• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2015
  • Рубрика Информационные технологии

Удобная навигация по ЛНА:
возможности Microsoft Word

  • 0 комментариев
  • 77 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Чтобы сделать локальный нормативный акт более жизнеспособным, нужно обеспечить удобство его использования. MS Word имеет возможности, которые помогут и разработчику, и пользователю документа. Мы научим вас создавать заголовки и закладки, ставить внутренние ссылки, составлять и легко актуализировать оглавление, конвертировать файл Word в неизменяемый и удобный для восприятия ­формат PDF. Продемонстрируем возможности на примере MS Word версии 2010.


В обязанности службы ДОУ входит не только составление локальных нормативных актов1 по делопроизводству (и возможно, архивному делу), но и их внедрение. А внедрение, вопреки расхожему мнению, – это не передать копию ЛНА в отдел, а сделать его по-настоящему рабочим документом в компании. Какой толк от объемной инструкции или положения, если им никто не пользуется? Грамотный автор локального нормативного акта не просто составит текст, но и сделает готовый ЛНА максимально комфортным для восприятия и работы с ним пользователей. Предлагаем вам научиться:

  • создавать заголовки;
  • ставить внутренние ссылки различными способами;
  • составлять оглавление и актуализировать его после изменений в ЛНА;
  • конвертировать файл Word в неизменяемый и удобный для ­восприятия формат pdf.

В качестве подопытного локального нормативного акта выступит Инструкция по формированию дел, их передаче в архив, учету, использованию и уничтожению2. Работать будем в Microsoft Word версии 2010.

Создаем заголовки

Основа удобной навигации – заголовки в тексте. Имеется в виду не размещение наименования главы в центре строки и выделение его жирным шрифтом, а указание этого фрагмента в качестве заголовка – ­структурного элемента текста.

Во вкладке верхнего меню «Главная» есть группа команд «Стили» (Рисунок 1). По умолчанию здесь предлагается два вида заголовков ­(Заголовок 1, Заголовок 2) и один подзаголовок.

Рисунок 1

Стили текста

СвернутьПоказать
Стили текста

Чтобы создать заголовок, нужно ввести его текст в документ, затем выделить и кликнуть по выбранному стилю (см. Рисунок 1). В данном примере нами был выбран стиль «Заголовок 1».

Если по каким-то причинам оформление заголовка не устраивает автора документа, то его можно поменять. Для этого заголовок выделяется мышью, и ему задаются необходимые параметры (шрифт, размер, цвет и т.п.). Затем нужно кликнуть правой кнопкой мыши по стилю заголовка в группе «Стили» и выбрать команду «Обновить в соответствии с выделенным фрагментом». После этого все «Заголовки 1» будут выглядеть именно так, как этого захотел автор документа.

Если вы применили Заголовок 1 и 2, то программа автоматически создаст заголовок следующего уровня, который вы опять же при необходимости можете ­скорректировать.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.