• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» сентябрь 2016
  • Рубрика Делопроизводство в кадровой службе

Помещение для хранения документов по личному составу

  • 0 комментариев
  • 34 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Независимо от того, если ли в организации архив управленческих документов или нет, хранить кадровые документы компания обязана. На практике такая роскошная возможность, как самостоятельный выбор помещения под архив, выпадает крайне редко. Обычно квадратные метры выделяются по остаточному принципу и особой благоустроенностью не отличаются. Но кадровикам нужно знать минимальные технические требования к ним, чтобы правильно все обустроить.


Если отделу кадров удалось получить помещение для хранения скопившихся за годы работы документов по личному составу, то после этого предстоит кропотливая работа по его обустройству. Причем часто оказывается, что выделенное директором место не подходит для хранения документов. Расскажем о том, какие требования предъявляются к архивохранилищам, как подсчитать количество оборудования и как разместить в нем документы.

Напомним, что хранить документы по личному составу организации обязаны по закону, который относится ко всем без исключения юридическим лицам, а также индивидуальным предпринимателям (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

См. статью «Сроки хранения документов по личному составу»

Независимо от того, есть ли в компании архив управленческих документов или нет, хранить кадровые документы компания обязана. На практике такая роскошная возможность, как самостоятельный выбор помещения под архив, выпадает крайне редко. Обычно квадратные метры выделяются по остаточному принципу и особой благоустроенностью не отличаются. Но кадровикам все равно нужно знать хотя бы минимальные технические требования к ним, чтобы вовремя отказаться от «щедрого» предложения разместить архив над горячим цехом и настоять на поиске других вариантов.

См. статью «Взаимодействие отдела кадров с архивом организации»

Технические требования к помещениям архива

Обратимся к вступившим в силу осенью 2015 года Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила-2015). В п. 2.16–2.29 установлены требования и к помещениям архива, и к режимам хранения, и к расположению мебели в них.

Требования к помещениям

Архив не должен располагаться:

  • на чердаках;
  • в подвалах;
  • поблизости от лабораторных, производственных, бытовых помещений, а также не должен иметь общих вентиляционных каналов с этими помещениями.

Через его помещения не должны проходить трубы водоснабжения, канализации, осуществляться технологические или бытовые выводы воды. Из архива должен быть выход к лифту или на лестничную клетку.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.