• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» апрель 2015
  • Рубрика Информационные технологии

Согласование документов в MS Outlook

  • 0 комментариев
  • 49 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Согласование документов «вручную» – это долгое «обивание порогов» согласующих лиц. Существенно ускорить процесс помогает его автоматизация. Если у вас нет СЭД, то на ­помощь придет «общедоступная» почтовая программа Microsoft Outlook.
Мы показываем алгоритм работы в Outlook, объясняя, как настроить в программе варианты ответа «согласовано», «не согласовано» и «согласовано с замечаниями»; как установить срок согласования и автоматические напоминания; как автору проекта направить его группе лиц и как им прислать свои ответы, чтобы по результатам этой переписки ­потом можно было распечатать отдельный лист согласования для каждой версии ­проекта.



Наши рекомендации по согласованию документов выполнены в версии MS Outlook 2013, однако практически аналогичные действия можно делать и в более ранних, и в более поздних версиях программы.

Outlook вообще удобен тем, что помимо основных – почтовых функций – имеет множество дополнительных. Именно они и позволяют пользователям не только переписываться, но и попутно решать другие задачи в автоматическом режиме: вести ежедневник, назначать встречи, давать друг другу задания и контролировать их исполнение, проводить опросы и голосования, оценивать пересылаемую информацию.

Процесс согласования документов в Outlook строится на последних из перечисленных возможностей: проект документа, приложенный к сообщению, согласующим лицам предлагается оценить, выбрав один из ­заданных автором вариантов голосования. Рассмотрим этот процесс в ­деталях.

Отправляем документ на согласование

Итак, исполнитель подготовил проект документа и настало время провести процедуру его согласования.

Запускаем программу MS Outlook и во вклад­ке «Файл» «кликаем» по ­команде «Создать сообщение» (Рисунок 1).

Рисунок 1

Создание сообщения

СвернутьПоказать
Создание сообщения

Тут же открывается знакомое каждому пользователю Outlook окно написания письма (Рисунок 2). Задача исполнителя – заполнить все необходимые поля. В качестве получателей письма указываются согласующие лица (отмечены цифрой 1). В теме письма, в соответствии с внутренними правилами компании, необходимо указать, что это сообщение содержит проект документа, направляемый на согласование (цифра 2). Этот же проект становится приложением к письму (цифра 3), затем оно снабжается соответствующим текстом и подписью ­исполнителя (цифра 4). Отправлять сообщение пока не нужно.

Рисунок 2

Создание сообщения

СвернутьПоказать
Создание сообщения

Теперь предстоит сделать, как говорится, «самое интересное» – придать обычному электронному письму дополнительную функцию, позволяющую получателям поставить оценку его содержимому.

Переходим во вкладку верхнего меню «Параметры» и находим группу команд «Отслеживание», нас интересуют «Кнопки голосования» (см. «!» на Рисунке 3). Нажимаем на них и в выпавшем окошке видим 3 варианта кнопок голосования, уже заложенных в программу:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.