• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июль 2016
  • Рубрика Формула успеха

Реформируем 8-часовой рабочий день

  • 0 комментариев
  • 3693 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Задумывались ли вы когда-нибудь, почему на большинстве предприятий рабочий день составляет 8 часов? Можно, конечно, объяснить это требованиями трудового законодательства, но ведь и они откуда-то взялись.
Предлагаем вам оптимальным образом учесть биоритмы «жаворонков» и «сов», а также ультрадианные ритмы при планировании рабочего дня. В награду вы получите сокращение издержек, мотивацию и повышение эффективности работы персонала!



Формула 8×3, или 8/8/8

Для начала давайте вспомним уроки истории. В конце XVIII – начале XIX века рабочий день на предприятиях составлял от 14 до 16 часов. Причем трудились в таком режиме и дети, и взрослые, а заводы и фабрики работали круглосуточно. Это то самое время промышленной революции. Именно тогда Роберт Оуэн, педагог и философ, начал активно пропагандировать ограничение на использование детского труда, а затем и придумал идею 8-часового рабочего дня, мотивируя такой подход равномерностью распределения времени суток: 8 часов на работу, 8 – на сон, 8 – на восстановление, то есть на отдых. Нужно отметить, что его идея распространения не получила, как и поддержки со стороны работодателей. Объяснить это несложно: выгода была первична, а при пристальном рассмотрении рационализаторского предложения выходило, что люди будут работать меньше, а значит, прибыльность бизнеса упадет. Не спасли положения даже явно успешные эксперименты Оуэна, подтверждающие преимущества его предложения.

Идея Оуэна 8/8/8 была применена в 1914 году Генри Фордом на его заводах Ford Motors. Инновация была весьма рискованной. Фактически Форд уменьшил количество рабочих часов, при этом сохранив заработную плату, что на практике означало ее удвоение. Но при этом он смог увеличить прибыль предприятия вдвое!

Сегодня можно восхититься заботой Генри Форда о своих сотрудниках, но на самом деле им двигало вовсе не человеколюбие. В 1926 году Форд в своем интервью журналу «World’s Work» объяснил истинные причины отказа от прежней системы и перехода к пятидневной 40-часовой рабочей неделе. Он рассказал, что в условиях роста рынка необходимо дать людям свободное время и финансовые возможности для того, чтобы они могли покупать и использовать потребительские товары, к которым относились и производимые им автомобили. По сути, часть денег автоматически возвращалась на его же предприятие.

Нельзя не отметить, что такой подход к организации рабочего процесса стал еще и огромным конкурентным преимуществом для компании Форда в качестве работодателя. Лучшие работники шли устраиваться именно к нему.

Столь явные успехи Ford Motors стали образцом для других производств, которые тоже начали вводить 8-часовой рабочий день1. Постепенно это стало стандартом. В России этот стандарт был введен одним из первых декретов Советской власти.

Итак, никаких объяснений 8-часовому рабочему дню с точки зрения науки, биоритмов по большому счету нет. Если, конечно, не считать эксперименты Оуэна полуторавековой давности. Может, стоит пересмотреть принятые стандарты с точки зрения эффективности? Тем более что меняющиеся экономические реалии явно подталкивают к этому.

Эффективность и время

Работать дольше или работать эффективнее? Это не дилемма. Есть разные типы трудовой деятельности, требующие, соответственно, различного подхода. Очевидно, что, например, для ночного сторожа или консьержки основным параметром эффективности служит «отсиживание» необходимого времени на рабочем месте, то есть банальное присутствие на работе. Но большинство специальностей требуют совершенно иных компетенций, и эффективность персонала измеряется выполненными задачами.

Надо сказать, что буквально 20 лет назад рабочий процесс серьезно отличался от нынешнего. Развитие сети Интернет и программного обеспечения внесло свои коррективы в результативность и скорость работы. Некоторые действия либо полностью потеряли свой смысл, либо стали занимать в разы меньше времени. Электронная почта, коммуникация компьютеров по внутрифирменной сети, мобильная связь, доступность информации в интернете, наличие программ обработки данных отменили необходимость оффлайн-контактов между людьми, передвижений по городу и даже командировок. В результате этого появилась обособленность отделов и структур внутри компании.

