• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2016
  • Рубрика Современное делопроизводство

Регламентируем систему контроля исполнения документов

  • 0 комментариев
  • 70 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Окончание статьи, начало в № 5` 2016

Как организовать современную систему контроля исполнения? В первой части статьи в прошлом номере журнала мы разобрались с видами и типами контроля, какими документами регламентируется контроль в небольшой и крупной организациях. В этом номере журнала перейдем к основным элементам контрольной работы, которые должны быть отражены в составе разделов Регламента контроля исполнения документов и поручений. Особое внимание уделим тому, что ставить на контроль, и срокам исполнения.


Основные термины

В практике контрольной работы широко применяется стандартизированное определение термина по ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

См. ответ на вопрос «Общие правила исчисления сроков исполнения в управлении и в делопроизводстве»

Определение является не совсем корректным, оно дается методом «само из себя». В нем не отражены два аспекта контроля исполнения, которые в нем всегда присутствуют:

  • контроль исполнения по существу принятых решений (управленческий контроль, отвечающий на вопросы: «правильно – неправильно», «достигнут ожидаемый результат – результат не достигнут или получен иной результат по сравнению с поручением / резолюцией»);
  • контроль исполнения по срокам (традиционный делопроизводственный сроковый контроль, отвечающий на вопрос «вовремя – невовремя»).

Практика последних лет показала, что службы делопроизводства осуществляли контроль исполнения документов фактически в обоих аспектах, хотя руководители должны были бы руководствоваться предоставленной ими статистикой «вовремя – невовремя», а остальное «делать сами»1.

См. статью «Регламентация использования электронной почты: советы юриста»

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» контроль движения и использования документов в информационной системе определяется исключительно в технологическом аспекте как:

  • контроль действий с документами и информацией о них в системе;
  • контроль местоположения документов.

Контроль действий предполагает проверку:

  • этапов исполнения решений или выполнения операций, зафиксированных в документе;
  • распределения ответственности за действия между исполнителями в соответствии с их правами доступа в системе;
  • фиксирования дат предполагаемого и реального исполнения.
См. статью «Запрещаем работникам использовать интернет в личных целях»

А контроль местоположения означает фиксирование факта включения документа в СУД / СЭД2 и фактов совершения операций с ним: регистрации, направления на рассмотрение (резолюция), исполнения, передачи и направления на хранение под ответственность исполнителя.

Назначение контроля в информационной системе (ИС) по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 сформулировано как:

  • идентификация невыполнения требуемых действий;
  • обеспечение поиска документов;
  • предотвращение утраты документов;
  • мониторинг работы в ИС в целях ее «сохранения» в качестве инструмента управления документами и защиты информации.
См. статью «Договорная работа: современный подход и регламентация»

То есть СУД / СЭД может предоставлять в форме отчетов независимо от исполнителя совершенно объективную информацию, позволяющую оценивать и «исполняемость» решений руководства, и уровень исполнительской дисциплины сотрудников. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет СУД исключительно как информационную систему, поддерживающую операции работы с документами, поэтому контроль за технологией выполнения этих операций является важнейшим и обязательным функциональным требованием.

Пример 1

Термины и примеры их определений для включения в раздел «Термины и определения» Регламента контроля исполнения документов и поручений

СвернутьПоказать

исполнитель – сотрудник организации, осуществляющий действия по исполнению принятого решения и / или подготовку проекта документа;

ответственный исполнитель – в случае исполнения решения / поручения несколькими лицами, ответственный исполнитель руководит этим процессом и несет ответственность за его результат;

исполненный документ – документ, работа с которым завершена;

контроль – управленческая функция, которая осуществляется в организации с целью обеспечения ее управляемости, поддержания организационного порядка, технологической и исполнительской дисциплины;

контроль исполнения – совокупность управленческих действий и технологических операций, с помощью которых проводится проверка соответствия действий исполнителей установленным в организации нормам и правилам, указаниям вышестоящих руководителей, а также формулируются предложения по их совершенствованию;

контроль исполнения документов – совокупность управленческих действий и технологических операций, с помощью которых обеспечивается соблюдение сроков действия / актуальности и сроков осуществления указаний и действий по исполнению принятых / документированных управленческих решений и исполнению / подготовке проектов документов;

контрольная служба – структурное подразделение организации, осуществляющее административный контроль сроков действия / актуальности и сроков исполнения документов и документированных управленческих решений;

резолюция – указание уполномоченного должностного лица по исполнению документа, оформленное на нем; реквизит документа, оформляющий управленческое решение, принятое уполномоченным должностным лицом организации;

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.