• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2016
  • Рубрика Современное делопроизводство

Договорная работа:
современный подход и регламентация

Продолжение статьи, начало в № 6, 7 и 8` 2016

В этом номере журнала подробно рассматриваем этап подписания договоров: кто имеет право это делать от имени организации? на каких договорах кроме подписи руководителя требуют подпись главбуха, и правомерно ли это? как подписать договор в отсутствие подписанта, указанного в преамбуле договора?
Еще вы узнаете, как придать легитимность факсимиле и электронной подписи на договорах и сопутствующих документах, обязательно ли заверять подпись печатью.



Подписание договора

После согласования проекта договора в установленном в организации порядке он поступает либо в структурное подразделение, отвечающее за централизованное согласование проектов договоров, либо к ответственному исполнителю.

В Договорном регламенте необходимо предусмотреть, кто и что обязан проверить при подготовке проекта договора к передаче на подпись руководителю (или иному уполномоченному лицу), например:

  • наличие виз специалистов всех заинтересованных подразделений,
  • наличие пояснительной записки и всех приложений,
  • записки на имя руководителя организации о наличии неурегулированных замечаний, замечаний согласующих лиц (если таковые имеются),
  • а также предоставление прошитого договора в необходимом количестве экземпляров.

Этим может заниматься руководитель структурного подразделения, отвечающего за централизованное согласование проектов договоров, либо ответственный исполнитель. Но возможны и другие варианты, например, эта функция может быть возложена на руководителя секретариата / канцелярии (см. Пример 32) или помощника руководителя организации. Договоры на подпись должны направляться определенными Регламентом работниками.

Пример 32

Фрагмент Регламента о подготовке договора к подписанию

СвернутьПоказать

10.7. Функции руководителя секретариата:

<. . .>

– проверка наличия виз специалистов всех заинтересованных подразделений и выполнения требований к подготовке проекта договора, предусмотренных настоящим Регламентом, его представление на подпись генеральному директору (иному уполномоченному лицу).

Право подписи договора имеют:

1) лица в определенной должности в соответствии с учредительными документами организации. Например, сделки может заключать (и, соответственно, подписывать документы):

  • руководитель организации (генеральный директор),
  • один из членов правления,
  • один из учредителей (как правило, если он единственный или мажоритарный),
  • член коллегиального исполнительного органа или член совета директоров.

Для нас привычно, что руководитель организации – это генеральный директор, директор или президент. Но сейчас ГК РФ допускает осуществление функций единоличного исполнительного органа двумя лицами, которые могут быть указаны в учредительных документах, там же указываются и их полномочия, при этом каждый из них может обладать равными правами относительно одновременного подписания договоров. Т.е. учредительными документами может быть определено подписание договоров от имени компании одновременно двумя уполномоченными лицами. В преамбуле договора в таких случаях следует указать должности обоих руководителей, а также на основании какого документа они действуют. И хотя на практике в нашей стране такие случаи встречаются редко, они «имеют право на жизнь», в отличие от Европы, где подписание договора двумя руководителями достаточно распространено.

Но встречаются еще более нестандартные случаи, когда руководитель одной компании является одновременно руководителем в другой. В этой ситуации договор может быть подписан с двух сторон одним человеком, отличаться могут должности, например директор и генеральный директор, да и то не всегда.

Для справки
СвернутьПоказать

Президиум ВАС РФ указал, что к договору, который подписало одно лицо с обеих сторон (например, являясь директором обоих ООО одновременно), нельзя применять запрет одновременного представительства двух сторон в сделке (п. 3 ст. 182 ГК РФ). При этом Президиум указал, что когда сделка подписывается с двух сторон одним физлицом, то в данном случае имеют место действия не собственно физического лица, а органов двух юрлиц (ст. 53 ГК РФ) (постановление Президиума ВАС РФ от 21.09.2005 № 6773/05).

2) лица, получившие доверенность;

3) представитель, полномочия которого содержатся в договоре либо в решении собрания учредителей / акционеров (такое закрепление полномочий стало возможным в связи с внесением изменений в ГК РФ в раздел «Представительство»).

Читайте статью «Как хранить доверенности?», чтобы узнать: как формировать в дела выданные организацией доверенности; как определить их сроки хранения; что остается в организации при выдаче доверенности – достаточно ли подписи поверенного в журнале учета; как организовать «круговорот» подлинников и копий выданных доверенностей; куда подшивать и сколько хранить «входящие» доверенности, обязательно ли требовать их оригинал

Все оригиналы доверенностей на право подписи договоров, выдаваемых руководителем организации, должны регистрироваться в юридическом отделе / юрисконсультом, рекомендуем там же хранить копии выданных доверенностей. Если же в вашей организации есть случаи предоставления полномочий договором, решением собрания учредителей / акционеров, то необходимо вести учет не только доверенностей, но и всех тех документов, в которых указано, какие полномочия и кому предоставлены.

На практике встречаются ситуации, когда в кредитном договоре, договоре займа, банковской гарантии подписантом помимо руководителя организации является главный бухгалтер.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.