• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2015
  • Рубрика Современное делопроизводство

«По секрету всему свету», или
Как организовать конфиденциальное делопроизводство

Начало статьи, продолжение в № 7’ 2015 и № 8’ 2015

Мы рассматриваем ключевые моменты ведения конфиденциального делопроизводства и типичные ошибки. Отмечаем попутно, что стоит зафиксировать в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству организации.
Основной принцип, на котором базируется конфиденциальное делопроизводство – это жесточайший учет носителей информации. В первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы рассматриваем распределение ответственности за ведение закрытого делопроизводства в подразделениях, а также оформление и учет носителей конфиденциальной информации (вас ждут примеры оформления различных грифов и отметки об исполнителе, акта ­передачи документов и журналов учета), порядок снятия документов со ­спецучета.
Автор описывает опыт конкретной организации IT-сферы. Он любопытен, и вы ­сможете что-то позаимствовать для своей практики.



В коммерческом секторе и госструктурах тема информационной безопасности становится все актуальнее. Разрабатываются различные программы для предотвращения хакерских атак и контроля за несанкционированным доступом к конфиденциальной информации. Однако конфиденциальное бумажное делопроизводство (учет носителей конфиденциальной ­информации и их специфическое оформление) еще никто не отменял.

Данную тему будем рассматривать в порядке разделов Инструкции по конфиденциальному делопроизводству организации (далее – Инструкция):

  • общие положения, где прописываются принципиальные моменты;
  • подготовка, оформление и учет носителей конфиденциальной информации;
  • прием и регистрация входящих конфиденциальных документов;
  • регистрация внутренних конфиденциальных документов;
  • регистрация и отправка исходящих конфиденциальных документов;
  • составление номенклатуры и ведение дел, журналов;
  • формирование конфиденциальных дел;
  • уничтожение конфиденциальных документов;
  • контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства.

Эти участки работы будем рассматривать с демонстрацией образцов оформления документов, потому «разговор» получится длинным – на ­несколько номеров журнала.

Порядок работы с носителями, содержащими коммерческую тайну, отличается от работы с персональными данными, потому эти две сферы целесообразно регламентировать разными локальными нормативными актами (далее по тексту – ЛНА).

Принципиальные моменты

В разделе «Общие положения» Инструкции, помимо целей разработки и области применения этого ЛНА, необходимо указать ответственных за конфиденциальное делопроизводство. Например, это можно сделать так:

Пример 1

Фрагмент раздела «Общие положения» Инструкции

СвернутьПоказать

Ответственность за состояние конфиденциального делопроизводства в структурных подразделениях несут руководители подразделений.

Обязанности по ведению конфиденциального делопроизводства в структурных подразделениях возлагаются на лиц, назначаемых руководителями Подразделений.

Права и обязанности лиц, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства, закрепляются в их должностных инструкциях.

Сведения о работниках, назначенных ответственными за ведение конфиденциального делопроизводства, сообщаются в Службу ДОУ и в Службу безопасности.

Работники, ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства в структурном подразделении, могут включаться в состав ­Комиссии по вопросам ведения конфиденциального делопроизводства.

Вопросов по конфиденциальному делопроизводству (его еще называют закрытым) возникает много, и лучше сразу в Инструкции указать, кто будет по ним консультировать. Обычно это подразделение, ­ответственное за защиту информации, например, служба безопасности.

Проставление грифа ограничения доступа «включает» документ в более закрытую систему делопроизводства, и с ним начинают работать по особым, а не общим правилам.

В основе присвоения документу грифа конфиденциальности должны лежать: Перечень конфиденциальных сведений фирмы (возможен дополнительно разработанный Перечень документов с ограниченным доступом), требования партнеров и условия заключенных контрактов. При том на практике присваивать гриф конфиденциальности можно любому разрешенному для издания, но не включенному в «ограничительный перечень» документу, если это не противоречит действующему законодательству. Более того, некоторые организации делают Перечень открытым, путем помещения в него в самом конце следующей формулировки: «Сведения, не вошедшие в настоящий Перечень, но разглашение которых может навредить интересам Организации, также относятся к коммерческой тайне Организации». Данная формулировка имеет больше психологический характер, чем юридический, т.к. суду еще придется доказывать, что под нее подпадает, а что нет. Но на работников, которые ознакамливаются с Перечнем, она будет производить нужное впечатление.

Как установить режим коммерческой тайны в организации, описано пошагово в статье «Устанавливаем режим коммерческой тайны»
Чтобы разобраться с понятиями «конфиденциальная информация» и «коммерческая тайна», а также с другими видами тайн, читайте статью «5 видов тайн... или все-таки больше?»

Организация может применять в своей работе несколько грифов для разного уровня ограничения доступа. Но тогда для каждого из них должен быть утвержден свой перечень подпадающей под него информации / документов, а также должна быть установлена разная процедура работы (либо можно ограничиться разным составом лиц, имеющих допуск). Например, более «массовым» может быть гриф «Конфиденциально», а более закрытым – гриф «Коммерческая тайна».

Гриф ставится на всех экземплярах документа, учетных и отчетных формах, черновиках, вариантах и копиях, в которых содержится хотя бы один из конфиденциальных показателей.

Некоторые организации на ценных, но не конфиденциальных документах проставляют не гриф, а пометку в виде надписи или штампа, предполагающую особое внимание к их сохранности, например: «Копии не снимать», «Хранить в сейфе» и др.

Изменение или снятие грифа конфиденциальности с документа производится при изменении степени ценности содержащихся в нем сведений. Данная процедура должна быть четко регламентирована. После снятия грифа документ передается в службу открытого делопроизводства компании.

В общих положениях Инструкции можно также написать следующее:

Пример 2

Фрагмент раздела «Общие положения» Инструкции

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.