Нормативная база по вопросам хранения электронных документов

Проблемы и специфика организации хранения электронных документов

Уже два десятилетия электронные документы, в том числе постоянного и длительного срока хранения, создаются и все шире и шире используются в нашей стране. В результате организации сейчас сталкиваются с проблемой их хранения. При этом перед ними стоит задача не только сохранить электронные объекты, но и обеспечить возможность их использования, для чего необходимо, чтобы документы в процессе хранения не утратили юридическую значимость и доказательную силу.

Если сохранение содержащейся в документах информации, в общем-то, понятная и достаточно просто решаемая задача, то сохранение правовой значимости электронных документов является куда более сложным делом. Это связано с тем, что законодателем пока не сформулированы высокоуровневые принципы их хранения, а имеющие место попытки установить требования к определенным технологиям и порядку их использования (таким, как технология усиленных электронных подписей) недостаточны, ­поскольку все эти технологии быстро (каждые 7-10 лет) меняются и устаревают.

Острота данного вопроса постепенно усиливается, и его нерешенность становится заметным тормозом на пути внедрения ИКТ¹ в государственное управление и деловую деятельность. Электронная архивация в организациях – это назревшая проблема, которую уже осознали и Правительство РФ, и Минкомсвязь, и Банк России, и Росархив.

Выступая 13 февраля 2014 года на заседании Правительственной комиссии по использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, Д.А.Медведев отметил: «Основная задача – отойти от бумажного делопроизводства, чтобы именно электронный вариант документа, заверенный электронной подписью, стал юридически значимым, а бумажный документ приобрел обратный статус – статус копии. Для решения этой задачи также необходимо совершенствование нормативной правовой базы в области межведомственного электронного взаимодействия и архивного хранения электронных документов».²

Важной особенностью современного делопроизводства в России является его многоукладность, когда традиционные и электронные документы и технологии работы с ними используются в самых различных сочетаниях. Это связано как с быстрым изменением технологий, так и с неравенством возможностей организаций и различием в их потребностях, поэтому данную особенность не следует рассматривать как временное, преходящее явление.

Изменчивость правовой и технической среды и многоукладность делопроизводства приводят к тому, что регулирование вопросов управления документами и информацией на уровне пошагового описания выполняемых технологических операций становится непродуктивным – такого рода нормы обычно оказываются для многих организаций неудобными и очень быстро морально устаревают.

От детальной регламентации на уровне технических операций необходимо переходить к разработке высокоуровневых, в максимальной степени технологически-нейтральных принципов и требований (и первые ­примеры такого рода уже появились).

Кроме того, основная часть существующих нормативных положений об архивном хранении охватывает, помимо традиционных документов, лишь имитирующие их «бумагоподобные» электронные документы (и нередко – только организационно-распорядительную документацию). В последнее время начали появляться нормы, касающиеся хранения электронных баз данных, государственных реестров и регистров, современной научно-технической документации, однако качество и глубина их ­проработки пока что находятся на начальном уровне.

Также важно иметь в виду, что «правила игры» не являются у нас едиными, и существенно различаются в сферах:

• государственного управления;
• взаимодействия коммерческих организаций с госорганами;
• взаимодействия коммерческих организаций между собой.

При взаимодействии с зарубежными партнерами приходится принимать во внимание не только российские, но и зарубежные нормы.

Следует также отметить, что государство пока идет по пути массового использования усиленных электронных подписей. В оперативной деятельности таким образом снимается масса вопросов, но только до тех пор, пока можно осуществить проверку подписи. Как только документы становятся старше определенного возраста, как только начинается процесс устаревания технологий, сразу же возникают различного рода проблемы. При этом оказывается забыт тот факт, что установление подлинности документов в конечном счете не сводится к одному-двум реквизитам и проводится с учетом всей совокупности обстоятельств и доказательств.