• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» август 2015
  • Рубрика Архивное дело

Проблемы архивного дела:
от общего к частному

Единая система архивного дела в России сломана, и сегодня мы отброшены к дореволюционным временам, когда для архивного дела были характерны децентрализация, ведомственная и региональная раздробленность. В статье мы ищем ответы на вопросы «Как это получилось?» и «Что теперь делать?»


Развитие любой системы управления как в государственном, так и в коммерческом секторе неразрывно связано с организацией эффективного управления документами и информацией на всех этапах их жизненного цикла. Именно поэтому вопросы совершенствования архивного дела в новых условиях, создания современных систем для управления архивными документами и их использования должны были стать составной частью программ реформирования государственного управления – но, увы, не стали.

Чтобы понять, в какой ситуации сейчас находится отрасль, полезно вспомнить, с каким багажом она входила в эпоху реформ в конце ­прошлого века.

Что было раньше

Как и вся страна, архивная отрасль в конце 1980 – начале 1990-х годов целиком и полностью ориентировалась на работу с традиционными аналоговыми, в первую очередь бумажными документами. Именно они пополняли фонды государственных архивов, и к тому же весь внутриархивный учет велся на бумаге. Помимо бумажных документов, архивы принимали на хранение фото-, видео- и аудиодокументы на различных носителях.

Поскольку изменений тогда было немного и проходили они неспешно, в течение десятилетий, то отрасль использовала стабильные, хорошо отлаженные технологии в рамках столь же стабильной нормативной базы. Государственная собственность на все ключевые активы, централизованное управление и плановая экономика способствовали единообразию в государственном управлении и экономической деятельности, и, как следствие, единым подходам к работе с документами. При этом архивной отрасли постоянно уделялось внимание и обеспечивалось ее устойчивое финансирование. Сотрудники документационных служб и архивов занимали свое место в иерархии организации, и их принадлежность к числу ключевых сотрудников, а также важность их работы ни у кого сомнения не вызывали.

В масштабе всей страны функционировала единая система организации архивного дела, хорошо согласованная с используемой в источниках комплектования архивов системой делопроизводства.

Для справки
СвернутьПоказать

Отлаженная централизованная система управления в архивной отрасли во многом сложилась в период ее подчинения органам внутренних дел, под чье попечение она была передана в 1938 году. Тогда Центральное архивное управление было ­преобразовано в Главное архивное управление (ГАУ) НКВД СССР.

Подведомственность и правовое положение Главного архивного управления изменились только в 1960 году, когда оно было передано в непосредственное подчинение Совету Министров СССР и получило название Главного архивного ­управления при Совете Министров СССР (ГАУ СССР, позднее – Главархив СССР).

В стране существовала мощная система подготовки кадров, выпускающая специалистов как с высшим, так и со средним профессиональным образованием, а также обеспечивавшая регулярное повышение ­квалификации ­сотрудников.

Созданный в 1966 году Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) в те времена работал очень активно и был авторитетным центром компетенций по вопросам делопроизводства и архивного дела. Его рекомендации внедрялись повсеместно с опорой на мощь партийно-государственного аппарата.

Важно отметить, что в тот период вся система делопроизводства и архивного дела страны соответствовала потребностям деловой деятельности государственных органов и позволяла эффективно выполнять возложенные на нее функции. Зарождающиеся коммерческие организации обычно копировали ее при создании собственных служб управления ­документами и архивов.

Что стало

В настоящее время практически все организации нашей страны (государственные и негосударственные) работают в условиях смешанного документооборота, используя как традиционные, так и электронные ­документы и документационные системы.

Сложилась многоукладность делопроизводства: когда различные организации (а нередко и различные их подразделения) используют для управления документами весь спектр технологий, начиная от традиционных бумажных и заканчивая сильно автоматизированными безбумажными рабочими процессами. Сейчас стало сложно найти даже две организации, в которых работа с документами велась бы одинаково. При этом используемые технологии непрерывно обновляются с периодичностью примерно в 5-7 лет.

Важно понимать, что ИТ-революция, по сути дела, еще только начинается и основные потрясения ждут нас впереди. Роль традиционных документов в последние годы начинает снижаться, зато резко возрастает значение разного рода общегосударственных, региональных и отраслевых баз данных, реестров и регистров, становящихся основными хранилищами правоустанавливающих документов и информации. Коллективное использование государственными органами таких электронных ресурсов все чаще заменяет привычную межведомственную переписку.

К сожалению, архивная отрасль пока что не готова работать даже с существующими бумагоподобными электронными документами, что уж говорить о базах данных. И это отбрасывает ее на обочину бурно идущих в стране перемен.

Проведение реформ управления и активное внедрение информационных технологий, расширение сферы применения электронных документов в деловой деятельности привели к тому, что совершенствование нормативной базы идет практически непрерывно, однако, к сожалению, вопросы архивного дела являются исключением. Кое-какие изменения, конечно, имеют место, но они идут столь медленными темпами, что правовая и методическая база архивного дела с каждым годом все сильнее отстает от всего остального российского «правового поля».

Как и следовало ожидать, в отсутствие единых для страны современных нормативных требований к делопроизводству и архивному делу ключевые ведомства начали сами регламентировать соответствующие вопросы в своей отрасли. Аналогичные процессы происходят и в субъектах федерации, где предпринимаются попытки компенсировать недостатки федерального архивного законодательства посредством ­разработки ­собственных региональных нормативных актов.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.