Приведем пример. Если раньше отчетность, информация, плановые расчеты передавались между отделами и подразделениями компании исключительно на бумаге, то в настоящее время это свелось к нажатию кнопки отправки электронного сообщения либо внесению данных в электронные базы. Таким образом высвободилось огромное количество времени и человеческой энергии при сохранении длительности рабочего дня! Остается открытым вопрос о том, был ли существенно увеличен объем выполняемых человеком рабочих задач?

Если сравнить работу машины и деятельность человека, есть одно существенное отличие. Машина работает линейно, человек – циклично. Для процесса, когда человек наблюдает и управляет работой машины, механизма, 8-часовой рабочий день вполне хорош. Машина не устает, не переключает внимание, не зависит от биоритмов. А человек? Зачастую, когда работодатель пытается увеличить производительность подчиненного, он автоматически, не задумываясь, делает ставку на удлинение его рабочего дня. Но многочисленные исследования уже подтвердили, что объем работы, сделанной за 8 и за 10 часов, существенно не отличается, впрочем, как и количество задач, решенных за 6 и за 8 часов. Так с чем же связана эффективность работника?

Биоритмы человека

Ни для кого не секрет, что люди имеют различные биоритмы. Противоположные типы называют «жаворонками» и «совами».

При этом считается, что любую «сову» можно переделать под соответствие принятым нормам. С детства «совят» поднимают в детский сад, потом в школу, а затем они вынуждены приспосабливаться к стандартному рабочему дню. «Совы» раскачиваются примерно к полудню, после чего наступает пик их деловой и мозговой активности. Думаете, эта «болезнь» излечима регулярным режимом дня? К сожалению, чаще всего нет.

Разделение людей на «жаворонков» и «сов» заложено генетически. Открытие «гена внутренних часов» было сделано относительно недавно, в последнее десятилетие. При этом у «жаворонков» внутренние сутки длятся 24 часа и даже чуть меньше, у «сов» же они составляют 25-26 часов («отложенная фаза сна», если выражаться научным языком), именно с этим связаны отличия периодов сна и бодрствования. Как раз за этот цикл и отвечает вышеозначенный ген.

«Жаворонки» легко просыпаются утром раньше звонка будильника, никогда не просыпают начало рабочего дня, но бодрствовать вечером совершенно не в состоянии. Такой тип поведения называется «синдром наследственной расширенной фазы сна».

В Таблице 1 описан распорядок внутренних биологических часов «жаворонков». Если речь идет о «совах», то придется сдвинуть все временные параметры на 3, а то и на 5 часов вперед.

Таблица 1

Распорядок внутренних биологических часов «жаворонков»

СвернутьПоказать
Распорядок внутренних биологических часов «жаворонков»

Стандартные требования современного рабочего дня подстроены под типичных «жаворонков», для них работа с 8.00 до 17.00 (или с 10.00 до 19.00) комфортна и, в принципе, они могли бы даже приходить на работу раньше 8.00.

«Совы» же, приходя в офис к началу рабочего дня, еще несколько часов пребывают в полудреме, накачивая себя кофе. То есть говорить об их эффективной работе не приходится. А между тем, согласно статистике, 44% женщин и 37% мужчин являются именно «совами»! Это означает, что едва ли не половина коллектива компании, придя на работу к требуемому времени, еще несколько часов (а если быть более точными, до трети всего рабочего дня) тратят вовсе не на решение задач, а на бессмысленную борьбу с собственными биоритмами. При этом большинство «сов» оказываются обвиненными в лени только оттого, что не в состоянии сконцентрировать внимание в те часы, когда «деловой мир пребывает в активности». Однако дело здесь, как вы уже понимаете, не в лени.

«Совы» зачастую оказываются гораздо более эффективными работниками, чем «жаворонки». После десяти часов бодрствования у «жаворонков» резко снижается концентрация внимания, у «сов» же после аналогичного периода без сна она сохраняется на достаточно высоком уровне. То есть продуктивность этих двух типов отличается именно по активности в разное время суток.

Современный подход к планированию рабочего дня офиса, к сожалению, никак не учитывает такой особенности разных людей. При этом эффективность решения задач резко снижается.

