• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» май 2016
  • Рубрика Информационные технологии

Конструктивный подход к организации хранения электронных документов

Окончание статьи, начало в № 4` 2016

При недостаточной проработке отечественной нормативно-методической базы компаниям сложно организовать грамотное хранение своих электронных документов (особенно долгосрочное). Но ждать у моря погоды уже нет возможности – действовать нужно сейчас! Потому наши советы могут оказаться для вас бесценными.
В предыдущем номере журнала мы рассказали, на какие принципиальные моменты нужно обратить внимание, как выбирать форматы электронных документов и носители информации. А в этом майском номере журнала переходим к формулированию требований к метаданным, обеспечению сохранности документов, подписанных ЭЦП / УЭП, обеспечению целостности и аутентичности, выбору системы и инструментов для электронного архива. Кроме того, поясним, как относиться к облачным решениям.



Требования к метаданным

Очень серьезным является вопрос о составе метаданных, сохранность которых необходимо обеспечить вместе с электронными документами. Каждая из функциональных возможностей СЭД/ECM/ERP-систем обычно поддерживается своим набором метаданных. Ключевыми являются метаданные:

  • обеспечивающие идентификацию, целостность и аутентичность документа, в т.ч. отражающие его взаимосвязи с другими документами;
  • позволяющие структурировать документы и эффективно отыскивать информацию;
  • поддерживающие управление доступом (например, грифы);
  • поддерживающие отслеживание сроков хранения;
  • помогающие планировать действия по обеспечению долговременной сохранности.

В самих информационных системах метаданных может быть очень много, и далеко не все они необходимы для обеспечения архивного хранения и использования документов. Из них следует отобрать для ­сохранения разумный минимум.

Электронные документы включают в себя контент и неразрывно связанные с ним метаданные. Обязательным условием авторитетности ­документов является наличие следующих метаданных:

  • описание контента документа;
  • структура документа (его форма, формат и взаимосвязи между образующими его компонентами);
  • деловой контекст, в котором документ был создан / получен и использовался;
  • взаимосвязи с другими документами и метаданными;
  • деловые операции и события, в которых документ участвовал за время его существования.

Обеспечение сохранности документов, подписанных ЭЦП / УЭП

К сожалению, проблема обеспечения сохранности документов, подписанных усиленными электронными подписями, во всем мире пока еще не решена. Тем временем в России сфера применения электронной подписи все время расширяется, охватывая и документы ­длительного и ­постоянного срока хранения!

В первую очередь нужно обратить внимание на следующее:

  • в любом случае необходимо сохранить электронный подлинник с его оригинальной электронной цифровой подписью – обычно с усиленной электронной подписью (ЭЦП / УЭП). При возможности желательно создать и сохранить документы, подтверждающие успешную ­проверку подписей в определенный момент времени.
  • при использовании ЭЦП / УЭП необходимо обратить внимание на такие документы как сертификаты ключей проверки подписи, списки отозванных сертификатов и онлайн-квитанции, подтверждающие действительность сертификатов. Эти документы могут понадобиться, если возникнет необходимость провести повторную проверку подписи, особенно в тех случаях, когда срок действия сертификата уже истек.

В настоящее время среди специалистов обсуждаются следующие подходы к хранению документов, подписанных ЭЦП / УЭП:

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.