• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» апрель 2016
  • Рубрика Архивное дело

Особенности подготовки научно-технической документации (НТД) к передаче в архив организации

Каковы принципиальные отличия в работе с научно-технической документацией от управленческой? Какие формы приемо-сдаточной описи для передачи НТД в архив в каких случаях лучше использовать? Как отличаются обложки дел у разных видов НТД (научно-исследовательских отчетов, проектной и конструкторской документации)? Как оформить дело, пронумеровать листы, составить лист-заверитель и внутреннюю опись? Как разобраться с форматами чертежей, что фальцевать (складывать), что брошюровать? Как разместить собранные ­«драгоценности» в архивохранилище, чтобы потом было удобно осуществлять поиск и замену НТД? Что выдавать ­пользователям?


Принципиальные отличия работы с НТД

В работе с научно-технической документацией (далее – НТД) есть принципиальные отличия от управленческой, которые нужно учитывать при подготовке документов для передачи из подразделений в архив ­организации. Мы систематизировали их в Таблице 1.

Какую форму приемо-сдаточной описи использовать?

Передача документации в архив происходит в соответствии с приемо-сдаточными описями. Их готовит передающее структурное подразделение или передающая организация.

Основные правила работы с НТД в организациях и на предприятиях 1991 года предлагают следующую форму акта-описи – см. Пример 1. Она хорошо подходит для передачи 1 документа (комплекта) в архив. Ее несомненный плюс – полистный учет, что особенно важно для чертежей. При этом обратите внимание на Таблицу 2, где приведено ­соответствие графических и текстовых форматов.

Если же передаются документы, сброшюрованные в тома, то лучше использовать другую форму приемо-сдаточной описи, показанную в Примере 2 (она дана в архивных Правилах 2015 года и предназначена для передачи документов в государственный / муниципальный архив, когда на ней еще оформляется согласование с ЦЭК (ЭК) организации и гриф утверждения принимающего документы архивного учреждения; но при передаче ­документов во внутренний архив организации согласование не требуется).

Таблица 1

Разница в подготовке к передаче в архив организации управленческой документации и научно-технической

СвернутьПоказать
Разница в подготовке к передаче в архив организации управленческой документации и научно-технической

Как отмечено в Таблице 1, в архив организации должны поступать как минимум 1 подлинник и 1 экземпляр копии НТД для оперативного использования. В настоящее время в качестве копии в архив организации обычно поступает электронная версия документа (или комплекта документов). Электронные носители и электронные документы должны поступать в архив на хранение также по описям. Правила 2015 года регламентируют технологию передачи в архив организации электронных документов и предлагают для этого форму описи, заполнение которой мы показали в Примере 3.

Пример 1

Акт-опись передачи НТД в архив организации

СвернутьПоказать
Акт-опись передачи НТД в архив организации
Таблица 2

Основные форматы листа и их обозначения

СвернутьПоказать
Основные форматы листа и их обозначения
Пример 2

Приемо-сдаточная опись передачи НТД в архив организации

СвернутьПоказать
Приемо-сдаточная опись передачи НТД в архив организации

Согласно Правил 2015 года, структурное подразделение:

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  1 голос

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.