• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июль 2015
  • Рубрика Современное делопроизводство

«По секрету всему свету», или
Как организовать конфиденциальное делопроизводство

  • 0 комментариев
  • 85 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Продолжение статьи, начало в № 6’ 2015, окончание в № 8’ 2015

Мы рассматриваем ключевые моменты ведения конфиденциального делопроизводства. Автор описывает опыт конкретной компании IT-сферы. Он любопытен, и вы ­сможете что-то позаимствовать для своей практики.
В первой части статьи в прошлом номере журнала мы рассмотрели распределение ответственности за ведение закрытого делопроизводства в подразделениях, а также оформление и учет носителей конфиденциальной информации (с примерами оформления различных грифов и отметок об исполнителе, акта ­передачи документов и журналов учета), порядок снятия документов со ­спецучета. С регистрацией и учетом носителей для входящих и внутренних документов мы разбирались в прошлый раз. А сейчас перейдем к исходящим документам и рассмотрим правила приема, отправки конфиденциальных документов.



Прием конфиденциальных документов

Прежде всего, в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству организации1 необходимо четко прописать, что пакеты с грифами «Коммерческая тайна» и «Конфиденциально» принимаются только специалистом конфиденциального делопроизводства2. Например, это может быть специально выделенный человек в подразделении, принимающем корреспонденцию (например в экспедиции), либо специалист подразделения по защите ­информации. Организация этого процесса остается на усмотрение ­компании.

Конфиденциальные материалы передаются в непрозрачных, запечатанных пакетах / конвертах (даже если передается маленькая флешка!) по Реестру передачи конфиденциальных конвертов / пакетов (показан в Примере 18). Специалист по КД проверяет правильность адресования пакета, целостность упаковки, оттисков печати, сверяет номера на пакете с указанными в реестре и расписывается (с указанием количества принятых пакетов, даты и времени получения), может быть предусмотрено ­заверение подписи печатью «Для конфиденциального делопроизводства».

Использование подобных реестров для курсирования пакетов с носителями конфиденциальной информации между удаленными подразделениями компании – ее «личное дело». Если же вы хотите распространить эту практику на сторонние организации, то нужно, чтобы использование данной формы было оговорено в подписанных с ними документах (например, в разделе о конфиденциальности в основном договоре либо в самостоятельном соглашении на эту тему).

Пример 18

Реестр передачи конфиденциальных конвертов / пакетов

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.