• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2015
  • Рубрика Оформление документов

Протокол совещания и деловой встречи

Как организовать и задокументировать совещание коллегиального органа, планерку в кабинете руководителя, деловую встречу с важным коммерческим партнером (русскоязычным и иностранным)? В каждом случае есть свои особенности.
Как правильно составить протокол и что обязательно указать в нем, чтобы придать ­необходимую юридическую силу? Какие при этом есть варианты и от чего они зависят?



Протокол (франц. protocole, от греч. protokollon – первый лист манускрипта):

  1. Официальный документ, в котором фиксируются какие-либо фактические обстоятельства (ход собрания, процессуальные или ­следственные действия, судебное заседание).
  2. В международном праве:
    • протокол договорный – официальный документ, чаще всего приложение к основному договору;
    • протокол дипломатический – общепринятые правила и традиции, соблюдаемые в международном общении (порядок нанесения визитов глав государств, правительств, формы проведения встреч, бесед).

Такое определение «протоколу» дает Большой энциклопедический словарь. А вот Современный толковый словарь русского языка Т.Е. Ефремовой значение этого слова фомулирует немного иначе:
1) документ с записью происходящего (на собрании, допросе и т.п.);
2) документ, удостоверяющий какой-либо факт, происшествие;
3) письменное соглашение между государствами (обычно по частным вопросам).

Во многих основных федеральных законах России (ГК РФ, ГПК, КоАП, КАС, АПК, УПК, ФЗ об ООО, ФЗ о АО, ФЗ о нотариате и др.) встречается упоминание о протоколах, более того устанавливаются определенные требования к порядку их составления. Останавливаться на тонкостях составления протоколов по административным или уголовным делам, а также процессуальных протоколов в рамках данной статьи мы не будем. Оставим в стороне и специфику корпоративного законодательства, которая диктует свои правила составления протоколов общих собраний владельцев бизнеса (акционеров в АО или участников в ООО). Нас ­сейчас будут интересовать:

  • совещания работников своей организации и
  • деловые встречи с коммерческими партнерами.

Протокол всегда документирует деятельность коллегиального органа или нескольких лиц. В нашей работе мы чаще всего имеем дело с протоколом, который является результатом деловой встречи с партнером или совещания работников организации.

А любое мероприятие требует тщательной подготовки, особенно если на нем принимаются стратегические решения или это встреча с важным коммерческим партнером. Уровень подготовки мероприятия зависит, прежде всего, от принятых в организации стандартов, возможностей, а также знаний делового этикета и правил проведения протокольных мероприятий секретарем. Вид мероприятия диктует свои правила его организации и протоколирования (приведем в Таблице 1 некоторые ориентиры).

См. статью «Памятка по созыву годового общего собрания акционеров: сроки проведения и повестка дня»

Оформляем протокол

Для начала разберемся в юридическом смысле составления протокола, как документа:

  • он является документом (доказательством), фиксирующим событие – проведение заседания по конкретным вопросам повестки дня;
  • согласно распределению голосов по каждому вопросу определяется ответственность лиц, голосовавших за принятие решения и голосовавших против него;
  • протоколом устанавливаются конкретные решения, которые порождают определенные последствия;
  • протоколом (как и иным распорядительным документом, например, приказом) можно утверждать документы, например локальные нормативные акты (пункт 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003 прямо указывает на такую возможность), см. Пример 1;
  • протоколом можно согласовывать что-либо (это упоминается в пункте 3.23 ГОСТ Р 6.30-2003), см. Пример 2.
Пример 1

Реквизит утверждения Положения общества протоколом

СвернутьПоказать
реквизит утверждения Положения общества протоколом
Пример 2

Согласование документа протоколом

СвернутьПоказать
согласование документа протоколом
Таблица 1

Особенности организации и протоколирования различных мероприятий

СвернутьПоказать
особенности организации и протоколирования различных мероприятий

Протокол, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОК 011-93), относится к группе организационно-распорядительной управленческой документации, а следовательно к нему применяются рекомендации по оформлению, изложенные в ГОСТ Р 6.30-2003. Как должен «выглядеть» протокол, достаточно подробно описано и в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее по тексту – «Методические рекомендации»).

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к ­оформлению документов». Пункт 3.20

...Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ­(«слушали», «выступили», «постановили», «решили»)...

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Государственная система документационного обеспечения управления
(утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33). Пункт 2.1.7

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах.

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, ­списков приглашенных и др.).

Теперь давайте рассмотрим необходимые реквизиты и «элементы» содержания любого протокола. Реквизиты рассмотрим в порядке их ­расположения на листе бумаги в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

1. Наименование вида документа: указывают слово «Протокол» и уточнение (чего?), например «Протокол заседания финансового комитета».

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.