На практике в разных организациях приняты различные подходы к тому, кто и какие документы должен согласовывать. Все стремятся за счет согласования надлежащими лицами снизить множество рисков. Кроме того, в этом процессе важно соблюсти специальные отраслевые требования.
В настоящей статье расскажу о принятых подходах в нашей кредитной организации: дам классификацию вопросов и документов по согласующим лицам, отметив, какие требования законодательства и профильного регулятора (Банка России) мы учитываем.
Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» согласование документа / визирование – это оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
С учетом предложенного определения и опираясь на действующую практику (особенно отраженную во всевозможных инструкциях, регламентах и положениях государственных органов), согласование возможно разделить на 2 группы:
Пример внешнего согласования в госструктуре
Внешнее согласование обычно применяется в работе государственных органов. Так например, в Судебном департаменте при Верховном Суде РФ его принято проводить в следующем порядке:
Фрагмент документа
Пункт 3.3.18 Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом от 15.06.2007 № 76
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Существует две формы согласования: внутренняя и внешняя.
Внутреннее согласование в аппарате Судебного департамента производится путем визирования проекта документа исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем структурного подразделения, где готовился документ, соисполнителями-руководителями структурных подразделений Судебного департамента, заместителями Генерального директора по курируемым направлениям деятельности. Проекты документов, содержащих поручения (в том числе для сведения) работникам Судебного департамента, должны быть ими завизированы.
<. .>
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне в левом нижнем поле документа и включает в себя: слово «СОГЛАСОВАНО»; наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:
или
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами Судебного департамента;
с руководителями органов и учреждений Судебного департамента, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами – в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
Внутреннее согласование в кредитной организации
На практике в коммерческих организациях внешнее согласование встречается редко (или носит единичный характер), а вот каждый день все мы имеем дело с внутренними согласованиями.
Чем более масштабна организация и чем более развлетвленная у нее структура, тем больше разновидностей документов она начинает согласовывать внутри себя перед их изданием. Кто и что должен согласовывать, определяется исключительно во внутренних документах этой организации, например в Инструкции по делопроизводству или в специальном Положении о согласовании внутренних документов.
Этот процесс требует четкой определенности! Исходя из опыта скажу, что даже при всей строгости его регламентации возникают сложности и споры между согласующими лицами.
Список «основных стандартных» согласующих, как правило, одинаков для всех организаций и каких-либо вопросов по нему не возникает. Представлю его в виде таблицы:
Таблица 1. Кто что согласовывает – стандартный подход для всех организаций
