность ­необходимых и достаточных документов, в которых:

  • закреплялись основания командировки;
  • формулировались управленческие действия по командированию и сроки, закреплялись конкретные цели и задания;
  • подтверждались факты выполнения заданий и произведенные расходы.

Эта совокупность документов представляет собой функциональный документный комплекс, объединяющий документы, принадлежащие к различным системам документации, но связанные между собой целью создания и тем, что они возникают по одной и той же управленческой задаче – они необходимы для оформления командирования. В этой взаимосвязи они представляют собой комплексное доказательство. На практике же доказывать необходимо не сроки командировок, а самое главное – соответствие целей и заданий командировки основным направлениям деятельности организации. В зависимости от целей (а не от сроков) командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете предстоит относить на прибыль или на себестоимость (в проектах, например), учитывать при исчислении НДФЛ и взносов во внебюджетные фонды, доказывать их ­обоснованность в налоговых проверках и перед регуляторами и ­контролерами.

Основанием для командировки традиционно являлся сводный план командировок, который составлялся на основании планов командировок структурных подразделений. План командировок и сейчас относится к системе плановой документации, при его формировании учитывается еще и финансовый план организации на год. Считается, что в планировании командировок находится одна из «точек оптимизации» бюджета организации. План командировок составляется прежде всего по основным направлениям деятельности организации, предусматривающим выполнение каких-либо работ вне ее места нахождения, в том числе в рамках исполнения договоров, реализации контрольных функций, повышения квалификации персонала, сотрудничества и кооперации, проведения ­маркетинговых и PR-акций с целью продвижения продуктов и услуг и т.п.

Не случайно в проверках обоснованности командирования ключевую роль играют уставы организаций, положения о подразделениях и должностные инструкции сотрудников. Без доказательных оснований на международный Давосский инвестиционный форум не может сам себя командировать руководитель обычного производственного ООО, не сделавшего каких-либо инновационных прорывов, курьер или рядовой сотрудник не направляются в командировку для заключения договора без соответствующих отдельно оформленных полномочий (а только для его получения или передачи), по проекту разработки и внедрения СЭД бизнес-аналитики и программисты командируются исключительно в соответствии с планом-графиком командировок, который утверждается в составе проекта (бюджет проекта, сметы оформляются как ­приложения к соответствующему договору).

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.