• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» август 2015
  • Рубрика Делопроизводство в кадровой службе

Взаимодействие отдела кадров с архивом организации

  • 0 комментариев
  • 43 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Отдел кадров часто неохотно сотрудничает с архивом организации. Ведь документы по личному составу требуют особого обращения. Давайте посмотрим, какие формы взаимодействия между двумя структурными подразделениями организации возможны и как рекомендуется делегировать полномочия и возложить ответственность за сохранность документов по личному составу на практике.


Обычно, если в организации есть собственный архив1, работники практически всех отделов рады избавиться от бумажного содержимого своих тумбочек и шкафов, передав его на хранение. Исключение составляет отдел кадров, который, напротив, зачастую полностью игнорирует архив организации и не предоставляет ему никакой информации, включая состав своих дел. Обсудим, действительно ли стоит настолько не доверять своим коллегам, или все-таки с архивом можно сотрудничать в плане хранения даже таких серьезных документов, как дела по личному составу.

Еще раз об обязанностях и ответственности

Обязанность организаций хранить документы по личному составу установлена ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле). Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 № 358-р «Об улучшении сохранности документов по личному составу» рекомендует как государственным, так и негосударственным организациям «включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу». Ответственность за некорректное хранение документов определена ст. 13.25 КоАП РФ и предполагает штраф для юридических лиц в размере до 300 000 рублей.

Очевидно, что требования к обработке и хранению кадровых документов гораздо более строгие, чем относящиеся к системе организационно-распорядительной документации, и регулируются федеральным законодательством, а не внутренними нормативными актами. Архив документов по личному составу с гораздо большей долей вероятности может быть подвергнут проверке. Начальник отдела кадров несет личную ответственность не только за правильное ведение кадровых документов, но и за обеспечение их сохранности. В связи с этим трудно укорять его за некоторое недоверие к архиву и стремление держать хранение ­документов по личному составу под собственным контролем.

Три формы взаимодействия отдела кадров и архива организации

Как правило, в организации может состояться одна из трех форм взаимодействия отдела кадров и архива.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.