• Журнал «Юридический справочник руководителя» декабрь 2015
  • Рубрика Трудовое законодательство

Как изменить штатное расписание

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 82 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Российское законодательство не возлагает на работодателя обязанность время от времени менять штатное расписание. Компании сами определяют, когда это целесообразно делать. Но обычно обновленное штатное расписание вводится с нового календарного года. Необходимость изменения расписания может быть вызвана, например, введением (исключением) штатных единиц, появлением (упразднением) структурных подразделений, изменением окладов и т.п. Разберемся, как изменить штатное расписание и не нарушить закон.


Штатное расписание в любой компании применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работников организации. Поэтому если в них происходят какие-либо изменения (например, введение или исключение штатных единиц, перевод должностей из одного структурного подразделения в другое, изменение окладов и пр.), возникает необходимость внесения ­изменений в сам документ. Разберемся, как это оформить.

Начнем с того, что штатное расписание относится к организационным документам и является актом, который обязательно должен быть в любой компании. В трудовом законодательстве не содержится четкой формулировки о необходимости для работодателя оформлять такой документ, но штатное расписание упоминается в ст. 15 ТК РФ (которая включает определение трудовых отношений) и в ст. 57 ТК РФ, согласно которой обязательным для включения в трудовой договор условием является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы. Кроме того, ссылка на штатное расписание содержится в п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69, где отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. Поэтому отсутствие штатного расписания проверяющие органы зачастую расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда и накладывают административную ответственность, ­применяя ст. 5.27 КоАП РФ.

Унифицированная форма данного документа предусмотрена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, однако согласно разъяснениям Минфина РФ, представленным в информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”», применение этой формы носит ­рекомендательный характер.

Напомним, с 1 января 2013 г. формы документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не обязательны к применению (кроме кассовых документов). Первичные учетные документы теперь могут быть составлены по формам, утвержденным самой компанией, которая уполномочена определять состав этих документов и перечень лиц, имеющих право их подписывать. Также работодатели теперь при необходимости могут включать в документы и ­дополнительные реквизиты.

Штатное расписание в любой организации применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работников, поэтому оно выполняет несколько функций:

  • дает возможность наглядно увидеть организационную структуру компании (ее структурные подразделения);
  • определяет штатную численность работников в структурных подразделениях и количество штатных единиц по каждой должности ­(профессии);
  • содержит информацию о размере оплаты труда по каждой должности (профессии) и размере фонда оплаты труда в разрезе структурных подразделений, а также компании в целом;
  • позволяет отслеживать вакансии.

Поскольку основополагающим моментом при составлении штатного расписания является организационная структура предприятия (это совокупность звеньев (структурных подразделений) и связей между ними), данные в него вносятся на ее основе.

Таким образом, организационная структура компании будет отражена в штатном расписании в части структурных подразделений и ­должностей (профессий) (Пример 1).

Как видно из унифицированной формы, утверждается штатное расписание приказом, подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

В соответствии со ст. 133 ТК РФ размер должностного оклада (тарифной ставки) не может быть при начислении ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда (МРОТ) при условии отработки нормы рабочего времени по производственному календарю.

С 1 мая 2018 г. МРОТ составляет 11 163 рубля (ст. 2 Федерального закона от 07.03.2018 № 41-ФЗ).

В настоящий момент федеральный минимальный размер оплаты труда составляет 5965 руб. (Федеральный закон от 01.12.2014 № 408-ФЗ «О повышении минимального размера оплаты труда»). В регионах РФ согласно региональных соглашений могут быть установлены повышенные ­размеры МРОТ.

Для наглядности в нашем примере в штатном расписании отражены районный коэффициент в размере 1,25 (действует для Новосибирской области на основании постановления Администрации Новосибирской области от 20.11.1995 № 474) и сумма надбавки за увеличенный объем работы, т.к. все виды компенсаций и стимулирующих выплат так же, как и оклад, должны быть указаны в штатном расписании. Кроме того, они входят в структуру заработной платы и, соответственно, включаются в МРОТ.