Ультрадианные ритмы

Вспомним о цикличности человеческой жизни, в том числе, работоспособности. Ритмы длительностью менее суток называются ультрадианными. Наиболее изучен ритм, который формирует структуру сна, – это чередование быстрого и медленного сна. Но абсолютно тому же ритму подчинены колебания работоспособности у человека в период бодрствования. Цикл таких колебаний – от 90 до 100 минут. О чем это говорит? На одной задаче человеческий мозг может быть сосредоточен от 90 до (максимум) 120 минут. Далее необходимо 20–30 минут для отдыха или смены вида деятельности.

Если использовать данную особенность мозга грамотно, можно значительно увеличить эффективность работы. Есть и еще один существенный момент. При решении любого вопроса желательно избегать многозадачности. Максимальная продуктивность достигается при:

  • решении одной задачи в течение 90–120 минут,
  • затем переключение на 20–30 минут на менее важные вопросы,
  • а после снова включение в предыдущую задачу, либо переключение на новую объемную проблему.

В таком ритме способности мозга используются по полной программе. Если же при этом еще и учитываются биоритмы индивида, то это является идеальной организацией управления по целям.

«Список счастья»

Кстати, существуют исследования, отслеживающие уровень счастья индивида. Вот то, что делает человека ежедневно счастливым:

  • малое количество рабочих вопросов,
  • возможность работать над важной для компании задачей,
  • достаточное время на сон,
  • творческие задачи,
  • фокусированная работа,
  • время на общение с семьей и друзьями,
  • занятия спортом,
  • здоровое питание.

Согласитесь, что управление по коротким задачам в соответствии с ультрадианными и биоритмами полностью соответствует этому «списку счастья».

Короткие задачи и долгосрочные цели

Осуществляя управление по долгосрочным целям и плановым показателям, мы пытаемся задаться вопросом, за какой промежуток времени сотрудник в реальности способен решить ту или иную задачу. Но как говорится в известной шутке, «я решу этот вопрос за два часа в течение двух недель».

См. статью «Ментальные ловушки»

У большинства работников нет желания увеличить свою продуктивность, поэтому они «растягивают удовольствие» и вместо того, чтобы сразу взяться за работу, откладывают ее на потом или делают слишком долго. Связано это с множеством факторов, в их числе ментальные ловушки сознания, наличие других важных дел, неумение планировать, усталость, многозадачность. Именно с этим борется принцип управления по коротким задачам. Объясним его суть.

Руководитель ставит перед подчиненными короткие задачи, на решение которых уходит порядка 90–120 минут, соответственно, за день подчиненный решает 3–4 таких задания, за которые и отчитывается. Просмотр корреспонденции, чаепития и перекуры попадают в 20-минутные периоды между 100-минутками. Можно поспорить, что не во всех отделах компании возможно внедрение такого принципа, однако, если про­анализировать более внимательно, то окажется, что в большинстве видов деятельности это более чем реально.

Подстройка под новый ритм требует некоторого времени, но эффективность того стоит!

Шесть или восемь?

Последние исследования физиологов и психологов говорят о том, что при максимальном повышении эффективности использования рабочего времени человек в состоянии продуктивно трудиться 5-6 часов в сутки. Например, в Швеции и некоторых других странах Европы компании активно переходят на 6-часовой рабочий день при сохранении оклада и количества выполняемой работы. Эффективность самого предприятия при этом не только не снижается, но даже повышается.

Как говорят сторонники данного подхода, человек не в состоянии фокусироваться на выполнении заданий в течение 8 часов. Он начинает перемежать работу с другой деятельностью, зачастую бессмысленной и еще больше утомляющей.

Все руководители организаций, в которых внедрена система 6-часового рабочего дня, отмечают рост энтузиазма у сотрудников. Это связано с тем, что они уходят с работы не «выжатыми, как лимон», а поэтому на следующий день идут на службу с большей мотивацией. Также отмечается снижение количества конфликтов на рабочих местах и повышение уровня удовлетворенностью жизнью в целом.

Как и в случае с инновационным для своего времени предложением Генри Форда, 6-часовой рабочий день является конкурентным преимуществом перед другими работодателями. Сотрудники, почувствовавшие увеличение свободного времени, не желают менять место работы.

