- Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» апрель 2015
- Рубрика Оформление документов
Регламентируем работу коллегиальных органов
- 0 комментариев
- Артонкина Надежда | менеджер проектов ООО «ИТСК», член Ассоциации СОВНЕТ, PME, PRIME
Не заполнено обязательное поле Логин или E-mail.
Принцип коллективного обсуждения и принятия решения (коллегиальность) по вопросам, относящимся к компетенции конкретного органа, позволяет более объективно и эффективно решать определенные задачи. Т.е. коллегиальные органы управления – это собрание экспертов различного профиля, которые в ходе дискуссии с учетом опыта и знаний каждого в отдельности приходят к общему мнению (принятому если и не единогласно, то по крайней мере большинством голосов1). Такой «мозговой штурм» позволяет принять более эффективное решение и избежать некой субъективности. Не говоря уже о том, что коллегиальные органы еще и контролируют выполнение принятых ими решений.
Смотрите новости «Методическое пособие для нотариуса по удостоверению решений, принятых на общем собрании участников юрлица», «Критерии отнесения иностранной компании к налоговым резидентам РФ – без делопроизводства и здесь не обошлось», «Дополнительные требования к общему собранию владельцев облигаций», «Информационная система для проведения совещаний правительства и мэра Москвы»
Прежде чем садиться за составление протокола коллегиального органа, нужно разобраться в его полномочиях – как регламентирована его деятельность. Только тогда вы сможете идеально задокументировать ее. Ну что ж, будем стремиться к идеалу :)
Для многих сфер оптимальнее коллегиальные органы управления. Это могут быть комитеты, комиссии, советы и т.д. Они могут быть как постоянно действующими (например, комиссия по экспертизе ценности документов), так и временно действующими для выполнения конкретной задачи (совет по проекту).
Коллегиальные органы управления можно условно разделить на несколько видов:
Мы не будем сейчас разбираться в хитросплетениях законодательства, регулирующего деятельность отдельных коллегиальных органов, а сосредоточимся на управленческой практике, т.е. на регулировании деятельности коллегиальных органов силами самой компании при помощи локальных нормативных актов. О каждом коллегиальном органе в компании должно быть утверждено свое положение (если его деятельность регламентируется еще и внешними для компании нормативными документами, то их нормы в положении должны быть учтены).
Укрупненно структура положения может быть следующей: общие положения, нормативные ссылки, термины и определения, цели и функции, состав, полномочия, порядок работы, контроль исполнения поручений комитета, результаты работы комитета. Проанализируем содержание этих разделов, обратив ваше внимание на ключевые положения.
Общие положения. В этом разделе традиционно описывается назначение документа, область его применения и т.д. Важным нюансом будет указание статуса коллегиального органа. Если орган является совещательным, необходимо указать того (должность или орган), кто будет принимать решения на основе заключений, подготовленных данным коллегиальным органом.
Комиссия по экспертизе ценности документов является совещательным органом, решения которого вступают в силу после утверждения их Генеральным директором Общества.
Нормативные ссылки – в этом разделе необходимо перечислить все нормативные документы, которыми руководствуется коллегиальный орган в своей деятельности.
Термины и определения – даются определения всем терминам, используемым в положении.
Компетенция – здесь описываются задачи коллегиального органа, его функции.
Состав – закрепляется структура (если есть, подкомитеты, секции и т.д.) и состав коллегиального органа, порядок его формирования и расформирования. Как правило, коллегиальный орган имеет «плоскую» структуру:
Случаются ситуации, когда к работе коллегиального органа необходимо привлечь специалиста сторонней компании, физическое лицо (как эксперта). Если потенциально такая необходимость может возникнуть, это также следует предусмотреть в положении (см. Пример 2). Можно описать условия включения в состав коллегиального органа (Пример 3), требования к квалификации (Пример 4).
Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь. |