• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2015
  • Рубрика Современное делопроизводство

Опросный лист для исследования документального фонда организации

Целью исследования документального фонда организации является перечень документов, образующихся в результате деятельности структурных подразделений, с указанием сроков их хранения. Если до сих пор в компании не было номенклатуры дел, то это исследование – начальный этап ее составления. Эти же сведения помогут определиться с размером помещения архива организации и оборудованием для хранения дел. Мы расскажем о том, как организовать и в какой форме собрать сведения от подразделений, как их потом обработать.


Организаторы и помощники

Исследование документального фонда организации – задача масштабная. Предстоит описать абсолютно все документы, которые поступают и создаются в каждом отделе. Может ли делопроизводитель даже в небольшой фирме сделать эту работу самостоятельно? Может, но это займет в разы больше времени, а качество результата пострадает. Только сотрудник структурного подразделения, а лучше всего руководитель или его заместитель, которые видят все происходящие в отделе процессы и знают, кто из работников чем занимается, могут наиболее полно перечислить создаваемые при этом документы. Делопроизводитель же, явившись в отдел, может описать самостоятельно только содержимое стоящих на виду папок. Какие документы здесь ­создаются или останавливаются, завершая свои маршруты, он попросту не знает.

Вторая причина, по которой к исследованию документального фонда нужно привлекать работников подразделений – установление сроков хранения документов. Делопроизводитель вооружен только типовыми перечнями. Несмотря на то что в них содержатся сотни позиций, наименований многих документов, обнаруженных в отделах, найти в перечнях не получится, так как:

  • во-первых, эти документы могут действительно отсутствовать в перечнях, но при этом их сроки хранения содержатся в отраслевых ­нормативных актах, незнакомых канцелярии;
  • во-вторых, наименования документов в отделе могут незначительно отличаться от представленных в перечнях, при этом содержание остается одинаковым. Распознать их может только человек, хорошо ­знакомый с предметом.
Пример 1

Приказ о проведении исследования документального фонда организации

СвернутьПоказать
Приказ о проведении исследования документального фонда организации

Наконец, сроками хранения документов, которые установлены типовыми перечнями, некоторые руководители подразделений – когда все-таки начинают вникать в процесс – остаются недовольны и считают их слишком маленькими. При этом ваши объяснения будут разбиваться об их железный аргумент: «А министерство может запросить, так уже было. Не дам уничтожать!» В этом случае предложенные новые сроки хранения документов выносятся на заседание экспертной комиссии и устанавливаются ее протоколом, а потом фиксируются и в номенклатуре дел – это касается только увеличения сроков хранения. Уменьшать их нельзя независимо от мнения кого бы то ни было.

Участие в сборе информации может оказаться полезным и самим подразделениям: если организация заинтересовалась собственным документальным фондом, то в ближайшем будущем будет создаваться или пересматриваться номенклатура дел, а подготовкой номенклатур дел структурных подразделений предстоит заниматься им самим. Участие в исследовании значительно облегчит им задачу.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.