• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» январь 2016
  • Рубрика Современное делопроизводство

Как формировать и хранить досье клиентов?

Какие документы и в какой последовательности подшивать в дело-досье? Сколько хранить такое «переходящее» дело? Как организовать систему учета: кто этим должен заниматься, какие журналы учета и алфавитные таблицы стоит использовать, как вести внутреннюю опись документов досье? Какие особенности установлены для кредитных организаций? Как любой организации учесть аспекты управления ­рисками и продажами при работе с досье своих клиентов?


Правила формирования и хранения досье клиентов (дел с документами по той или иной сделке / услуге, которую организация совершает с клиентами – юридическими и физическими лицами) устанавливает сама организация в своих локальных нормативных актах в порядке оперативного самоуправления, руководствуясь действующим законодательством и нормативными правовыми актами, регламентирующими ту ­область экономической деятельности, в которой работает организация.

Что помещаем в досье?

«Лучшие практики» в последнее время, действительно, подтверждают удобство формирования документов в дела по принципу «досье».

Общие правила формирования дел предусматривают, что в дела должны быть помещены и сгруппированы в соответствии с номенклатурой дел исполненные документы.

А дело-досье предусматривает формирование в один комплекс всех документов, которые возникают в течение всего процесса взаимодействия с клиентом или контрагентом и которыми подтверждаются основания и законность сделки, условия ее выполнения сторонами, изменения ­обязательств и т.п. В деле-досье могут быть сформированы:

  • копии клиентских учредительных и идентификационных документов, копии их новых версий по мере государственной регистрации ­изменений в них,
  • оригиналы договоров и документов-оснований для их заключения (доверенности, справки банков, бизнес-план, техническое задание, план-график, технико-экономическое обоснование и т.п.),
  • дополнительные соглашения к договорам, переписка о ходе их исполнения и экземпляры первичных учетных документов, подтверждающих платежи и исполнение обязательств сторонами.

Причем в одно дело-досье формируются документы, созданные в течение всего периода работы с клиентом, т.е. действующие и утратившие силу, оригиналы и копии. Сотрудничество с клиентом может длиться достаточно долго, ведь в рыночных условиях каждая организация стремится к формированию устойчивой клиентской базы и развивает ее, ­предлагая все новые продукты и услуги.

Как определить срок хранения договоров? Как выявить договоры, которые уже закончили действие? Что с ними делать, если они подшиты в папки вместе с действующими далее до-говорами? Как «закрытые» договоры передать в архив? Как продлить действие нужных вам сделок (путем заключения допсоглашения или выполнения иной процедуры пролонгации)? Как восстановить оригинал утраченного вами договора (или так и не полученного с подписью контрагента)? Ответы вы найдете в статье «Договоры: предновогодние хлопоты»

Сколько храним досье?

Таким образом, дело-досье формируется, как правило, многотомным и «переходящим» делом, которое может иметь временный (до 10 лет включительно), долговременный (свыше 10 лет) или постоянный срок хранения – это зависит от видов сделок и предметов соответствующих договоров.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  1 голос

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.