Итак, к плюсам 6-часового рабочего дня стоит отнести увеличение концентрации на выполняемой работе, повышение мотивации, улучшение климата в коллективе, прогрессирующую результативность деятельности.

А для работодателей в сложных экономических реалиях это может стать поводом для пропорционального уменьшения оклада. Только нельзя его уменьшать вместе с продолжительностью рабочего дня тем, кто привык получать и трудиться больше. Лучше начать применение этого подхода к вновь нанимаемым работникам. Желающие найдутся! Потому что семейные обстоятельства у всех разные, а такой режим работы лучше позволяет сочетать личную жизнь с карьерой. Тогда режим рабочего времени по организации останется прежним, а «экспериментируемым особям» его специфику можно будет прописать в трудовом договоре. Такой плавный переход поможет вам сэкономить на фонде оплаты труда, сохранив или даже повысив эффективность деятельности, а заодно нащупать «плюсы» и «минусы» такого подхода, возможности стыковки «стандартных» работников с теми, у кого рабочий день сокращен.

Биоритмический рабочий день

Итак, 8-часовой рабочий день не отвечает критериям экономической и личной эффективности в новых условиях. Какие же варианты выхода из данной ситуации существуют? Их масса, можно, например, совместить управление по коротким задачам с биоритмическим рабочим днем.

Чтобы понять, к какому биоритмическому типу относится сотрудник, соответствующие вопросы должны быть включены в план собеседования при приеме на работу. Также необходимым становится заполнение тестов на принадлежность к «совам» или «жаворонкам».

Рабочий день делится на 3 разных режима. Для отделов, в которых преобладают внутренние рабочие процессы, внедряются 2 смены по 6 часов:

  • первый режим для «жаворонков» – с 7.00 до 13.00 без перерыва на обед. При этом рабочие процессы дробятся позадачно: с 7.00 до 9.00 – одна внутренняя задача плюс 20-минутный перерыв на кофе, с 9.00 до 13.00 еще две задачи (внутренних или внешних) с перерывом между ними. Таким образом, за рабочий день сотрудник решает 3 коротких задачи;
  • второй режим для «сов» – с 13.00 до 19.00 без перерыва на обед. С 13.00 до 15.00 (время обеда в большинстве компаний) – одна внутренняя задача и 20-минутный перерыв, с 15.00 до 19.00 – еще две задачи и перерыв.

Третий режим предназначен для отделов, в которых преобладают внешние рабочие процессы, общение с другими организациями, подвязанными под стандартный рабочий день. В них остается прежний, 8-часовой режим.

Весомые «плюсы»

Теперь о плюсах данной системы. Первым каждодневным стрессом любого жителя мегаполиса является путь от дома до работы по пробкам или в переполненном общественном транспорте. Еще до начала рабочего дня человек получает не только стресс, но и существенно расходует ту эмоциональную, психическую, физическую энергию, которую он мог бы потратить на работу. К 7.00 на работу едет гораздо меньше людей, нежели к 9.00. А это означает отсутствие пробок на дорогах и давки в общественном транспорте, сохранение нервов и уменьшение вероятности опоздать.

Подстройка под биоритмы гарантирует повышение эффективности труда, но кроме всего прочего, в период с 7.00 до 9.00 можно добиться полной монозадачности, так как отвлекающие факторы в это время минимизированы (телефон отвлекать не будет, а почтовые уведомления легко можно игнорировать). Таким образом, в самые продуктивные для «жаворонка» часы он будет работать, а не стоять в многокилометровой пробке.

Отсутствие обеда также отчасти можно считать плюсом, так как он является «наградой» по окончании рабочего дня. Далее у человека высвобождается половина дня для общения с семьей, самообразования, хобби.

Для «сов» также появляется множество преимуществ. Им не нужно преодолевать утренний стресс пробуждения. На работу они приезжают в активном состоянии и выполняют задачи в самое продуктивное для себя время, а затем, по окончании рабочего дня могут позволить себе ужин, поход на ночной сеанс в кинотеатр или любое другое комфортное ночное времяпрепровождение (возможность утреннего долгого сна это позволяет).

