• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2016
  • Рубрика Архивное дело

Готовим документы к передаче в архив организации

  • 0 комментариев
  • 146 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Какие организации обязаны создавать свой внутренний архив? Какие документы и когда туда стоит передавать из остальных подразделений? Как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты и от чего они зависят)? Как оформить опись на перемещаемые в архив документы? Как ­поделить обязанности между ­сотрудниками передающего подразделения и ­архива?


Работа по подготовке к приему-передаче документов в архив требует организации, времени, контроля и навыков. Организует и координирует эту работу традиционно заведующий архивом (или руководитель структурного подразделения, в которое входит архив). Технические исполнители: представители отделов, готовящие свои документы к передаче. Контролирует данную работу обычно заместитель руководителя организации по общим вопросам (или тот зам, в чье ведение входит архив). А руководствоваться будем новыми вышедшими в 2015 году «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного ­само­управления и организациях» (далее – Правила).

Какие организации попадают под юрисдикцию Правил и обязаны создавать архив?

Обратимся к тексту самих Правил: если государственные органы и местного уровня, а также их подведомственные организации обязаны создавать архив (см. п. 1.3), то все другие юридические лица вправе это делать (п. 1.4). То есть вторая группа организаций вправе хранить документы в течение предписанного срока без создания такого структурного подразделения, как архив (хотя, конечно, обеспечить сохранность дела более 10 лет в ­любом другом подразделении будет проблематично).

Какие документы и когда передавать?

Если же у вас есть архив, то встает следующий вопрос: какие документы подразделений и когда передавать в него? Ответы вы найдете в п. 4.1, и 4.2, а также п. 4.16 и 4.19 Правил (мы процитировали их далее). Если коротко, то в архив должны поступать:

  • закрытые делопроизводством дела не ранее, чем через 1 год, и не позднее, чем через 3 года, после их закрытия;
  • передаче подлежат дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения (но на практике архив часто принимает дела и с меньшим сроком хранения, дабы гарантировать их сохранность, это решает сама организация);
  • перед передачей в архив дела необходимо оформить определенным образом и передавать их по описям.

В серьезных организациях утверждается график передачи дел из подразделений в архив приказом руководителя, чтобы упорядочить эту работу. Кроме того, в архив обычно передаются дела со сроком хранения от 3 лет и выше. Ориентиром становятся номенклатуры дел подразделений: из каждой видно, какие дела, с каким сроком хранения и в каком количестве были заведены в подразделении в течение года.

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утв. приказом Минкультуры России 21.03.2015 № 526, зарегистрированы в Минюсте России 07.09.2015 № 38830)

1.3. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

1.4. Организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

<. . .>

4.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через 1 год, и не позднее, чем через 3 года, после завершения дел в делопроизводстве.

4.2. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел.

<. . .>

4.16. Номенклатура дел является основой для составления описей дел документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

<. . .>

4.19. Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.