• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» май 2016
  • Рубрика Современное делопроизводство

Регламентация использования электронной почты:
советы юриста

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 493 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Давайте посмотрим на использование корпоративной электронной почты глазами юриста: о чем свидетельствует судебная практика, где возникают риски и как их можно минимизировать. Что считать подлинником и копией при наличии бумажного и электронного вариантов одного документа? Как избежать повторной регистрации бумажного оригинала, присланного вслед уже зарегистрированному электронному документу / сообщению? Что нельзя пересылать по электронной почте? Как служба делопроизводства может взять под свой контроль входящую и исходящую корреспонденцию, идущую через официальный электронный почтовый ящик организации? Что делать с личной и внутренней электронной перепиской сотрудников? Как можно ­придать ­официальный характер ­электронной переписке сторон при заключении договора?


При электронном документообороте документы создаются и обращаются в электронном виде, т.е. без использования бумажных носителей. Хотя в большинстве случаев мы имеем дело со смешанным документо­оборотом, в котором присутствуют и документы, выполненные на бумаге. Главным удобством электронного обмена информацией является скорость, однако в последние годы все чаще стали вставать вопросы ­правовых последствий электронного общения.

Не вдаваясь в юридические дебри, рассмотрим практические ситуации, на которые следует обращать внимание при организации работы корпоративной электронной почты. Более того, мы укажем, как можно подстраховаться путем включения определенных положений в ­локальные нормативные акты (ЛНА) вашей организации.

Но сначала придется разобраться с основополагающими понятиями.

Документ или сообщение, подлинник или копия?

Для юриста и суда документом (имеющим функцию доказательства) считается любая информация, зафиксированная на материальном ­носителе:

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Уголовно-процессуальный кодекс РФ. Статья 84 «Иные документы»

1. Иные документы допускаются в качестве доказательств, если изложенные в них сведения имеют значение для установления обстоятельств, указанных в статье 73 настоящего Кодекса.

2. Документы могут содержать сведения, зафиксированные как в письменном, так и в ином виде. К ним могут относиться материалы фото- и киносъемки, аудио- и видеозаписи и иные носители информации, полученные, истребованные или представленные в порядке, ­установленном статьей 86 настоящего Кодекса...

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Кодекс административного судопроизводства РФ. Статья 70 «Письменные доказательства»

1. Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для административного дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой и графической записи, полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», по каналу видеоконференц-связи (при наличии технической возможности для такой передачи документов и материалов) либо иным способом, позволяющим установить достоверность документа. К письменным доказательствам относятся также судебные акты, протоколы судебных заседаний, протоколы ­совершения отдельных процессуальных действий и приложения к ним (схемы, карты, планы, чертежи).

2. Письменные доказательства представляются в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Если к рассматриваемому административному делу имеет отношение только часть документа, может быть представлена заверенная выписка из него.

3. Подлинники документов представляются в суд в случае, если в соответствии с федеральным законом или иным нормативным правовым актом обстоятельства административного дела подлежат подтверждению только такими документами, а также по требованию суда, если невозможно разрешить административное дело без подлинников документов или ­представленные копии одного и того же документа различны по своему содержанию.

4. Документы, представляемые в суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий, должны соответствовать требованиям, установленным для данного вида документов...

Все представленные доказательства всегда оцениваются судом в совокупности.

Для решения спора организаций в суде письменные доказательства представляются в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Однако судом может быть затребован исключительно подлинник документа, которым признается его первый экземпляр. Данная рекомендация была дана судам еще в 1979 г. в Инструктивных указаниях Госарбитража СССР № И-1-4 «Об использовании в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготовленных с помощью электронно-вычислительной техники», где уже в п. 1 сказано, что если для разрешения спора требуется подлинник документа, то суду должен быть представлен первый экземпляр.

Разъяснения по вопросу копии и подлинника (первого экземпляра) электронного документа даны в постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 20.09.2011 № 5365/11:

  • если документ первоначально создан на бумажном носителе, а лишь затем переведен в электронную форму, причем путем сканирования, то копией документа является именно электронное изображение, так как сам документ изначально создан на бумажном носителе, а лишь затем переведен в электронную форму путем сканирования. В данном случае оригиналом является документ на бумажном носителе, а ­документ в электронном виде – копией;
  • если электронный документ изначально создается в электронном виде, он и является оригиналом, а распечатка на бумажном носителе – его копией.

Однако и здесь все не так просто: если мы говорим о документе, имеющем юридическую силу, то он становится таковым лишь в случае его оформления в надлежащем порядке.

В Федеральном законе № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» установлены 3 вида электронной подписи (далее – ЭП):

Таблица 1

Сравнение 3-х видов электронной подписи

СвернутьПоказать
Сравнение 3-х видов электронной подписи

Согласно ст. 6 закона об ЭП, простые и неквалифицированные подписи на электронном документе заменяют бумажный документ, подписанный собственноручной подписью, только в случаях, прямо оговоренных законом, или по соглашению сторон (например, прописанному в договоре). А вот усиленная квалифицированная подпись может рассматриваться как аналог подписи и печати на бумажном оригинале (т.е. электронный документ с такой подписью «сгодится» для любых случаев кроме тех, ­когда обязателен бумажный документ).

Однако согласно ст. 2 того же закона электронная подпись – это всего лишь «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию». То есть криптоключами и иными механизмами мы защищаем саму подпись, а не текст документа, присоединенного к ней. Поэтому, когда возникает вопрос о факте получения / отправки электронного документа, заверенного электронной подписью, или его содержании, мы сталкиваемся с традиционными проблемами электронных документов, отдельные варианты решения которых мы приводим в данной статье.

К сожалению, многие, цепляясь только за ст. 6 закона об ЭП, наивно полагают, что подписание файла (например, вордовского файла с текстом договора) электронной подписью, особенно самой защищенной – усиленной квалифицированной, автоматически делает его полноценным электронным документом и неоспоримым доказательством в суде. Но здесь нужно учесть следующие тонкости:

  • если электронный документ подписан ЭП в защищенной информационной системе в статусе оригинала, то к нему нет вопросов,
  • но если вы должны «вынуть» его из защищенной системы для предоставления в суде или отправки контрагенту, то потребуются дополнительные действия по заверению;
  • если вы пересылаете вордовский файл, подписанный ЭП по открытым каналам электронной почты, то наличие ЭП не запретит профессиональным злоумышленникам его подделать:
    • содержание документа может быть изменено на фоне неизменной подписи. Рассказы IT-компаний о невозможности этого, мягко говоря, не соответствуют действительности, можно только повысить сложность подделки, но не исключить ее полностью (все будет ­зависеть от цены вопроса и квалификации специалистов);
    • профессионалы могут даже заверить вашей электронной подписью чужой текст, и вам придется доказывать, что вы этого не писали.

Для придания юридической значимости электронной переписке:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.