После согласования проекта договора в установленном в организации порядке он поступает либо в структурное подразделение, отвечающее за централизованное согласование проектов договоров, либо к ответственному исполнителю.
В Договорном регламенте необходимо предусмотреть, кто и что обязан проверить при подготовке проекта договора к передаче на подпись руководителю (или иному уполномоченному лицу), например:
Этим может заниматься руководитель структурного подразделения, отвечающего за централизованное согласование проектов договоров, либо ответственный исполнитель. Но возможны и другие варианты, например, эта функция может быть возложена на руководителя секретариата / канцелярии (см. Пример 32) или помощника руководителя организации. Договоры на подпись должны направляться определенными Регламентом работниками.
Пример 32. Фрагмент Регламента о подготовке договора к подписанию
10.7. Функции руководителя секретариата:
– <. .>
– проверка наличия виз специалистов всех заинтересованных подразделений и выполнения требований к подготовке проекта договора, предусмотренных настоящим Регламентом, его представление на подпись генеральному директору (иному уполномоченному лицу).
Право подписи договора имеют:
1) лица в определенной должности в соответствии с учредительными документами организации. Например, сделки может заключать (и, соответственно, подписывать документы):
Для нас привычно, что руководитель организации – это генеральный директор, директор или президент. Но сейчас ГК РФ допускает осуществление функций единоличного исполнительного органа двумя лицами, которые могут быть указаны в учредительных документах, там же указываются и их полномочия, при этом каждый из них может обладать равными правами относительно одновременного подписания договоров. Т.е. учредительными документами может быть определено подписание договоров от имени компании одновременно двумя уполномоченными лицами. В преамбуле договора в таких случаях следует указать должности обоих руководителей, а также на основании какого документа они действуют. И хотя на практике в нашей стране такие случаи встречаются редко, они «имеют право на жизнь», в отличие от Европы, где подписание договора двумя руководителями достаточно распространено.
Но встречаются еще более нестандартные случаи, когда руководитель одной компании является одновременно руководителем в другой. В этой ситуации договор может быть подписан с двух сторон одним человеком, отличаться могут должности, например директор и генеральный директор, да и то не всегда.
Для справки
Президиум ВАС РФ указал, что к договору, который подписало одно лицо с обеих сторон (например, являясь директором обоих ООО одновременно), нельзя применять запрет одновременного представительства двух сторон в сделке (п. 3 ст. 182 ГК РФ). При этом Президиум указал, что когда сделка подписывается с двух сторон одним физлицом, то в данном случае имеют место действия не собственно физического лица, а органов двух юрлиц (ст. 53 ГК РФ) (постановление Президиума ВАС РФ от 21.09.2005 № 6773/05).
2) лица, получившие доверенность;
3) представитель, полномочия которого содержатся в договоре либо в решении собрания учредителей / акционеров (такое закрепление полномочий стало возможным в связи с внесением изменений в ГК РФ в раздел «Представительство»).
Все оригиналы доверенностей на право подписи договоров, выдаваемых руководителем организации, должны регистрироваться в юридическом отделе / юрисконсультом, рекомендуем там же хранить копии выданных доверенностей. Если же в вашей организации есть случаи предоставления полномочий договором, решением собрания учредителей / акционеров, то необходимо вести учет не только доверенностей, но и всех тех документов, в которых указано, какие полномочия и кому предоставлены.
На практике встречаются ситуации, когда в кредитном договоре, договоре займа, банковской гарантии подписантом помимо руководителя организации является главный бухгалтер.
Вопрос о том, ставить или не ставить его подпись, пусть решают юристы вашей компании. Но вот выводы судебных инстанций об обязательном подписании вышеуказанных договоров главным бухгалтером категоричны: они не могут быть признаны недействительными только из-за отсутствия его подписи. Например, в постановлениях ФАС Московского округа от 08.04.2004 № КГ-А40/2507-04 и ФАС Волго-Вятского округа от 05.05.2004 № А43-14555/2003-2-436 арбитры рассудили так: права и обязанности по сделкам фирма приобретает через свои органы (ст. 53 ГК РФ), а главный бухгалтер таковым не является ни по Гражданскому кодексу РФ, ни по Федеральному закону от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», значит, и его подпись на договоре вовсе не...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
В этом номере журнала подробно разбираемся с регистрацией договоров (кто и какой номер присваивает, чем опасно его отсутствие и наоборот – какие проблемы таит в себе «двойной» номер, когда каждая сторона стремится присвоить договору свой). Рассматриваем передачу договора на подпись контрагенту и его возвращение обратно, оперативное хранение и выдачу копий, оригиналов договоров сотрудникам, какие варианты заверения копий возможны.
