• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» май 2015
  • Рубрика Архивное дело

Проблемы формирования дел с приказами

  • 0 комментариев
  • 93 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Поводом для написания статьи стал вопрос читателя о ситуации, в которой невозможно соблюсти все предписанные критерии формирования дела с приказами по основной деятельности. Мы сначала выявили критерии, проанализировав действу­ющую нормативно-методическую базу, а потом проранжировали их по степени важности соблюдения. Кроме того, дали практические рекомендации по разбиению дел с ­приказами и их приложениями на тома.


Поводом для написания этой статьи cтал вопрос читателя:

СвернутьПоказать
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Просим разъяснить, есть ли нормативный документ, являющийся основанием для формирования дел с приказами по основной деятельности?

В статье Натальи Рудиной (№ 4` 2012, с. 83) указано, что в делах с приказами по основной деятельности «...нельзя делить пополам документы за один месяц. Они должны быть полностью включены в какой-то один том». А как быть, если листовая норма объема дела превышает рекомендуемую (250 листов)?

Экспертно-проверочная методическая комиссия (ЭПМК) государственного архива при проверке описей дел постоянного срока хранения в выписках из протоколов дает организациям следующую рекомендацию: «Месяц не делить; даты открытия следующих друг за другом томов дела не должны быть более ранними, чем даты окончания предыдущих томов дела. Документы с одной календарной датой не должны находиться в разных томах».

Директор архива не согласен с такими методическими замечаниями ЭПМК, не подписывает сопроводительные письма, направляемые источникам комплектования, и требует обоснования со ссылкой на нормативный документ.

Мы не можем комментировать позицию и действия директора архива, т.к. он является должностным лицом, действующим на основе единоначалия, и самостоятельно организует работу архива, принимает решения, согласовывает, подписывает и утверждает документы, которые образуются по основным задачам и функциям архива. Поэтому мы выскажем только профессиональное и мотивированное экспертное суждение.

В данной ситуации необходимо руководствоваться нормативными документами, твердо стоять на своей профессиональной позиции и быть уверенным в своем архивном «ремесле».

Действующая нормативно-методическая база

Нормативными документами, устанавливающими порядок экспертизы ценности документов и правила формирования дел являются:

  • «Основные правила работы ведомственных архивов» (одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.1985, утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263; далее – Правила ведомственных архивов);
  • «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19; далее – Правила государственных архивов). Правила государственных архивов содержат небольшое допущение (п. 1.4.) о том, что муниципальные архивы руководствуются установленными требованиями с учетом их ­правового статуса и особенностей деятельности.

Подпункт 2.2.5 Правил ведомственных архивов устанавливает, что «распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями». Таким образом, хронологический принцип используется вместе с номинальным при определении последовательности расположения документов внутри дела в процессе формирования дел с приказами по основной деятельности и по личному составу. Соблюдение хронологической последовательности и означает расположение документов внутри дела в последовательности дат их создания (издания, составления) в пределах каждого календарного года с 1 января по 31 декабря.

Поскольку технологии делопроизводства и архивного дела взаимосвязаны, то только правильное формирование документов в дела в делопроизводстве позволит архиву соблюдать требования к систематизации архивных документов в пределах архивного фонда.

Пункт 2.9 Правил государственных архивов предусматривает обязательный учет того же хронологического признака (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения) при разработке государственным или муниципальным архивом схемы систематизации архивных документов.

В процессе формирования дел и при определении последовательности расположения документов внутри дела рекомендуем руководствоваться действующими документами методического характера:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.