• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» октябрь 2016
  • Рубрика Делопроизводство в кадровой службе

Приказы в отделе кадров

  • 0 комментариев
  • 1673 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Несмотря на то что обязательность унифицированных форм документов не действует уже почти четыре года, большинство работодателей продолжает их использовать. Это не является нарушением, только «узаконить» применение данных форм в компании должен руководитель организации. Выясним, на что обратить внимание при разработке собственных форм приказов в отделе кадров.


Рассмотрим формы приказов, которые практически ежедневно издаются в отделах кадров. Вспомним об унифицированных формах, применять которые уже давно не обязательно (хотя это не означает, что запрещено), и поговорим о новых, разработанных и утвержденных в организациях.

Обязательность применения унифицированных форм документов была отменена с 1 января 2013 года (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). До того момента использовались унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Причем законом не запрещено по-прежнему использовать привычные формы № Т-1, Т-5, Т-6, Т-9 и пр. Отменили не сами формы, а обязательность их применения. Поэтому можно составлять приказы и по собственной форме, утвержденной в компании. Но независимо от того, какие формы приказов использует организация, это обстоятельство должно быть зафиксировано в учетной политике1. Кстати, и то, что организация продолжает следовать старым правилам и составляет свои приказы по унифицированной форме, тоже должно быть оформлено. Многие компании такими ЛНА не обзавелись до сих пор, а зря: ч. 4 ст. 9 начинается со слов «Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта».

Приказы по унифицированным формам

Большинство кадровиков не стали изобретать давно придуманные формы и спокойно продолжают применять унифицированные. Пожалуй, это самый разумный подход. Главное, не забыть его зафиксировать.

Для этого нужно составить приказ, в котором устанавливается, что компания выбирает испытанные за многие годы формы первичных учетных документов. В таком случае в приказе об утверждении учетной политики и порядке применения форм первичных учетных документов указывается это.

Унификация собственных форм

Но немало поклонников и у второго подхода: они составили собственные формы приказов по личному составу. Это абсолютно законно. Главное – проследить, чтобы в них содержалась вся необходимая информация, что не даст повода для придирок со стороны контролеров: пусть в компании разработали собственные формы приказов, но их информационная составляющая никак не пострадала.

Даже если организация решила сама разработать формы приказов по личному составу, они должны соответствовать общим принципам делопроизводства. Освежим в памяти набор реквизитов и правила построения текста приказа как организационно-распорядительного документа.

Реквизиты приказа следующие:

  • наименование организации,
  • наименование вида документа,
  • регистрационный номер,
  • дата регистрации,
  • место составления документа,
  • заголовок к тексту,
  • текст,
  • подпись,
  • отметка о приложении (при наличии приложений).

При оформлении реквизитов документов желательно учитывать ГОСТ Р 6.30-2003 и методические рекомендации к нему2.

Отдельного внимания заслуживает текст приказа. Если речь идет о приказах по основной деятельности, то текст должен быть разделен на два смысловых блока: констатирующую и распорядительную часть. Первая объяснит причины и основания для принятия управленческого решения (решений), вторая перечислит эти решения по пунктам. Для приказов по личному составу констатирующая часть факультативна. Так, например, в унифицированных формах № Т-1 (Т-1а), Т-5 (Т-5а), Т-6 (Т-6а) и других никаких оснований для приема, перевода, предоставления отпуска работнику (работникам) указывать не требовалось.

Особенность приказов по личному составу – обязательная ссылка на документ-основание для издания приказа. Это могут быть служебная или объяснительная записка, заявление работника и т.п. Наименование и регистрационные данные этого документа указываются после распорядительной части текста, перед реквизитом «Подпись».

См. статью «Объяснительные записки в работе кадровика»

Приведем пример приказа о приеме на работу, составленного по форме, разработанной и утвержденной в компании.

