• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» март 2016
  • Рубрика Практические рекомендации

Организуем курьерский отдел в компании

  • 1 комментарий
  • 29 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Курьер может понадобиться для отправки документов не только в сторонние организации, но и между подразделениями собственной филиальной сети. Если таких разъездов много, то в компании нужна своя курьерская служба. Автор предлагает подробную инструкцию по формированию отдела курьерской доставки, по ­регламентации обязанностей курьеров и организации режима их работы.


Как организовать доставку и получение документов в сторонние организации, на почту и между своими удаленными друг от друга подразделениями? Как в этом потоке не потерять ценные документы либо найти виновника пропажи? В статье приведены образцы форм заявок инициаторов перевозки документов, регистрационных журналов и памятки для курьеров (с описанием их стандартного поведения, а также в сложных случаях). Объяснено, как организовать ­курьерскую службу в структуре организации.

Курьер – профессия на все времена. Всегда существовали люди, доставляющие не только обычную почту, но и сверхсрочные и ценные, секретные депеши. И сейчас, несмотря на технические возможности компьютеров, распространение интернета и внедрение электронного ­документооборота, во многих организациях без курьеров не ­обойтись.

Перед любой организацией (маленькой или большой) периодически встает вопрос о доставке и получении корреспонденции. Это могут быть документы сторонних организаций или структурных подразделений вашей компании, расположенных удаленно друг от друга. От того, насколько грамотно будет организована работа курьерской службы, ­зависит ­скорость работы самой компании.

Оцениваем потребности

Для начала нужно оценить, о каком количестве доставляемых курьерами документов идет речь в расчете на один день (в среднем). Во-вторых, как часто необходимо передавать документы. И, в-третьих, оценить ­состав и удаленность адресов доставки.

Если организация имеет небольшой документооборот, то работу по доставке и получению корреспонденции может осуществлять либо один ­курьер, либо водитель, совмещающий обязанности ­курьера.

Если организация имеет большой документооборот, то в компании создается курьерская служба, которая обычно входит в состав службы документационного обеспечения управления (например, канцелярия). Хотя порой курьеров ­относят и к административно-хозяйственному подразделению.

Создание курьерской службы начинается с проработки вопросов получения и отправления документов. Вот распространенные потребности, ­которые вам нужно осознать:

  1. получение документов:
    • документы поступают на юридический и почтовый адрес организации в отделения «Почты России», откуда их нужно забирать. Если у вас группа компаний, то таких адресов будет более двух;
    • документы необходимо получать в сторонних организациях;
  2. отправление документов:
    • отправление документов через «Почту России»;
    • отправление и доставка документов собственными силами в сторонние организации напрямую адресатам (наиболее ценных и ­срочных документов);
  3. обмен документами между структурными подразделениями, находящимися на удалении;
  4. количество документов, курсирующих по всем направлениям, которые приходится возить самим, частота и срочность передачи документов.

И только проработав все вопросы, можно увидеть картину, которая позволит вам определить численность курьерской службы, грамотно распределить должностные обязанности и сроки выполнения.

Организация работы своих пеших курьеров и водителей

Организацию работы курьеров в соответствующей службе можно разделить на три направления – получение и доставка корреспонденции:

  • между своими структурными подразделениями, расположенными на удалении;
  • в сторонние организации;
  • в отделения «Почты России».

Курьерская доставка документов между удаленными подразделениями

Для обмена документами между удаленными структурными подразделениями, но в рамках одного населенного пункта обычно достаточно одного пешего курьера (при числе удаленных офисов не более трех), а в случае необходимости перевозки тяжелых грузов из офиса в офис периодически привлекают водителя-курьера или водителя руководителя подразделения. Пеший курьер хорош тем, что оперативно, пользуясь городским транспортом, доставит корреспонденцию, в т.ч. и срочную. Водитель-курьер нужен в случае транспортировки ­тяжелых или особо ценных грузов, а также если места доставки значительно удалены друг от друга.

Первое, с чего необходимо начать отделу кадров, это с разработки Графика работы курьера. Он отражает время приезда и отъезда курьера из офисов, ­время и место ожидания. График разъездов должен быть реальным, апробированным на практике и выложен для информации сотрудникам компании. Наличие графика (Пример 1) позволит сотрудникам планировать передачу своих документов в другие офисы, а также понимать, в какое время они окажутся у получателя.

Практика показала, что при режиме работы организации с 9:00, предпочтительно, если курьер будет начинать свою работу попозже, например с 10:00. Тогда у сотрудников будет шанс успеть «донести» документы утром.

Пример 1

График работы курьера, осуществляющего доставку и получение корреспонденции между офисами компании1

СвернутьПоказать
График работы курьера, осуществляющего доставку и получение корреспонденции между офисами компании

При необходимости срочной доставки документов маршрут курьера корректируется.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.