Пример 1

Штатное расписание

СвернутьПоказать
штатное расписание

Надбавки и доплаты, включенные в штатное расписание, должны быть отражены в трудовом договоре работника, замещающего эту штатную единицу, с обязательным указанием на вид надбавки или доплаты и ее размер.

Например, раздел типового трудового договора об оплате труда может выглядеть так, как показано в Примере 2.

Пример 2

Фрагмент типового трудового договора

СвернутьПоказать

5. ОПЛАТА ТРУДА

5.1. Работодатель устанавливает Работнику заработную плату в размере _________ (_____________)1 рублей в месяц. Указанная сумма состоит из следующих частей:

5.1.1. Оклад в размере __________ (________________)2 рублей в месяц;

5.1.2. Районный коэффициент в размере ____________ (____________)3 рублей в месяц;

5.1.3. Надбавка в размере ____________ (____________)4 рублей в месяц за ___________________5.

5.2. Работнику могут выплачиваться премии в сроки, порядке и размерах, определяемых внутренними документами Работодателя, в том числе:

5.2.1. Разовые премии за выполнение заданий, результат которых может иметь существенное значение для Работодателя;

5.2.2. Премии по итогам работы за определенный период времени в зависимости от качества исполнения Работником условий настоящего Трудового договора в течение отчетного периода времени и / или выполнения иных условий, необходимых для выплаты такой премии, определенных соответствующим внутренним документом Работодателя.

5.3. Работодатель может осуществлять иные выплаты стимулирующего и компенсационного характера в пользу Работника, предоставлять Работнику льготы и гарантии в ­соответствии с внутренними документами Работодателя.

5.4. Заработная плата Работника перечисляется на карточный счет Работника в банке6.

И здесь возникает вопрос: как быть с соблюдением требований законодательства о МРОТ, когда речь идет о частичной занятости (например, совместительстве)?

С 1 мая 2018 г. МРОТ составляет 11 163 рубля (ст. 2 Федерального закона от 07.03.2018 № 41-ФЗ).
Пример 3
СвернутьПоказать

В штатном расписании предусмотрена одна штатная единица должности «юрисконсульт» с окладом 10 000 рублей. Однако у работодателя нет необходимости принимать сотрудника на полную ставку, если он не может обеспечить его работой на полный рабочий день. Поэтому при оформлении работника на 0,5 ставки норма времени сократится наполовину, и вместо 40 часов в неделю работник фактически будет отрабатывать 20 часов. Соответственно, его заработная плата будет начислена пропорционально отработанному времени (например, расчет заработной платы за ноябрь 2015 года: 10 000 рублей /159 часов по норме × 80 часов по факту (по ­условиям трудового договора) = 5 031,45 рублей).

В подобных ситуациях размер заработной платы будет меньше МРОТ, но нарушения законодательства о МРОТ при этом не будет, т.к. по условиям трудового договора работник трудится по 4 часа в день. Так, согласно ст. 92 ТК РФ продолжительность рабочего времени конкретного сотрудника устанавливается трудовым договором. А по соглашению между работником и работодателем неполный рабочий день (смена) или неполная рабочая неделя могут устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии (ст. 93 ТК РФ).

В трудовом договоре в таком случае можно указать, например, следующие формулировки:

С 1 мая 2018 г. МРОТ составляет 11 163 рубля (ст. 2 Федерального закона от 07.03.2018 № 41-ФЗ).
  1. В разделе «Оплата труда»: «Работнику устанавливается должностной оклад в размере 10 000,00 (Десять тысяч) рублей (в соответствии со штатным расписанием). Оплата труда производится ­пропорционально ­отработанному времени».
  2. В разделе «Условия труда»: «Работнику устанавливается неполный 4-часовой рабочий день при 5-дневной 20-часовой рабочей неделе»7.

Таким образом, 0,5 ставки по должности юриста будут вакантны, и работодатель может принять на работу впоследствии на таких же условиях еще одного сотрудника.