Пример 1

Приказ по личному составу по собственной форме организации

СвернутьПоказать
Приказ по личному составу по собственной форме организации

Обратите внимание: приказ из Примера 1 содержит те же информационные блоки, что и унифицированная форма № Т-1 «Приказ о приеме работника на работу». Отличие в ином размещении граф. Но дата приема, структурное подразделение, должность, условия и характер работы, должностной оклад, срок испытания и основание находятся на своих местах. Кроме того, добавлен пункт о контроле за исполнением приказа. Его практическая ценность довольно сомнительна, но компания имеет право так написать.

Собственные формы приказов по личному составу тоже нужно утвердить приказом, включив их приложением в учетную политику компании либо сделав отсылку на этот приказ.

Приказы в свободной форме

Больше всего вопросов вызывают приказы по личному составу, в точности повторяющие по своей форме приказы по основной деятельности. В некоторых компаниях даже могут возникнуть споры между кадровиками и делопроизводителями о том, кто за них отвечает. Но свободная форма приказа еще не означает, что это документ по основной деятельности. Если приказ касается работника и оформления отношений с ним, то это точно такой же приказ по личному составу, как и приказы о приеме, переводе и т.п. Разумеется, всеми документами по личному составу заведует отдел кадров.

Подробнее о том, как документально оформить утверждение собственных форм, читайте в статье «Унифицированные формы: как поменять или оставить»

Слово «свободная» относительно формы приказов по личному составу очень условно и означает лишь отсутствие какой-либо унифицированной формы. В действительности такой документ, как приказ, имеет весьма жестко определенные и состав реквизитов, и структуру текста. Мы выяснили это выше.

Обычно за форму приказов по основной деятельности в компании отвечают делопроизводители. Они составляют инструкцию по делопроизводству, в которой и описывают все необходимые реквизиты приказов и даже в одном из приложений приводят образец его бланка. Если канцелярии в компании нет, заняться этим придется кадровикам: формы приказов по личному составу, как мы указали ранее, должны быть утверждены на уровне организации.

Таким образом, приказы по личному составу, для которых нет и не было унифицированных форм, составляются по тем же формам и правилам, что и приказы по основной деятельности.

Пример 2

Приказ по личному составу в произвольной форме

СвернутьПоказать
Приказ по личному составу в произвольной форме

Таким образом, независимо от того, использует ли компания старые добрые унифицированные формы или специально разработала для себя новые, это должно быть отражено в локальном нормативном акте. Как правило, в учетной политике компании, к которой в качестве приложения будут приложены образцы утвержденных форм.

Мнение
СвернутьПоказать
Альберт Гиматдинов, ведущий юрисконсульт аудиторской компании МКПЦ

Несмотря на то что обязательность унифицированных форм документов с 1 января 2013 г. отменили, большинство работодателей продолжает их использовать. Это не является нарушением, только «узаконить» эти формы для компании должен руководитель организации.

Утверждаются формы первичных документов в составе учетной политики организации (смотрите п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н). Причем для унифицированных форм законодатель не делает исключение – они утверждаются руководителем наравне с формами, разработанными самостоятельно.

Возникает вопрос: вправе ли будут контролирующие органы привлечь организацию и ее руководителя к ответственности, если он не определил формы первичных учетных документов внутренним актом организации? На сегодня какая-либо ответственность за это не предусмотрена. Однако чтобы избежать разногласий с проверяющими, формы лучше утвердить, причем не откладывая на потом. Но тут могут возникнуть трудности. Дело в том, что изменения в учетную политику могут вноситься только в случаях, перечисленных в ПБУ 1/2008, и только с начала отчетного года, а формы учетных документов являются частью учетной политики организации.

Тем не менее сам Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не уточняет, каким именно локальным актом должны утверждаться формы, что дает руководителям возможность проявить изобретательность и утвердить формы обычным приказом (отдельно от учетной политики) или в составе другого документа – локального нормативного акта работодателя (положение, инструкция и т.д.). На практике некоторые организации ухитряются узаконить формы «задним числом». Разумеется, такой вариант законодательством не предусмотрен.


Сноски

СвернутьПоказать
  1. Формы приказов должны быть приложены к учетной политике либо утверждены отдельным приказом, а в учетной политике на него дана отсылка. Вернуться назад

  2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст),
    Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утвержден Росархивом). Вернуться назад

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.