• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2015
  • Рубрика Современное делопроизводство

Опыт использования коэффициента исполнительской дисциплины

  • 0 комментариев
  • 97 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор делится опытом АО «АТОМПРОЕКТ» по расчету коэффициента исполнительской дисциплины, который позволяет учитывать в числовой форме не только количество просроченных поручений, но и длительность задержки, их соотношение с вовремя выполненными поручениями, важность заданий. Имея на руках такой справедливый коэффициент, его можно применять при расчете мотивирующих выплат сотрудникам – и тогда исполнительская дисциплина переходит на качественно новый уровень!


Каждая организация заинтересована иметь прозрачную и эффективную систему контроля исполнения поручений. Поэтому принципы контроля, его различные системы и порядок осуществления – актуальная тема для обсуждений. Тем не менее до сих пор достаточно не раскрыта тема оценки исполнительской дисциплины.

Во многих системах контроля ограничиваются формированием отчетов, в которых можно увидеть только общее количество задач за определенный период по каждому исполнителю. В лучшем случае, помимо этого отчет позволяет увидеть количество выполненных / невыполненных / выполненных с нарушением срока поручений. В результате все ограничивается количественными показателями по поручениям, которые не позволяют объективно оценить и проанализировать, на каком уровне находится исполнительская дисциплина того или иного исполнителя, подразделения и организации в целом. Обычно по итогам года или путем каких-либо дисциплинарных взысканий становится ясно, что ­исполнительская дисциплина находится все-таки не на должном уровне.

И если задержка выполнения одних поручений руководителя может не иметь особо печальных последствий, то упущение других может привести к особо серьезным последствиям вплоть до потери доверия у ­заказчиков, судебных тяжб и срыва сроков сдачи объектов.

Для управления этими рисками генеральным директором АО «АТОМПРОЕКТ» было дано поручение руководителю управления административного обеспечения о создании системы контроля по исполнению ­поручений с учетом коэффициента исполнительской дисциплины (КИД).

С чего начать?

Первым шагом к созданию такой системы в АО «АТОМПРОЕКТ» стала разработка отдельной базы данных (таблицы) по контролируемым поручениям, которая впоследствии превратилась в целую систему контроля с четко функционирующим механизмом оценки и формирования отчетов.

Первый шаг может быть актуален для любой организации и он не требует существенных финансовых затрат, первоначально можно ­использовать Excel (см. Рисунок 1 и Пример 1).

Рисунок 1

Таблица контролируемых поручений в MS Excel

СвернутьПоказать
Таблица контролируемых поручений в MS Excel
Пример 1

Описание контролируемых поручений

СвернутьПоказать
Описание контролируемых поручений

Для последующего формирования отчетов в таблице обязательно фиксируется факт исполнения или неисполнения поручения, учитывается сроковый контроль (в срок или с нарушением срока), обращается внимание на важность / срочность того или иного поручения. Также необходимо проработать вопрос о степени ответственности за исполнение поручения, здесь важно помнить о существовании ответственных исполнителей, соисполнителей и равных исполнителей. При нарушении срока исполнения штрафные санкции распределяются пропорционально степени ­ответственности между исполнителями.

Обратите внимание на графы 14–17 таблицы на Рисунке 1 и в Примере 1:

  • коэффициент важности (поручения);
  • коэффициент просрочки (для каждого исполнителя);
  • количество дней просрочки (для каждого исполнителя);
  • объективные причины.Описание контролируемых поручений

Расчет и составляющие коэффициента исполнительской дисциплины

Расчет коэффициента исполнительской дисциплины (КИД) у нас осуществляется ежеквартально и по итогам года, эти данные оформляются в виде отчета для руководителя организации. Ответственный за контроль или группа контроля формирует КИД с использованием ­следующих ­коэффициентов:

  • коэффициент важности (КВ) контрольного поручения,
  • коэффициент учета времени просрочки контрольного поручения.

Коэффициент важности (КВ) контрольного поручения – это целое число в диапазоне от 1 до 3.

По умолчанию коэффициент, равный 1, присваивается:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.