• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2015
  • Рубрика Современное делопроизводство

«По секрету всему свету», или
Как организовать конфиденциальное делопроизводство

  • 0 комментариев
  • 130 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Начало статьи, продолжение в № 7’ 2015 и № 8’ 2015

Мы рассматриваем ключевые моменты ведения конфиденциального делопроизводства и типичные ошибки. Отмечаем попутно, что стоит зафиксировать в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству организации.
Основной принцип, на котором базируется конфиденциальное делопроизводство – это жесточайший учет носителей информации. В первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы рассматриваем распределение ответственности за ведение закрытого делопроизводства в подразделениях, а также оформление и учет носителей конфиденциальной информации (вас ждут примеры оформления различных грифов и отметки об исполнителе, акта ­передачи документов и журналов учета), порядок снятия документов со ­спецучета.
Автор описывает опыт конкретной организации IT-сферы. Он любопытен, и вы ­сможете что-то позаимствовать для своей практики.



В коммерческом секторе и госструктурах тема информационной безопасности становится все актуальнее. Разрабатываются различные программы для предотвращения хакерских атак и контроля за несанкционированным доступом к конфиденциальной информации. Однако конфиденциальное бумажное делопроизводство (учет носителей конфиденциальной ­информации и их специфическое оформление) еще никто не отменял.

Данную тему будем рассматривать в порядке разделов Инструкции по конфиденциальному делопроизводству организации (далее – Инструкция):

  • общие положения, где прописываются принципиальные моменты;
  • подготовка, оформление и учет носителей конфиденциальной информации;
  • прием и регистрация входящих конфиденциальных документов;
  • регистрация внутренних конфиденциальных документов;
  • регистрация и отправка исходящих конфиденциальных документов;
  • составление номенклатуры и ведение дел, журналов;
  • формирование конфиденциальных дел;
  • уничтожение конфиденциальных документов;
  • контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства.

Эти участки работы будем рассматривать с демонстрацией образцов оформления документов, потому «разговор» получится длинным – на ­несколько номеров журнала.

Порядок работы с носителями, содержащими коммерческую тайну, отличается от работы с персональными данными, потому эти две сферы целесообразно регламентировать разными локальными нормативными актами (далее по тексту – ЛНА).

Принципиальные моменты

В разделе «Общие положения» Инструкции, помимо целей разработки и области применения этого ЛНА, необходимо указать ответственных за конфиденциальное делопроизводство. Например, это можно сделать так:

Пример 1

Фрагмент раздела «Общие положения» Инструкции

СвернутьПоказать

Ответственность за состояние конфиденциального делопроизводства в структурных подразделениях несут руководители подразделений.

Обязанности по ведению конфиденциального делопроизводства в структурных подразделениях возлагаются на лиц, назначаемых руководителями Подразделений.

Права и обязанности лиц, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства, закрепляются в их должностных инструкциях.

Сведения о работниках, назначенных ответственными за ведение конфиденциального делопроизводства, сообщаются в Службу ДОУ и в Службу безопасности.

Работники, ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства в структурном подразделении, могут включаться в состав ­Комиссии по вопросам ведения конфиденциального делопроизводства.

Вопросов по конфиденциальному делопроизводству (его еще называют закрытым) возникает много, и лучше сразу в Инструкции указать, кто будет по ним консультировать. Обычно это подразделение, ­ответственное за защиту информации, например, служба безопасности.

Проставление грифа ограничения доступа «включает» документ в более закрытую систему делопроизводства, и с ним начинают работать по особым, а не общим правилам.

В основе присвоения документу грифа конфиденциальности должны лежать: Перечень конфиденциальных сведений фирмы (возможен дополнительно разработанный Перечень документов с ограниченным доступом), требования партнеров и условия заключенных контрактов. При том на практике присваивать гриф конфиденциальности можно любому разрешенному для издания, но не включенному в «ограничительный перечень» документу, если это не противоречит действующему законодательству. Более того, некоторые организации делают Перечень открытым, путем помещения в него в самом конце следующей формулировки: «Сведения, не вошедшие в настоящий Перечень, но разглашение которых может навредить интересам Организации, также относятся к коммерческой тайне Организации». Данная формулировка имеет больше психологический характер, чем юридический, т.к. суду еще придется доказывать, что под нее подпадает, а что нет. Но на работников, которые ознакамливаются с Перечнем, она будет производить нужное впечатление.

Как установить режим коммерческой тайны в организации, описано пошагово в статье «Устанавливаем режим коммерческой тайны»
Чтобы разобраться с понятиями «конфиденциальная информация» и «коммерческая тайна», а также с другими видами тайн, читайте статью «5 видов тайн... или все-таки больше?»

Организация может применять в своей работе несколько грифов для разного уровня ограничения доступа. Но тогда для каждого из них должен быть утвержден свой перечень подпадающей под него информации / документов, а также должна быть установлена разная процедура работы (либо можно ограничиться разным составом лиц, имеющих допуск). Например, более «массовым» может быть гриф «Конфиденциально», а более закрытым – гриф «Коммерческая тайна».

Гриф ставится на всех экземплярах документа, учетных и отчетных формах, черновиках, вариантах и копиях, в которых содержится хотя бы один из конфиденциальных показателей.

Некоторые организации на ценных, но не конфиденциальных документах проставляют не гриф, а пометку в виде надписи или штампа, предполагающую особое внимание к их сохранности, например: «Копии не снимать», «Хранить в сейфе» и др.

Изменение или снятие грифа конфиденциальности с документа производится при изменении степени ценности содержащихся в нем сведений. Данная процедура должна быть четко регламентирована. После снятия грифа документ передается в службу открытого делопроизводства компании.

В общих положениях Инструкции можно также написать следующее:

Пример 2

Фрагмент раздела «Общие положения» Инструкции

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.