Внесение изменений в штатное расписание

Поскольку периодичность составления штатного расписания законодательством РФ не урегулирована, работодатель может сам определять, на какой период действия будет составлено штатное расписание. Но, как правило, его составляют один раз и при необходимости вносят в него в дальнейшем изменения. Например, в случаях введения или исключения штатных единиц, структурных подразделений, перевода должностей из одного структурного подразделения в другое, изменения окладов, тарифных ставок, надбавок, переименования подразделения или должности и т.д. В подобных ситуациях возникает необходимость внесения изменений в штатное расписание.

Изменения в документ вносятся на основании принятого работодателем решения, оформленного в форме распорядительного акта – ­приказа.

Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно одним из двух способов: утвердить штатное расписание в новой редакции или издать приказ о внесении отдельных изменений в штатное расписание (при этом переделывать сам документ не требуется).

Штатное расписание содержит информацию о штатной численности в компании (штатные единицы), которая, безусловно, может не совпадать со списочной численностью. Естественно, когда в компании есть вакантные штатные единицы, не замещенные работниками, то изменения относительно этих единиц, внесенные в штатное расписание, не могут повлиять на условия трудовых договоров текущих работников (т.к. их просто нет). Совсем другое дело, когда штатные должности замещены на текущий момент, когда необходимо внести изменения в штатное расписание, работниками. А возможно, что в рамках одной штатной единицы у нас может числиться и не один работник (например, основная сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком, а на ее штатную единицу по срочному трудовому ­договору на период ее отсутствия оформлен другой работник).

Таким образом, любое изменение штатного расписания в отношении должностей, замещаемых работающими сотрудниками, влечет за собой необходимость изменений условий их трудовых договоров. Рассмотрим подробнее порядок оформления изменения штатного расписания и ­условий ­трудового договора на примере увеличения размера оплаты труда.

В связи с ростом уровня инфляции работодателем принято решение повысить размер окладной части заработной платы. Так как изменение условий трудового договора в части заработной платы происходит в соответствии со штатным расписанием, то сначала изменяется штатное расписание, а затем оформляются дополнительные соглашения к ­трудовым договорам работников.

Поэтому процедура изменения штатного расписания и условий ­трудового договора будет следующей:

  1. Издается приказ о повышении размера оплаты труда.
  2. На основании вышеуказанного приказа издается приказ о внесении изменений в штатное расписание.
  3. Составляется дополнительное соглашение к трудовому договору с новым размером заработной платы (Пример 4).

Поскольку изменение условий трудового договора в части оплаты труда и наименования должностей (профессий) и структурных подразделений производится на основании штатного расписания, а не наоборот, то, утвердив изменения в штатном расписании, работодатель обязан получить согласие работника трудиться в новых условиях. Таким согласием как раз и будет заключение между работником и работодателем дополнительного соглашения к трудовому договору. Но работник может не согласиться на новые условия, и это его право, т.к. согласно ст. 72 ТК РФ изменение изначально определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон ­трудового договора.

Пример 4

Фрагмент дополнительного соглашения к трудовому договору

СвернутьПоказать

<. . .>

Настоящим дополнительным соглашением, заключенным между Обществом с ограниченной ответственностью «Рассвет», именуемым в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Сидорова Андрея Александровича, действующего на основании Устава, и гражданином (гражданкой) Российской Федерации Ивановой Татьяной Петровной, именуемым(ой) в дальнейшем «Работник», далее совместно именуемыми «Стороны», Стороны согласились внести нижеследующие изменения в трудовой договор, ­заключенный 01.04.2015 (далее – «Трудовой договор»):

1. Изменить раздел 5 «Оплата труда» Трудового договора, изложив его в следующей редакции:

«5.1. Работодатель устанавливает Работнику заработную плату в размере 28 000,00 (Двадцать восемь тысяч) рублей 00 копеек. Указанная сумма состоит из следующих частей:

5.1.1. Должностной оклад в размере 28 000,00 (Двадцать восемь тысяч) рублей 00 ­копеек в месяц;

5.2. Работнику могут выплачиваться премии в сроки, порядке и размерах, определяемых внутренними документами Работодателя».

2. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с 01 февраля 2016 г., составлено в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, – по одному для каждой из Сторон.

<. . .>

Однако если изменение штатного расписания вызвано изменением организационных или технологических условий труда у работодателя, то изменение условий трудовых договоров работников допустимо по инициативе работодателя на основании ст. 74 ТК РФ (кроме трудовой функции), даже если работник не согласен работать в новых условиях. При этом о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца.

Поэтому, внося изменения в штатное расписание текущей датой, работодатель должен либо заранее осведомиться о том, что работники, которых коснутся изменения условий трудовых договоров, будут согласны подписать дополнительные соглашения к трудовым договорам, либо издавать приказ об изменении штатного расписания заблаговременно - не ранее чем за два месяца до наступления даты, с которой изменения вступят в силу (как в рассмотренном примере). Хотя, если говорить о повышении уровня заработной платы, то маловероятно, что какой-то работник откажется от таких изменений (если только не посчитает, что ­достоин еще большего уровня размера оплаты труда).

Аналогично обстоит ситуация и с установлением доплат. Как правило, наиболее часто речь идет о выполнении дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную плату. Так, выполняемая работником работа по другой профессии (должности) осуществляется при совмещении должностей (профессий), когда имеет место выполнение дополнительной работы по другой должности (например, секретарь выполняет работу кадровика). А дополнительная работа по такой же профессии (должности) может осуществляться:

  • при расширении зон обслуживания (охраннику поручается охранять еще один объект);
  • увеличении объема работ (работают два специалиста по кадрам, при увольнении одного из них работающий выполняет работу первого до момента приема нового сотрудника).

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника и выполнение при этом дополнительной работы может быть поручено как по другой, так и по такой же профессии (должности). Например, бухгалтер материальной группы заболел или ушел в отпуск, в период его отсутствия его обязанности выполняет назначенный приказом бухгалтер по заработной плате; уборщица ранее мыла административные помещения, теперь еще и подметает прилегающую территорию в период ­отсутствия дворника.

Установление дополнительной работы допускается только по соглашению сторон с обязательным условием о доплате, размер которой устанавливается по соглашению сторон с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (ст. 151 ТК РФ).

Дополнительный функционал может возлагаться и в целом на должность, предусмотренную штатным расписанием. Тогда независимо от того, какой сотрудник будет ее замещать, он будет выполнять эту дополнительную работу. В этом случае оплата увеличивает окладную часть. Например, были в компании должности бухгалтера и кассира. Их упразднили и ввели одну новую – бухгалтер-кассир – с новым ­увеличенным ­окладом.

Если установление надбавок регламентировано законодательством и носит обязательный характер (например, по результатам специальной оценки труда установлено, что работа на определенных должностях (профессиях) относится к вредным условиям труда 2, 3 или 4 степени либо опасным условиям труда), то приказу об изменении штатного расписания будет предшествовать приказ об установлении надбавок согласно проведенной спецоценке, который и будет основанием для изменения штатного расписания.


Сноски

СвернутьПоказать
  1. Указывается размер заработной платы работника в рублях цифрами, затем в скобках прописью. Вернуться назад

  2. Указывается размер должностного оклада работника в рублях цифрами, затем в скобках прописью. Вернуться назад

  3. Указывается размер районного коэффициента работника в рублях цифрами, затем в скобках ­прописью. При отсутствии коэффициента данный подпункт в трудовом договоре работника отсутствует. Вернуться назад

  4. Указывается размер ежемесячной надбавки работника в рублях цифрами, затем в скобках прописью. При отсутствии надбавки данный подпункт в трудовом договоре работника отсутствует. Вернуться назад

  5. Указываются основания для установления надбавки. Если таковых нет, данный подпункт в ­трудовом договоре работника отсутствует. Вернуться назад

  6. При необходимости – «…выплачивается наличными денежными средствами через кассу Работодателя». Вернуться назад

  7. В этом случае 0,5 ставки не указываем. Вернуться назад

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  1 голос

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.