• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» март 2016
  • Рубрика Современное делопроизводство

Система контроля исполнения документов, или
Как запустить свой часовой механизм

  • 0 комментариев
  • 106 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Описаны ключевые элементы построения классической системы контроля исполнения документов в организации: что контролировать, как «дробить» поручение на группу исполнителей, как понимать ту или иную формулировку срока исполнения, кто что будет контролировать, какую информацию фиксировать и какую отчетность ­потом использовать. Показан алгоритм этого процесса.


По сути контроль – это управленческая функция, без которой сама система управления лишена смысла. Нет контроля – нет управления.

Задумываясь над выстраиванием системы контроля за выполнением поручений руководства, задайтесь вопросами:

  • что вы хотите контролировать и с какой целью?
  • как будете контролировать?
  • что должны получить на выходе?

В практике можно выделить несколько плоскостей контроля в зависимости от видов документов. Нельзя ограничиваться контролем исполнения писем, оформляя на них контрольные карточки, ведь приказы /распоряжения, нормативно-локальная документация, протоколы и даже договоры являются инструментом оперативного управления.

Попробуем дать определение исполнению документа – единовременное, качественное и своевременное исполнение задачи / условия / положения (далее поручения), закрепленного в тексте документа или ­резолюции руководителя, конкретным исполнителем в конкретные сроки.

Ключевыми составляющими любого поручения является субъект исполнения, сроки и результат исполнения; дополнительными – технология исполнения и контролирующее лицо. Другими словами, здесь нам не столько важно, каким образом исполнялось поручение, сколько своевременность достижения ожидаемого результата назначенным исполнителем.

Определившись с терминами и ответив на основополагающие вопросы для формирования системы контроля, необходимо определиться с перечнем видов документов, которые могут быть поставлены на контроль. Если таких документов наберется много, а ресурс не будет позволять организовать качественный контроль, то можно определиться с перечнем должностей, чьи поручения в рамках конкретных документов могут быть поставлены на контроль (например, будем контролировать поручения приказов и резолюций на входящих письмах генерального и исполнительного директоров). Такая выборка поручений позволит четко определить ресурсы, необходимые для осуществления контроля и управления этим процессом.

Необходимо также определиться с формой поручений. Они могут быть, например, в виде резолюций, пунктов приказов и протоколов, иногда заявок и запросов. Неизменным должно оставаться единое правило: поручение должно содержать в себе конкретного исполнителя, срок исполнения, однозначный для понимания результат исполнения, ­дополнительно Ф.И.О. контролирующего лица.

Исполнитель

При выборе исполнителя необходимо руководствоваться простыми принципами: он должен обладать профессиональной компетенцией, определенными полномочиями и необходимыми временными, материальными и прочими ресурсами. Исключив один из критериев, на выходе мы рискуем получить либо смещение сроков исполнения, либо некачественное ­исполнение. В поручении кроме Ф.И.О. указывается должность ­исполнителя.

Часто в исполнителях указывают несколько человек, и в этом случае действует стандартное правило делопроизводства – ответственным за исполнение является первый указанный в списке, остальные обязаны участвовать в процессе исполнения под руководством ответственного.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.