• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2015
  • Рубрика Информационные технологии

У информационных систем, как у семи нянек дитя без глазу остаться может

  • 0 комментариев
  • 33 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Перечислены примеры ошибок, которые часто допускаются на практике, когда в организации одновременно используется несколько информационных систем ­(например, СЭД, электронная почта, CRM-система для договорной работы и т.д.). Это касается проблем со справочниками, неконтролируемого размножения электронных документов, разбиения единого бизнес-процесса по избыточному числу информационных систем и т.д. Прочитав статью, вы поймете, на что обращать внимание службе ­делопроизводства.


Сложно представить работу современного офиса без использования информационных систем (ИС). Практически все трудоемкие процессы, требующие обязательного документирования, в настоящее время переведены на электронные рельсы.

В первую очередь автоматизируют строго регламентированные процессы. Начинают с бухгалтерского учета, часто попутно захватывая материально-техническое снабжение и складской учет. Здесь же рядом стоит договорная работа со своими клиентами, контрагентами в CRM-системе. Часто автоматизируют и работу с кадрами. Повысить эффективность документационного обеспечения управления обычно помогает система электронного документооборота (СЭД). Но с входящими, исходящими, а порой и с внутренними документами даже при наличии СЭД приходится работать еще и в почтовой программе, например, MS Outlook. Пока мы перечислили основные ИС, но не следует забывать еще и об автоматизированных банковских системах, и внутренних интернет-порталах (управляют корпоративной информацией), созданных на внутренних серверах, не структурированных хранилищах ­данных, и об электронных библиотеках.

И если не продумать принципиальные вопросы, то с появлением каждой новой «системы» или «хранилища» вы будете чувствовать, что зоопарк становится все менее управляемым. А попытка остаться только в зоне действия СЭД и закрыть глаза на все остальные ИС приведет к накоплению проблем, которые потом все равно вторгнутся в жизнь службы делопроизводства.

О чем молчат справочники

Читайте статью «Формы документов в СЭД на базе классификаторов и справочников»

Чтобы заработала любая система электронного документооборота, необходимо собрать, классифицировать и обработать данные. Из собранных данных часто формируют справочники. Разработчики СЭД подробно продумывают наполнение каждого из них, рассматривают все возможные взаимосвязи, убирают дубли и встраивают логические ­ключики.

Несмотря на то, что разновидностей СЭД становится все больше, огромного разнообразия в справочниках не наблюдается, так как чаще всего используются одни и те же метаданные.

Мы всегда хотим знать: кто, что и когда сделал или должен сделать. Поэтому одним из основных в СЭД является справочник «Сотрудники», включающий в себя следующие метаданные: наименования структурных подразделений, должностей, фамилии, имена и отчества работников и т.д. Казалось бы, все просто – берем за основу штатное расписание и вносим его в СЭД. Но как? А если эта информация нужна в нескольких информационных системах? Штаты – живая структура, они меняются постоянно. И как их актуализировать во всех ИС? Для поддержания достоверности этого справочника, в идеале, во всех ИС он должен ­обновляться в ­режиме реального времени.

А что мы видим на практике? Интеграция справочников из одной системы в другую часто невозможна, а если возможна, то требует дополнительных доработок и, как следствие, дополнительных финансовых вложений. Хорошо, если ИС умеют «выгружать» и «считывать» файлы хотя бы Excel формата. Если нет, то приходится вносить данные вручную, что в первую очередь приводит к опечаткам.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.