• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» август 2016
  • Рубрика Права и обязанности

Формирование службы делопроизводства «с нуля» и «под ключ»

Окончание, начало в № 7` 2016

В заключительной части статьи автор описывает спектр документов, которыми следует руководствоваться и которые нужно разработать руководителю службы ДОУ для регламентации ее деятельности: Положение о подразделении и должностные инструкции работников, документы по охране труда и «нормам выработки», регулирующие технологию ДОУ на государственном и внутрикорпоративном уровнях, устанавливающие административную ответственность за ненадлежащее хранение документов.


Положение о подразделении и должностные инструкции работников

Основными задачами службы документационного обеспечения управления (службы ДОУ), согласно ГСДОУ, являются внедрение единого порядка работы с документами в организации, а также совершенствование форм и методов работы с ними.

Однако все задачи подразделения, его права и функции в каждой организации обязательно регламентирует Положение о подразделении. Разработать его, естественно, должен руководитель службы ДОУ, т.к. лучше него никто не знает специфику работы. Каких-либо требований к данному Положению законодательством РФ не установлено, но они могут устанавливаться в локальных нормативных актах (ЛНА) самой организации. Разработанное Положение о службе ДОУ надо обязательно согласовать с кадровой службой и юридическим подразделением.

Как правило, Положение о подразделении содержит следующие разделы:

  • общие положения, где описывается организационная структура подразделения, подчинение, указываются нормативно-правовые документы, которыми оно руководствуется в своей деятельности;
  • задачи подразделения;
  • функции подразделения;
  • права и обязанности подразделения (где в т.ч. отражаются права на подписание каких-либо документов или на наличие у подразделения какой-либо печати);
  • ответственность подразделения (здесь прописывается ответственность сотрудников и особенно руководителя за неисполнение возложенных функций и задач).

Утверждается Положение (как и любой нормативный документ организации) путем оформления (согласно п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003):

  • руководителем организации грифа утверждения непосредственно на этом документе (как показано в Примере 6) либо
  • путем подписания им соответствующего распорядительного документа (тогда в грифе на Положении дается ссылка на этот приказ, как в Примере 5).
Пример 5

Гриф утверждения распорядительным документом

СвернутьПоказать
Гриф утверждения распорядительным документом
Пример 6

Положение об отделе документационного обеспечения управления

СвернутьПоказать
Положение об отделе документационного обеспечения управления Положение об отделе документационного обеспечения управления

В написании же должностных инструкций могут помочь профессиональные стандарты.

Подробнее о профессиональных стандартах см. в первой части данной статьи, а также в статье «Секретарь и делопроизводитель: функциональные обязанности по профессиональному стандарту»

Мне бы хотелось обратить внимание руководителя службы ДОУ на то, что при разработке должностных инструкций необходимо четко и конкретно прописывать выполняемый сотрудником подразделения функционал. При подготовке качественных инструкций будет легче контролировать работу своих подчиненных и «спрашивать» с них.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.