При 8-часовом рабочем дне наличие в середине обеденного перерыва «вырывает» дополнительные продуктивные часы работы. Помимо целого часа на обед, нужно учитывать снижение работоспособности перед перерывом (минимум за 10, а то и за 30 минут до начала сотрудники начинают готовиться к нему), а затем такой же период после – для включения в работу. Таким образом, фактически на обед уходит не час, а 1,5-2 часа, которые при этом оплачиваются работодателем. Не проще ли официально сократить рабочее время на 2 часа, получив при этом приличное количество бонусов в эффективности?

Помимо этого, применение многорежимности (две смены по 6 часов) позволяет, сократив рабочий день отдельных сотрудников, увеличить время работы предприятия в целом. Если при восьмичасовом рабочем дне компания функционирует с 8.00 до 17.00 или с 10.00 до 19.00, то при двухсменке по 6 часов это время можно увеличить до 12-часового рабочего дня. Нужно отметить, что эта схема очень удобна и при работе с клиентами из городов, находящихся в другом часовом поясе. При таком подходе значительно возрастают конкурентные преимущества компании.

Для тех, кто думает, что 6-часовой день – это нововведение современного общества, скажем, что в те времена, когда Генри Форд ввел 8-­часовой рабочий день, Уилл Келлог на своих предприятиях ввел 4 смены по 6 часов, сохранив заработную плату на прежнем уровне. Таким образом, компания работала круглосуточно, а Келлог создал много новых рабочих мест и сократил издержки. К слову сказать, это был 1930 год.

Еще одним плюсом данной системы является то, что у сотрудников до минимума снижается необходимость отпрашиваться с работы для решения личных вопросов, будь то поход к врачу или посещение государственных организаций. Наличие почти половины рабочего дня в качестве свободного времени позволяет сотруднику распоряжаться им по своему усмотрению.

Нельзя не отметить и выгоды в отношении поиска сотрудников. 6-часовой рабочий день удобен для семей с маленькими детьми. Это возможность проводить больше времени с ребенком, водить его в различные секции и кружки, совместно выполнять домашние задания.

Неоспоримым преимуществом для человека является и то, что он застает часть светового дня (тогда как при стандартном 8-часовом рабочем дне светлое время суток он проводит в офисе). Доказано, что дефицит солнечного света приводит не только к депрессиям, снижению иммунитета, но и к набору лишнего веса и даже возникновению диабета (при сбоях в режиме сна и бодрствования). Для руководителя новый режим работы будет означать снижение количества оплачиваемых больничных листов.

Кстати, если говорить о биоритмическом режиме работы (напомним, что это не только деление на «сов» и «жаворонков», но и ультрадианные ритмы), то он положительно влияет на состояние здоровья, повышает общий эмоциональный фон, восстанавливает работоспособность.

* * *

Если на предприятии вводится инновационный рабочий день, его идеально сочетать с управлением по целям. Для этого руководству придется пересмотреть систему целеполагания в компании, упорядочив короткие задачи под ультрадианные ритмы, и установить KPI под эти цели. Однократное переформатирование рабочих процессов под биоритмы позволит существенно повысить результативность персонала. Кроме того, освободившееся время можно рекомендовать сотрудникам использовать для обучения и повышения компетенции.

Любые переломные моменты в экономике стран – это требование быть более гибким и отказываться от классических схем ведения бизнеса. Новое время нацеливает на кастомизацию отношений и с клиентами, и с собственными сотрудниками для повышения результативности, мотивированности и, в конечном итоге, прибыльности бизнеса. Стимулом для руководителей применять биоритмическую систему труда служит использование максимального потенциала сотрудника на пике его активности, а также снижение издержек и простоев в работе.


Сноски

СвернутьПоказать
  1. Кроме успеха Генри Форда появился еще один весомый аргумент! На европейскую элиту произвели сильное впечатление события в «соседней» России 1905–1907 годов (началом которых стало «Кровавое воскресенье», потом стачечное движение приняло широкий размах, в армии и на флоте произошли волнения и восстания, в конечном итоге была реформирована Конституция и учрежден Парламент). А потом революция 1917 года и Гражданская война вконец убедили западную экономическую элиту, что дешевле будет улучшить условия жизни своего пролетариата, чем довести ситуацию до кипения. И получилось, что мы в очередной раз своей кровью заплатили за благополучие Европы. Вернуться назад

Бесплатно 1 номер журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.