• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2015
  • Рубрика Современное делопроизводство

Опросный лист для исследования документального фонда организации

  • 0 комментариев
  • 76 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Целью исследования документального фонда организации является перечень документов, образующихся в результате деятельности структурных подразделений, с указанием сроков их хранения. Если до сих пор в компании не было номенклатуры дел, то это исследование – начальный этап ее составления. Эти же сведения помогут определиться с размером помещения архива организации и оборудованием для хранения дел. Мы расскажем о том, как организовать и в какой форме собрать сведения от подразделений, как их потом обработать.


Организаторы и помощники

Исследование документального фонда организации – задача масштабная. Предстоит описать абсолютно все документы, которые поступают и создаются в каждом отделе. Может ли делопроизводитель даже в небольшой фирме сделать эту работу самостоятельно? Может, но это займет в разы больше времени, а качество результата пострадает. Только сотрудник структурного подразделения, а лучше всего руководитель или его заместитель, которые видят все происходящие в отделе процессы и знают, кто из работников чем занимается, могут наиболее полно перечислить создаваемые при этом документы. Делопроизводитель же, явившись в отдел, может описать самостоятельно только содержимое стоящих на виду папок. Какие документы здесь ­создаются или останавливаются, завершая свои маршруты, он попросту не знает.

Вторая причина, по которой к исследованию документального фонда нужно привлекать работников подразделений – установление сроков хранения документов. Делопроизводитель вооружен только типовыми перечнями. Несмотря на то что в них содержатся сотни позиций, наименований многих документов, обнаруженных в отделах, найти в перечнях не получится, так как:

  • во-первых, эти документы могут действительно отсутствовать в перечнях, но при этом их сроки хранения содержатся в отраслевых ­нормативных актах, незнакомых канцелярии;
  • во-вторых, наименования документов в отделе могут незначительно отличаться от представленных в перечнях, при этом содержание остается одинаковым. Распознать их может только человек, хорошо ­знакомый с предметом.
Пример 1

Приказ о проведении исследования документального фонда организации

СвернутьПоказать
Приказ о проведении исследования документального фонда организации

Наконец, сроками хранения документов, которые установлены типовыми перечнями, некоторые руководители подразделений – когда все-таки начинают вникать в процесс – остаются недовольны и считают их слишком маленькими. При этом ваши объяснения будут разбиваться об их железный аргумент: «А министерство может запросить, так уже было. Не дам уничтожать!» В этом случае предложенные новые сроки хранения документов выносятся на заседание экспертной комиссии и устанавливаются ее протоколом, а потом фиксируются и в номенклатуре дел – это касается только увеличения сроков хранения. Уменьшать их нельзя независимо от мнения кого бы то ни было.

Участие в сборе информации может оказаться полезным и самим подразделениям: если организация заинтересовалась собственным документальным фондом, то в ближайшем будущем будет создаваться или пересматриваться номенклатура дел, а подготовкой номенклатур дел структурных подразделений предстоит заниматься им самим. Участие в исследовании значительно облегчит им задачу.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.