Top.Mail.Ru

Типичные ошибки при расчете отпускных

Несмотря на то, что порядок исчисления средней заработной платы для расчета отпускных описан в утвержденном Правительством РФ Положении, бухгалтеры регулярно сталкиваются с трудностями. Выделим наиболее типичные ошибки, ­которые допускают организации, и дадим рекомендации по их устранению.

Наступила пора отпусков, у бухгалтеров работы прибавилось. Ведь важно не просто рассчитать отпускные в срок и выплатить их работникам, но и сделать это без ошибок. Рассмотрим, где организации допускают ошибки чаще всего, и как их избежать.

1. Неверно определен состав выплат

Согласно п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение), для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, ­независимо от ­источников этих выплат.

Соответственно, чтобы не допустить ошибку, выплаты, в том числе премии, которые включаются в расчет среднего заработка, должны быть:

  1. предусмотрены системой оплаты труда, то есть зафиксированы в трудовом договоре, коллективном договоре или локальных ­нормативных актах организации;
  2. выплачены за труд – за работу, которую выполняет работник в соответствии со своими трудовыми обязанностями.

Вместе с тем, согласно п. 3 Положения, для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не ­относящиеся к оплате труда:

  • материальная помощь,
  • оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и пр.

Пример 1

ООО «Вектор» предусмотрело в Положении об оплате труда компенсацию стоимости питания и проезда работников. На этом основании компания включала данные выплаты в расчет среднего заработка при исчислении отпускных. Правомерно ли это?

Такие действия налогоплательщика нельзя считать правомерными, так как указанные суммы не являются оплатой труда, это не зарплата. Они имеют компенсационный характер. Соответственно, включение их в расчет ­противоречит нормам п. 3 ­Положения.

Обратите внимание: на практике возможна и обратная ситуация, когда выплата является частью заработной платы, но не предусмотрена системой оплаты труда, т.е. не прописана в локально-нормативном акте. Ее включение будет противоречить ­нормам п. 2 ­Положения.

2. Премии неверно включаются в расчет среднего заработка

Порядок включения премий в расчет среднего заработка указан в п. 15 Положения.

Проанализировав нормы данного пункта, можно сделать вывод, что в расчет среднего заработка при исчислении отпускных, когда расчетный период равен 12 месяцам, включаются фактически начисленные в ­расчетном периоде премии:

  1. не более 12 ежемесячных премий за один и тот же показатель;
  2. не более 4 квартальных премий за один и тот же показатель;
  3. не более 2 полугодовых премий за один и тот же показатель.

Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы, начисленные за предшествующий событию календарный год, включаются в расчет среднего заработка независимо от времени ­начисления вознаграждения.

Таким образом, годовые премии и вознаграждения следует учитывать независимо от момента их начисления. Самое главное условие, которое должно соблюдаться: в расчет среднего заработка следует включать ­премию за год, предшествующий расчетному периоду.

Обратите внимание: согласно п. 15 Положения, в случае если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 Положения, премии и иные вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде, за исключением премий, начисленных за фактически отработанное ­время в расчетном периоде (ежемесячные, ежеквартальные и др.).

Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и иные вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, они учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм в порядке, установленном п. 15 Положения.

Также при расчете отпускных порой возникают ошибки при включении разовых премий. Рассмотрим, при каких условиях их можно предусмотреть в расчете отпускных. Для этого обратимся к письму Минтруда России от 10.07.2003 № 1139-21. Там указано, что поскольку при исчислении среднего заработка учитываются все установленные системой оплаты труда виды выплат (ст. 139 ТК РФ), то в расчет среднего заработка будут включаться те премии (в том числе разовые премии), которые отражены в положениях об оплате труда (премировании) работников организаций, при условии начисления их в расчетном периоде. Например, разовая ­премия менеджеру по продажам за качественное обслуживание клиентов.

Соответственно, в расчет среднего заработка можно включать разовые премии, но они должны быть, во-первых, предусмотрены ­системой оплаты труда и, во-вторых, начислены в расчетном периоде (см. ­также письмо Минздравсоцразвития РФ от 13.10.2011 № 22-21377012-772).

3. Неверно определен расчетный период

Согласно п. 4 Положения, расчет среднего заработка сотрудника независимо от режима его работы производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за ним сохраняется средняя заработная плата.

При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е ­(31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28-е ­(29-е) число включительно).

То есть, расчетный период – это 12 предшествующих отпуску месяцев. Например, работник уходит в отпуск в июле 2015 года, соответственно, расчетным будет период с 01 июля 2014 года по 30 июня 2015 года.

