Бухгалтерия – одно из самых дисциплинированных подразделений по работе с документами. Независимо от того, единицы ли документов (как у ИП) или многие тысячи (как у крупных предприятий), в бухгалтерии все должно быть в порядке. Составление номенклатуры и формирование дел в соответствии с ней очень помогает не только держать документы в порядке, но и не допускать ошибок при хранении и уничтожении документов.
Любой бухгалтер прекрасно знает, что бухучет любит точность и порядок. Бухгалтерская и финансовая документация находятся на самом высоком уровне среди других документов. Связано это с необходимостью направлять отчетность в различные госорганы, поэтому и к условиям, и к срокам хранения бухгалтерских документов особое внимание. Ведь при ненадлежащем хранении документов есть риск нарваться на штраф. Хорошо, если все требования к бухучету соблюдаются на должном уровне, но как быть, когда компания небольшая (организация или ИП)?
Часть 3 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете) призывает все экономические субъекты обеспечивать безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Поэтому независимо от величины бизнеса порядок в делах – это не только часть успеха, но и обязанность.
Часто бывает, что бухгалтер работает с несколькими организациями и ИП и является бухгалтером в единственном числе, поэтому весь объем работы предоставлен ему. Порой кажется, что и дел-то там не так много, но, приблизившись к проблеме, мы увидим, что объем документов достаточен, чтобы привести их к какому-то перечню, именно для этого и создадим такую номенклатуру, которая будет служить справочником заведенных дел и их сроков хранения.
Срок и правила хранения
Для начала коротко рассмотрим сроки и правила хранения бухгалтерских документов. Для удобства приведем две таблицы (о сроках хранения бухгалтерских документов и порядке хранения первичных учетных документов).
Таблица 1. Сроки хранения бухгалтерских документов
Таблица 2. Порядок хранения первичных учетных документов .1