• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» август 2015
  • Рубрика Современное делопроизводство

«По секрету всему свету», или
Как организовать конфиденциальное делопроизводство

Окончание статьи, начало в № 6’ 2015 и № 7’ 2015

Продолжаем рассматривать ключевые моменты организации и технологии конфиденциального делопроизводства. Изложение мы ведем в порядке разделов Инструкции по конфиденциальному делопроизводству, которая должна быть разработана в организации. В этом номере рассматриваем следующие темы (и показываем для них образцы заполнения документов): составление номенклатуры дел, формирование дел, выдача документов на руки, уничтожение конфиденциальных документов, контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства.


Составление номенклатуры конфиденциальных дел

Одним из важных положений Инструкции по ведению конфиденциального делопроизводства (далее – Инструкция) является раздел о составлении номенклатуры дел с конфиденциальными документами. Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается как самостоятельный документ в тех организациях, где конфиденциальное делопроизводство выделено в отдельный участок и организуется как специальное делопроизводство. В небольших организациях дела с конфиденциальными документами допускается включать в общую (сводную) номенклатуру дел при условии оформления всех необходимых ограничительных грифов и отметок.

Однако на практике для удобства ведения конфиденциального делопроизводства (далее – КД) конфиденциальные документы включают в отдельные номенклатуры дел по видам тайны и с учетом грифов ограничения доступа. На все заводимые дела, журналы учета / регистрации конфиденциальных документов ответственным за КД подразделения в конце текущего года составляется номенклатура конфиденциальных дел, которая, как и обычная номенклатура дел, должна вступить в силу с 1 января следующего календарного года.

В данном разделе Инструкции необходимо указать, кто подписывает и утверждает номенклатуру конфиденциальных дел структурного подразделения, порядок ее согласования / визирования, образец / форма, порядок заполнения граф и т.п. Обычно ее подписывает руководитель этого подразделения, а проект разрабатывает ответственный за ведение КД в подразделении (оформляется виза ответственного за КД, как виза исполнителя). На номенклатуру дел наносится гриф ограничения доступа ­(рекомендуется делать это по виду тайн, которые содержатся в ­документах):

Пример 23

Гриф ограничения доступа на номенклатуре конфиденциальных дел

СвернутьПоказать
Гриф ограничения доступа на номенклатуре конфиденциальных дел
Пример 24

Гриф ограничения доступа на номенклатуре конфиденциальных дел

СвернутьПоказать
Гриф ограничения доступа на номенклатуре конфиденциальных дел

Общеобязательная форма номенклатуры конфиденциальных дел отсутствует, поэтому мы приведем вариант оформления номенклатуры дел структурного подразделения из практики нашей компании (см. Пример 25).

Пример 25

Номенклатура конфиденциальных дел структурного подразделения

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.