Top.Mail.Ru
Юридический аспект «отмены» печати, точнее права отказаться от ее использования для широкого круга организаций, мы рассмотрели в майском номере журнала. А сейчас знакомим с аргументами документоведа, который тоже призывает читателей одуматься и «сохранить» печать для своей организации и грядущих поколений, – автор рассматривает главные аспекты ее применения.

Сложившаяся ситуация

Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» сделал наличие печати для акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью добровольным. Закон вступил в силу с 07.04.2015. В качестве целей принятия закона были заявлены:

  • отказ от печати в пользу современных средств идентификации (которые, впрочем, также применяются организациями на добровольной основе);
  • сокращение издержек предпринимателей на изготовление круглых печатей, на которых изображается полное наименование юридического лица (на русском языке) и место его нахождения.

Но необходимость изготовления печати уже давно не является «крючком», который препятствует вхождению в бизнес и тормозит его развитие.

Микробизнес, т.е. индивидуальные предприниматели, которые должны составлять основу частного бизнеса в любой стране, вполне развивают его и без печати. Для своей идентификации они используют ОГРНИП­ и в случае необходимости представляют свидетельство о внесении в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей, в котором указан 15-значный регистрационный номер. В структуре регистрационного номера кроме вида деятельности закреплена обязательная идентификационная информация – место нахождения индивидуального предпринимателя (например, в номере 305770002378910 цифра 77 означает г. Москву). Индивидуальный предприниматель имеет право открыть банковский счет без печати, а если он вносит запись в трудовую книжку работника, то идентифицирует себя по названию и регистрационному номеру, зафиксированному в ЕГРИП и свидетельстве, выданном ­налоговой службой, например: «ИП Кузнецов Т.В., ОГРНИП 305770002378910».

В крупных корпорациях, акционерных обществах, наоборот, правильность оформления документов и наличие всех реквизитов, обеспечивающих юридическую силу и правовую / доказательную функцию документов, находится в зоне ответственности топ-менеджмента организации и всех стейкхолдеров (заинтересованных в деятельности организации лиц), включая даже миноритарных акционеров. Именно такой подход закрепляется в стандартах ИСО по управлению документами (семейство стандартов серии ИСО 30300), отражающих реальную рыночную ­практику корпоративного управления.

Сложившуюся ситуацию наилучшим образом отражает пояснительная записка к проекту закона № 82-ФЗ, который был внесен Правительством РФ на основании распоряжения от 25.10.2014 № 2119-р и рассматривался ответственным комитетом Государственной думы Совета Федерации – Комитетом по вопросам собственности: «...при отмене обязанности право использовать круглую печать сохраняется, и у хозяйственных обществ остается возможность изготовить любое ­количество печатей и ­штампов любых форм, расцветок и степеней защиты».

В связи с требованиями закона № 82-ФЗ сведения о наличии печати необходимо включать в устав хозяйственного общества, и если эти сведения в уставе организации уже есть, то экспертное юридическое сообщество и специалисты в области управления документами не рекомендуют отказываться от печати. Тем более что иными федеральными законами в настоящее время определены и могут быть определены в дальнейшем случаи обязательного использования печати организации.

И, наконец, дело не в форме печати (круглая), а в идентификационных реквизитах ее оттиска и в ее значении. Печати классифицируются не по форме (основные из которых – круглая и треугольная), а по цели применения, в зависимости от которой на «штемпельной» части действительно располагаются те или иные реквизиты организации, рисунки (герб или логотип) и символы (звездочки, точки). В нашем ­журнале мы неоднократно упоминали классификацию печатей:

  • печать организации («главная» для коммерческих структур или «гербовая» для государственных органов и органов местного самоуправления);
  • печати специального назначения, которые дополнительно классифицируются как:
    • печати структурных подразделений («Отдел кадров» и т.п.) и
    • печати для удостоверения документов конкретных разновидностей («Для договоров», «Для платежных документов», «Для договоров страхования» и т.д.). Печати для удостоверения конкретных видов документов могут иметь свой индивидуальный номер («Для договоров № 5»), обеспечивающий дополнительную идентификацию ­удостоверенного печатью документа.

Немного истории

Исследователями русских текстовых документов установлено, что главным способом их удостоверения, дошедшим до нашего времени со времен средневековой Руси (XIV–XVII вв.), является скрепление их печатью 1. Печати как бы «замещали»...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Можно ли ламинировать документы?

Прямого запрета ламинировать документ (запаивать в пленку) в законодательстве нет. Но вы рискуете при этом лишить его юридической силы! Во-первых, рассматриваем судебную практику, которая показывает, в чем проявляется ущербность заламинированного документа и когда она возникает. Во-вторых, нотариусы обычно отказываются удостоверять копии с заламинированных документов. Отдельно рассматриваем ситуацию с дипломами об образовании, подсказывая, как можно сгладить последствия допущенной оплошности в случае их ламинирования.

Составление и оформление справок

Разбираем правила составления информационной справки и справки по личному составу. Какие реквизиты обязательны, а какие факультативны для внутренней и внешней справки. Варианты их оформления показаны на примерах целых документов и отдельных реквизитов. Как указывать получателя справки, когда он точно известен и когда не известен. Когда нужен оттиск печати. Кому подписывать. Сколько действует справка. Приведены примеры справок о состоянии исполнения приказов и распоряжений за месяц, об объеме документооборота за год, о работе по совместительству, о занятости и среднемесячном доходе с отпуском – по типовому формуляру, а также справки о среднемесячном заработке по утвержденной Минтрудом РФ форме.

Оформление в протоколе совмещенных и дистанционных заседаний

Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось. Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.

Составляем график отпусков на следующий год

По какой форме составлять график отпусков, как нумеровать, надо ли прошивать. Кому подписывать. До какой даты его надо успеть утвердить. Сколько потом хранить. Какие организации его могут не оформлять. Чьи пожелания о времени отпуска работодатель обязан удовлетворить. Какие виды отпусков включать в график. Что делать с отпусками за 1-й год работы (всей организации или отдельных новых сотрудников). Как оформить ознакомление работников, в т.ч. дистанционных, с утвержденным графиком. Штрафы за нарушения, связанные с оформлением и исполнением графика отпусков. Мы приводим не только примеры оформления и нормы ТК РФ, но еще обращаем ваше внимание на риски там, где практика «разношерстная», приводим разъяснения различных ведомств, на которые можно будет опереться.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?