• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2016
  • Рубрика Информационные технологии

Создаем для документа предметный указатель средствами MS Word

Предметный указатель в локальном нормативном акте поможет пользователю легко ориентироваться и быстро находить нужную информацию. Мы наглядно покажем вам, как его создать и поддерживать в актуальном состоянии средствами MS Word.


В конце каждого уважающего себя учебника, энциклопедии, научной или научно-популярной книги, изданных в старом добром «бумажном» виде, есть список терминов, которые фигурируют в тексте, с указанием страниц, на которых эти термины встречаются. Не всегда нужное читателю понятие можно найти в оглавлении, зато почти наверняка его можно обнаружить в предметном указателе.

См. статью «Делаем ЛНА более наглядным» про использование скриншотов (фотографий изображений экрана)
См. статью «Удобная навигация по ЛНА: возможности Microsoft Word», чтобы создать оглавление и систему внутритекстовых ссылок, которые избавят пользователя от утомительной прокрутки страниц в поисках нужных фрагментов

Примером предметного указателя может служить тот, что расположен в конце привычного нам Перечня типовых управленческих архивных документов со сроками хранения:

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

предметный указатель
предметный указатель

Цифры в конце строк в данном случае – не страницы Перечня, а номера его статей, в которых указан срок хранения конкретной разновидности документа.

Посмотрим, как работает предметный указатель на примере информационных писем (отмечены выше знаком «!»). Они фигурируют в статьях 504 и 535, но слово «письма» там находится далеко не в начале текста статьи:

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

Электронный формат позволяет пользователю пойти еще дальше и немедленно, в один клик, перейти из предметного указателя не только на страницу, где содержится искомый термин, но и прямо к соответствующему абзацу. Такой предметный указатель мы и научимся создавать на примере основополагающего локального нормативного акта (ЛНА) по ДОУ – Инструкции по делопроизводству. Принципы создания указателя в версиях Microsoft Word 2007 и 2010 одинаковы.

Когда составлять предметный указатель?

Вопрос, который сразу возникнет у авторов ЛНА: предметный указатель делается во время работы над текстом документа или после, одновременно с вычиткой? По нашему опыту, лучше совместить эти подходы и помещать термины в указатель после того, как будет написан один раздел ЛНА. При вычитке большого текста велик шанс что-то упустить, а при наборе текста отвлекаться на указатель не очень удобно. Впрочем, при том же наборе можно помечать термины, например, «маркером», чтобы потом сразу найти их и поместить в ПУ.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.