• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2015
  • Рубрика Современное делопроизводство

Не формируйте все договоры в одно дело в канцелярии!

  • 1 комментарий
  • 57 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Поводом для написания статьи стал вопрос читателя. На конкретной ситуации мы разберемся со следующими вопросами: какие характерные ошибки допускают при внедрении информационной системы для автоматизации договорной работы? как оптимально сконструировать в ней «входную» форму для регистрации договоров? что необходимо отразить в регламенте договорной работы? где лучше формировать и хранить дела с договорами, кого назначить ответственными за них, как это отразить в номенклатуре дел? что можно хранить централизованно в канцелярии?


СвернутьПоказать
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

С 2010 года канцелярию обязали учитывать оборот проектов договоров на предприятии (прохождение, согласование), регистрировать подписанные договоры и ­хранить все договоры предприятия до их уничтожения или передачи в архив.

На предприятии около 50 отделов и подразделений. Все договоры одного подразделения раньше комплектовались в отдельное дело по номенклатуре дел. Ежегодно проводилась инвентаризация, и на основании информации из отделов завершенные договоры изымались для 5-летнего хранения (по Перечню 2010 года) до уничтожения. Оставшиеся незавершенные договоры формировались как «переходящие» на ­следующий год дела и включались в номенклатуру дел.

С 2012 года по новым требованиям все договоры предприятия приходится учитывать и хранить в хронологическом порядке, присваивая им сквозную нумерацию в пределах календарного года. Поэтому все договоры теперь хранятся в одном деле по номенклатуре дел канцелярии, причем это дело представляет собой почти 200 полновесных томов (толстых папок-скоросшивателей), т.к. количество договоров возросло и приближается к 3-3,5 тысячам в год. Это одно огромное дело является «переходящим» на следующие годы, т.к. существуют договоры с автоматическим продлением или действующие до полного исполнения обязательств. Кроме того, это дело постоянно пополняется новыми договорами и дополнительными соглашениями.

У нас нет возможности разбить этот поток: даже завершенные договоры мы не можем изъять из дела, т.к. новая программа учета не предусматривает «отслеживания» исполнения договора.

Еще одна проблема – новые допсоглашения к старым действующим договорам, заключенным до 2010 г., которые продолжают храниться в отделах. Мы не можем забрать эти договоры из подразделений, т.к. старая программа учета не предусматривает их пере­регистрацию, т.е. не будет «отслеживаться» место хранения договора. Но оригиналы новых допсоглашений к этим договорам мы регистрируем в новой программе, и они ­должны храниться у нас. Однако приложить эти дополнительные соглашения не к чему.

Как формировать дела, надо ли делать ксерокопию старого договора, увеличивая и без того раздутое дело?

Характерные ошибки информационных систем

Первое впечатление от вопроса – проявилась самая характерная ошибка, когда внедряемая информационная система просто изменяет трудовые функции службы делопроизводства без учета рациональной организации и технологии их выполнения. Эта ошибка внедрения СЭД (или любой иной информационной системы) неоднократно отмечалась и в литературе, и в предисловиях к стандартам ИСО по управлению ­документами.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.