Top.Mail.Ru
Если договорная документация призвана распределить права и обязанности между заказчиком и подрядчиком, то устав проекта носит более глобальный характер, распределяя зоны ­ответственности участников еще и внутри организации-заказчика. Его часто называют конституцией проекта. Вы узнаете, для каких целей и как составляется устав проекта; значение ряда новых для вас терминов, которыми может оперировать IT-компания; как можно эффективнее контролировать и управлять разработкой, внедрением СЭД.

Нормативная база

Для начала обратимся к отечественным стандартам по управлению проектами:

  • ГОСТ Р 54869-2011 «Проектный менеджмент. Требования к ­управлению проектом»,
  • ГОСТ Р 54870-2011 «Проектный менеджмент. Требования к ­управлению портфелем проектов»,
  • ГОСТ Р 54871-2011 «Проектный менеджмент. Требования к ­управлению программой».

В перечисленных стандартах устав проекта не упоминается вообще, а проектной документации посвящено несколько строк.

Теперь обратимся к PMBоK – это «Руководство к своду знаний по управлению проектами», на данный момент вышло уже пятое издание 2012 г. (Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newton Square, Pensylvania 19073-3299 USA/США). Методология PMI (PMBoK) располагается на 1-м месте по применению в нашей стране. И недаром – американцы пока продолжают «рулить» IT-технологиями. Итак, с точки зрения PMBоK:

  • устав проекта – документ, выпущенный инициатором или спонсором проекта, который формально авторизует существование проекта и представляет руководителю проекта полномочия использовать ­ресурсы организации в операциях проекта;
  • спонсор проекта – лицо (или группа лиц), предоставляющее ресурсы и поддержку для проекта и ответственное за достижение успеха.

PMBоK рекомендует определять и назначать руководителя проекта как можно быстрее, чтобы тот принял активное участие в разработке устава проекта. Но саму разработку устава PMBоK все-таки рекомендует выполнить спонсору проекта. В реальности все происходит иначе. И, как правило, разрабатывает этот устав исполняющая организация, учитывая, конечно, пожелания заказчика. Происходит это в том числе по причине нечеткого понимания заказчиком назначения и структуры устава, наличия большего опыта в этой сфере у IT-компании.

При разработке устава нужно стремиться учесть пожелания всех заинтересованных сторон. Это кажется парадоксальным, но, имея общую цель – создание уникального IT-продукта, каждая сторона проекта ­преследует свои интересы:

  • спонсор – получить рабочую СЭД, опмизирующую деятельность заказчика, но сделать это подешевле и избежать незапланированных расходов;
  • заказчик – получить необходимую ему СЭД и побыстрее, с минимумом усилий со стороны своего персонала;
  • руководитель проекта – успешно реализовать проект, вырулив в конфликте интересов разных сторон;
  • исполняющая организация – разработать систему, удовлетворяющую требованиям заказчика, затратив на это минимум своих ресурсов и за максимально возможную цену.

В общем, все непросто. Одна из основных задач устава – регламентировать взаимодействие сторон, определив и зафиксировав зоны компетенций и полномочия каждой. Ведь ни в каком ином проектном документе это не будет описано: договор между заказчиком и исполнителем фиксирует лишь отношения с внешней организацией в юридическом и финансовом аспекте; в техническом задании описаны требования к создаваемому продукту. В уставе же можно описать уровни управления проектом, порядок взаимодействия в случае изменения объема проекта, сроков, работу с проектными рисками и т.п.

Что внутри устава?

PMBоK рекомендует отразить в уставе проекта следующую информацию:

  • назначение или обоснование проекта;
  • измеримые цели проекта и соответствующие критерии успеха;
  • высокоуровневные требования;
  • допущения и ограничения;
  • высокоуровневые описания и границы проекта;
  • высокоуровневые риски;
  • укрупненное расписание контрольных событий;
  • укрупненный бюджет;
  • список заинтересованных сторон;
  • требования к одобрению проекта (т.е. что именно составляет успех проекта, кто решает, что проект оказался успешным, и кто подписывает акт приемки работ);
  • назначенный руководитель проекта, сфера его ответственности и уровень полномочий;
  • Ф.И.О. и полномочия спонсора или другого лица (лиц), авторизующего устав проекта.

Теперь более подробно рассмотрим примерную структуру...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Внешнеэкономическая деятельность без бумажных документов

Для принятия осознанного решения о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) со своим зарубежным контрагентом нужно понять принципиальные вещи. Какую экономию времени и денег дает переход в цифру (приводим данные Евразийского банка развития, ФТС России и др.)? Как легализовать свою электронную подпись на территории другого государства и иностранную электронную подпись в России? Есть ли нерешенные проблемы для практического перехода на трансграничный электронный документооборот? С партнерами из каких стран российский бизнес уже может перейти на электронный документооборот, благодаря налаженной инфраструктуре? Что делать, если интересующей вас страны в этом списке пока нет? Каков алгоритм действий для подключения к трансграничному ЭДО? Наши ответы на эти вопросы помогут вам в принятии решения о переходе на трансграничный ЭДО.

Ассортимент действующих стандартов по управлению электронными документами

Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.

Как получить квалифицированную электронную подпись в УЦ ФНС России

Какие организации бесплатно получают усиленную квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС России. Куда за ней обращаться и что с собой взять. Что в результате получите от налоговой. Где можно будет использовать эту электронную подпись. Автор статьи показывает алгоритм действий с учетом изменений, внесенных в 2023 году. Отмечает и проблемы, часть которых его организации удалось разрешить. Данная статья написана по материалам выступления автора на Форуме ЭДО 2023.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.