Не следует забывать, что согласно ст. 139 ТК РФ в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает ­положения работников.

Поэтому первое, что необходимо сделать – это установить расчетный период локальным нормативным актом организации.

Во-вторых, если организация устанавливает иной расчетный период, то, во избежание ошибки, расчет среднего заработка работодателю придется производить два раза: исходя из 12 предшествующих месяцев и исходя из ­иного периода, установленного внутренними документами ­организации.

Напомним, положение работника ухудшать запрещено. Соответственно, если при расчете среднего заработка исходя из иного периода он окажется меньше, чем средний заработок, рассчитанный исходя из 12 ­предшествующих месяцев, то выплатить придется последний.

Также не следует забывать о п. 5 Положения. Здесь говорится, что при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается ­время, а также начисленные за это время суммы, если:

  • а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством;
  • б) он получал пособие по временной нетрудоспособности или ­пособие по беременности и родам;
  • в) он не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
  • г) он не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
  • д) ему предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • е) сотрудник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в ­соответствии с законодательством РФ.

Во избежание ошибки каждый подпункт следует прочесть внимательно. Рассмотрим ситуацию, когда из-за неверного прочтения указанной ­нормы бухгалтер допустил ошибку.

Пример 2

В ООО «Вектор» работает инженер Ножкин А.В., который уходит в ежегодный основной оплачиваемый отпуск в июле 2015 года. В табеле учета рабочего времени 20 июня стоит код «НН», то есть неявка по неизвестной причине, которая на момент расчета отпускных не была выяснена. Бухгалтер из расчета данный день ­исключил. Правомерно ли это?

Нет, это не правомерно, так как противоречит п. 5 Положения. Данный случай здесь не поименован.

Но есть ситуации, когда в расчетном периоде сотрудник не работал ­вообще.

Согласно п. 6 Положения, в случае если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период или за период, превышающий расчетный период, либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода в соответствии с п. 5 Положения, то средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за ­предшествующий период, равный расчетному.

Чтобы избежать ошибки, рассмотрим, как применить данную норму на конкретном примере.

Пример 3

Менеджер по продажам Ручкина П.Л. уходит в отпуск в августе 2015 года. Соответственно, расчетный период – с 01 августа 2014 г. по 31 июля 2015 г. Но в это время указанная работница находилась в отпуске по уходу за ребенком. Так как Ручкина работала до ухода в отпуск с 01 августа 2013 г. по 31 июля 2014 г. и ­получала ­зарплату, то расчет отпускных можно ­произвести исходя из этого ­периода.

Согласно п. 7 Положения в ситуации, когда работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период и до начала расчетного периода, средний заработок определяется исходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные им дни в месяце ­наступления ­случая, с которым связано сохранение среднего заработка.

Так же рассмотрим данный вопрос на конкретном примере.

Пример 4

Прораб Клюшкин В.Г. уходит в отпуск 13 июля 2015 г. Соответственно, расчетный период – с 01 июля 2014 г. по 30 июня 2015 г. Но названный сотрудник в это время не работал в данной организации. Он был принят на работу только 3 марта 2015 г. В таком случае при определении расчетного периода следует применять нормы п. 7 ­Положения, то есть расчетным будет период с 03 марта 2015 г. по 12 июля 2015 г.

Обратимся к п. 8 Положения. В случае если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период до начала расчетного периода и до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, средний заработок определяется исходя из установленной ему тарифной ставки, оклада (должностного оклада).

Пример 5

Секретарь Булкина Г.А. принята на работу 10 июня 2015 г. В этот же день она заболела и проболела до 28 июня 2015 г. 29 июня Булкина вышла на работу и в этот же день уволилась. При увольнении указанной работнице следует выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск, так как на период действия трудового договора попадает более половины месяца.

Так как ни одного дня Булкина не отработала, рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск ей придется исходя из оклада.

Если ошибка привела к уменьшению размера отпускных, то их следует пересчитать и в обязательном порядке доплатить работнику.

Но вот если организация переплатила работнику, то удержать излишне выплаченную сумму не так легко. Здесь возможны два варианта ­решения проблемы:

  1. Обратиться к работнику с просьбой, чтобы он написал заявление об удержании данной суммы. Если сотрудник согласится, то удержать излишне выплаченную сумму можно в полном объеме.
  2. Если же работник откажется, то вернуть излишне выплаченные ­отпускные можно будет только через суд, да и то лишь в том случае, если суд придет к выводу, что переплата произошла из-за ­неправомерных действий работника (см. ст. 137 ТК РФ).

Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Жилой дом с нежилыми помещениями: услуги застройщика и НДС

На практике сложилась схема (корректность которой не является темой данной статьи), что доходом застройщика при передаче объекта долевого строительства дольщику признается стоимость его услуг, которые освобождаются от НДС (за исключением ситуации, когда передаются объекты производственного назначения). Чиновники и суд по-разному смотрят на вопрос о том, являются ли нежилые помещения в жилом доме производственными.

Соглашение об увольнении: налоги и взносы, быть или не быть

Размер пособия, выплачиваемого при увольнении по соглашению сторон, законодательно не утвержден. ТК РФ предоставляет возможность работодателю самостоятельно определить порядок его выплаты. Однако, когда вопрос жестко не регламентирован, появляется риск неблагоприятной трактовки таких выплат со стороны проверяющих (в частности, налоговых органов). Поэтому у многих работодателей возникают разнообразные вопросы: в каком размере такое выходное пособие облагается НДФЛ, как оно включается в базу по страховым взносам, учитывается ли оно при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль.

Вопросы по применению ОКВЭД2 и ОКПД2

Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД2) и Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности (ОКПД2) введены в действие с 1 февраля 2014 г. Изначально переходный период предполагалось установить на год, но впоследствии срок неоднократно сдвигался, и окончательное завершение переходного периода растянулось до 1 января 2017 г. За это время в оба классификатора было внесено множество изменений, касающихся классификационных группировок. Изучим разъяснения чиновников по их применению.

Переплата по налогу: как вернуть?

Причины, в результате которых организация переплатила налог, могут быть разными. Как правило, переплата образуется вследствие ошибки в расчете налога, которую бухгалтер обнаружил уже после подачи декларации. В этом случае, чтобы зафиксировать факт переплаты, требуется подать уточненную декларацию, которая, обратите внимание, сначала подвергнется камеральной проверке. Причем проверка будет проведена самым тщательнейшим образом, ведь в уточненке будет указана сумма налога, меньшая по сравнению с суммой, которая была указана в первичной декларации. Расскажем, на что обратить внимание в подобных ситуациях.

Справка о зарплате для центра занятости

Бывший сотрудник может обратиться в бухгалтерию с просьбой составить ему справку о средней заработной плате для представления в службу занятости. Какую форму справки следует использовать? Какие выплаты работнику и за какой период следует учитывать в данном случае? Автор на практическом примере рассматривает тонкости расчета среднего заработка, на основе которого центры занятости определяют размер пособия по безработице, а также стипендий, выплачиваемых уволенным из организаций лицам в период профессиональной ­подготовки, ­переподготовки и повышения квалификации.

Компенсация коммунальных расходов: позиция Минфина

На практике у компаний, заключивших договор аренды, постоянно возникает вопрос о порядке выплаты, а также налогового и бухгалтерского учета коммунальных платежей. Причем вопрос стоит остро как у арендодателя, так и у арендатора в налоговом и бухгалтерском учете. А если учесть, что Министерство финансов никогда не относилось к данной проблеме однозначно, то запутаться можно довольно легко. Автор анализирует рекомендации Минфина, отмечая спорные моменты в позиции финансистов. Рассмотрен вопрос по включению в состав расходов, учитываемых в целях исчисления прибыли, затрат по оплате коммунальных платежей. Более того, автор не только раскрывает способы, которые используют на практике бухгалтеры при решении этой проблемы, но и дает свои рекомендации для минимизации потерь.

Служебное жилье: налоговые проблемы и их решение

Тема служебного жилья в настоящее время приобретает определенную актуальность, так как крупные государственные и коммерческие структуры перемещают работников определенных должностных категорий в регионах. Однако этот вопрос требует проработки в части налогообложения налогом на прибыль и НДФЛ.

Варианты передачи имущества, находящегося в собственности фирмы, другому лицу

Организация может передать имущество другой организации несколькими способами. В некоторых случаях это вынужденная мера (как, например, в случае реорганизации), в других – добровольная (договор купли-продажи или внесение имущества в уставный капитал). Подробно проанализированы перечисленные способы. В случае с реорганизацией рассказано, как оценить передаваемое имущество для целей бухгалтерского учета, каков порядок налогообложения и бухгалтерского учета у реорганизуемой организации и правопреемника. Описан порядок учета у учредителя (передающей стороны) и вновь созданной организации (принимающей стороны) в случае внесения взноса в уставный капитал. И, наконец, рассмотрен порядок передачи имущества по договору купли-продажи с налоговым и бухгалтерским учетом у продавца и покупателя. Кроме того, в двух последних случаях приводится не только порядок учета передачи здания, но и участка земли, на котором оно находится.