• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июль 2016
  • Рубрика Права и обязанности

Формирование службы делопроизводства «с нуля» и «под ключ»

Многие из нас в своей профессиональной практике сталкиваются с необходимостью сформировать службу делопроизводства или перестроить ее. И тогда возникают вопросы: какое наименование и организационную структуру выбрать? как обосновать численность? как найти людей?


В данной статье попробую поделиться своим опытом о том, как сформировать службу делопроизводства «с нуля» и «под ключ».

Организационная структура службы делопроизводства

Для начала разберемся с наименованием будущего подразделения. В организациях разных организационно-правовых форм на практике можно встретить всевозможные варианты: «секретариат», «канцелярия», «отдел документооборота», «управление делами» или «управление организации делопроизводства», «служба документационного обеспечения управления» или «служба делопроизводства» и др. А иногда специального самостоятельного подразделения, ответственного за организацию делопроизводства, вовсе нет, а в штате какого-нибудь отдела есть секретарь или помощник, на которого и возложена обязанность по ведению делопроизводства.

Что говорит на этот счет действующее законодательство и имеющиеся нормативы?

Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27.04.1988 и утвержденной приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33 (в настоящее время документ не утратил силу и носит рекомендательный характер, далее – ГСДОУ), документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации (пункт 5.1). А в пункте 1.4 Примерного положения о службе документационного обеспечения управления (являющегося приложением к ГСДОУ) указано, что:

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Государственная система документационного обеспечения управления (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 и утверждена приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33)

В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие службы документационного обеспечения:

в министерствах и ведомствах СССР, союзных и автономных республик – управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

<. . .>

в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, дано следующее определение: «служба делопроизводства – структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти» (пункт 4).

Ну и, наконец, в постановлении Минтруда РФ от 25.11.94 № 72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления» указывается, что «служба документационного обеспечения управления учреждения независимо от формы собственности может действовать на правах самостоятельного структурного подразделения или выполняться одним лицом» (абзац первый раздела 2).

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.