В последнее время участились проблемы с фальшивыми банковскими гарантиями и поручительством. Кто обычно их фальсифицирует? Где грань между фальшивым документом и подписанным с превышением своих полномочий? Что мешает провести полноценную экспертизу сомнительных бумаг? Как эмитенту подстраховаться при оформлении документов? Здесь помогут спецбланки, внутренние регламентированные процедуры, онлайн-подтверждение и др.
Дата, указанная в правом верхнем углу договора, не всегда является датой его заключения. Покажем для различных ситуаций, как ее определить, чтобы правильно отразить в регистрационных формах: самый простой случай – при одновременном подписании сторонами единого документа; сложнее – когда его подписывают поочередно и направляют по почте или курьером, когда заключают сделку путем обмена письмами (или иным образом отвечают акцептом на оферту), при нотариальном удостоверении или госрегистрации договора; и самый сложный случай – когда договор подписывают с протоколом разногласий.
С электронными документами мы работаем в условиях неразрешенного пока противоречия: специальное понятие об электронном документе и его главном удостоверяющем реквизите – электронной подписи законодательно установлено, а универсальные понятия «документ» и «официальный документ» регламентируются подзаконными нормативными правовыми актами. Чем отличается электронное сообщение (например, по электронной почте) от электронного документа? Какие виды электронной подписи для каких целей применимы? Что нужно для создания оригинала документа в электронном виде кроме его подписания электронной подписью? Как изготовить и заверить бумажную копию электронного оригинала?
Сколько и каких печатей и штампов может завести организация? Как их потом «не растерять» – учитывать наличие и движение, раздать ответственным лицам, проверять наличие, выявлять и уничтожать пришедшие в негодность, регламентировать правила использования (в т.ч. на какие документы оттиск какой печати ставить)? Что делать с утраченными печатями? В процессе ответов на эти вопросы вас ждут образцы журналов учета, приказа о назначении ответственных лиц, актов об уничтожении и утрате печатей / штампов, а также Положения о порядке их изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения. Кроме того, мы объясним на примерах, куда ставить оттиск печати на документах в различных случаях.
Давайте посмотрим на использование корпоративной электронной почты глазами юриста: о чем свидетельствует судебная практика, где возникают риски и как их можно минимизировать. Что считать подлинником и копией при наличии бумажного и электронного вариантов одного документа? Как избежать повторной регистрации бумажного оригинала, присланного вслед уже зарегистрированному электронному документу / сообщению? Что нельзя пересылать по электронной почте? Как служба делопроизводства может взять под свой контроль входящую и исходящую корреспонденцию, идущую через официальный электронный почтовый ящик организации? Что делать с личной и внутренней электронной перепиской сотрудников? Как можно придать официальный характер электронной переписке сторон при заключении договора?
В этом номере журнала подробно разбираемся с регистрацией договоров (кто и какой номер присваивает, чем опасно его отсутствие и наоборот – какие проблемы таит в себе «двойной» номер, когда каждая сторона стремится присвоить договору свой). Рассматриваем передачу договора на подпись контрагенту и его возвращение обратно, оперативное хранение и выдачу копий, оригиналов договоров сотрудникам, какие варианты заверения копий возможны.
Какие виды доверенностей бывают? Как формировать в дела выданные организацией доверенности? Как определить их сроки хранения? Что остается в организации при выдаче доверенности: достаточно ли подписи поверенного в журнале учета? Как организовать «круговорот» подлинников и копий выданных доверенностей? Куда подшивать и сколько хранить «входящие» доверенности? Обязательно ли требовать оригинал или можно согласиться на копию? Поводом для написания статьи стал подробный вопрос читателя.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
