• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2016
  • Рубрика Современное делопроизводство

Как формировать личные дела?

  • 0 комментариев
  • 75 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Для государственных органов и органов местного самоуправления порядок формирования личных дел определяется действующим законодательством, начиная с указа Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». А для негосударственных организаций, особенно для предприятий среднего и малого бизнеса, вопрос о формировании и ведении личных дел остается недостаточно урегулированным даже с позиций архивного дела. Рассмотрим традиционно сложившиеся правила, которым следуют опытные сотрудники кадровых служб, и современные «лучшие практики» (как назначить ответственного, как учитывать личные дела, какие документы в какой ­последовательности в них подшивать, сколько хранить и когда сдавать в архив).


Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в конкретной ­организации.

Как правило, ответственность за ведение личного дела работника ложится на работодателя. Приказом руководителя организации должен быть назначен ответственный за ведение личных дел работников и обработку их персональных данных. Обычно этим ответственным является один из сотрудников кадровой службы или секретарь (в небольшой организации), на которых данный вид ответственности может возлагаться одновременно с ответственностью за ведение трудовых книжек работников. Поскольку состав информации в личных делах относится к персональным данным и должен быть защищен в соответствии с требованиями действующего законодательства, то в распорядительной части текста подобного приказа дополнительно формулируется ответственность за организацию хранения и обеспечение сохранности трудовых книжек и личных дел.

Пример

Распорядительный пункт приказа о назначении ответственного

СвернутьПоказать
ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Возложить на старшего специалиста отдела кадров Миронову М.М. (замещающий в случае временного отсутствия – начальник отдела кадров Семенова Е.В.) ответственность за ведение трудовых книжек работников, формирование и ведение личных дел, организацию хранения и обеспечение сохранности трудовых книжек, вкладышей к ним и личных дел, а также ответственность за обработку персональных данных и их сохранность.

Данные виды ответственности, установленные приказом, должны быть внесены в должностные инструкции сотрудника кадровой службы или секретаря и замещающего сотрудника в случае временного ­отсутствия ответственных.

См. новость «Копий страниц паспорта в личном деле быть не должно»

Личное дело как первичный комплекс документов формируется по принципу досье, т.е. содержит:

  • и оригиналы, и копии документов (оригинал заявления о приеме на работу, копия приказа о приеме на работу и т.п.);
  • документы с разными нормативными сроками хранения (копии приказов – до минования надобности, трудовой контракт – 75 лет);
  • документы, относящиеся к различным системам и подсистемам документации (анкета / личный листок по учету кадров – учетный документ, который включен в подсистему документации по личному составу; приказ – распорядительный документ; копия документа об образовании – правоустанавливающий документ и т.п.).

Но в целом личные дела, документы которых фиксируют отношения работника и работодателя в период выполнения работником трудовых функций, относятся к документам по личному составу. Срок хранения личных дел установлен статьей 22 б) Федерального закона от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» и составляет в настоящее время 75 лет (уже обсуждаются варианты сокращения сроков хранения документов по личному составу, но окончательное решение пока не принято).

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.