«По секрету всему свету», или
Как организовать конфиденциальное делопроизводство

В коммерческом секторе и госструктурах тема информационной безопасности становится все актуальнее. Разрабатываются различные программы для предотвращения хакерских атак и контроля за несанкционированным доступом к конфиденциальной информации. Однако конфиденциальное бумажное делопроизводство (учет носителей конфиденциальной ­информации и их специфическое оформление) еще никто не отменял.

Данную тему будем рассматривать в порядке разделов Инструкции по конфиденциальному делопроизводству организации (далее – Инструкция):

• общие положения, где прописываются принципиальные моменты;
• подготовка, оформление и учет носителей конфиденциальной информации;
• прием и регистрация входящих конфиденциальных документов;
• регистрация внутренних конфиденциальных документов;
• регистрация и отправка исходящих конфиденциальных документов;
• составление номенклатуры и ведение дел, журналов;
• формирование конфиденциальных дел;
• уничтожение конфиденциальных документов;
• контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства.

Эти участки работы будем рассматривать с демонстрацией образцов оформления документов, потому «разговор» получится длинным – на ­несколько номеров журнала.

Порядок работы с носителями, содержащими коммерческую тайну, отличается от работы с персональными данными, потому эти две сферы целесообразно регламентировать разными локальными нормативными актами (далее по тексту – ЛНА).

Принципиальные моменты

В разделе «Общие положения» Инструкции, помимо целей разработки и области применения этого ЛНА, необходимо указать ответственных за конфиденциальное делопроизводство. Например, это можно сделать так:

Работники, ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства в структурном подразделении, могут включаться в состав ­Комиссии по вопросам ведения конфиденциального делопроизводства.

Вопросов по конфиденциальному делопроизводству (его еще называют закрытым) возникает много, и лучше сразу в Инструкции указать, кто будет по ним консультировать. Обычно это подразделение, ­ответственное за защиту информации, например, служба безопасности.

Проставление грифа ограничения доступа «включает» документ в более закрытую систему делопроизводства, и с ним начинают работать по особым, а не общим правилам.

В основе присвоения документу грифа конфиденциальности должны лежать: Перечень конфиденциальных сведений фирмы (возможен дополнительно разработанный Перечень документов с ограниченным доступом), требования партнеров и условия заключенных контрактов. При том на практике присваивать гриф конфиденциальности можно любому разрешенному для издания, но не включенному в «ограничительный перечень» документу, если это не противоречит действующему законодательству. Более того, некоторые организации делают Перечень открытым, путем помещения в него в самом конце следующей формулировки: «Сведения, не вошедшие в настоящий Перечень, но разглашение которых может навредить интересам Организации, также относятся к коммерческой тайне Организации». Данная формулировка имеет больше психологический характер, чем юридический, т.к. суду еще придется доказывать, что под нее подпадает, а что нет. Но на работников, которые ознакамливаются с Перечнем, она будет производить нужное впечатление.

Как установить режим коммерческой тайны в организации, описано пошагово в статье «Устанавливаем режим коммерческой тайны»

Чтобы разобраться с понятиями «конфиденциальная информация» и «коммерческая тайна», а также с другими видами тайн, читайте статью «5 видов тайн... или все-таки больше?»

Организация может применять в своей работе несколько грифов для разного уровня ограничения доступа. Но тогда для каждого из них должен быть утвержден свой перечень подпадающей под него информации / документов, а также должна быть установлена разная процедура работы (либо можно ограничиться разным составом лиц, имеющих допуск). Например, более «массовым» может быть гриф «Конфиденциально», а более закрытым – гриф «Коммерческая тайна».

Гриф ставится на всех экземплярах документа, учетных и отчетных формах, черновиках, вариантах и копиях, в которых содержится хотя бы один из конфиденциальных показателей.

Некоторые организации на ценных, но не конфиденциальных документах проставляют не гриф, а пометку в виде надписи или штампа, предполагающую особое внимание к их сохранности, например: «Копии не снимать», «Хранить в сейфе» и др.

Изменение или снятие грифа конфиденциальности с документа производится при изменении степени ценности содержащихся в нем сведений. Данная процедура должна быть четко регламентирована. После снятия грифа документ передается в службу открытого делопроизводства компании.

В общих положениях Инструкции можно также написать следующее: