• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2016
  • Рубрика Современное делопроизводство

Договорная работа: современный подход и регламентация

Окончание статьи, начало в №  6, 7, 8, 9` и 10` 2016

Мы завершаем разговор о регламентации договорной работы. В этой последней публикации говорим о контроле исполнения договоров и введении в действие Договорного регламента.


Этап исполнения и контроля исполнения договоров

При описании данного этапа работы в Договорном регламенте необходимо определить:

  • ответственного за исполнение договора, его функции;
  • ответственного за осуществление контроля исполнения договора и его функции. Как правило, им становится непосредственный руководитель ответственного исполнителя;
  • документы (отчеты, справки) о ходе и результатах исполнения договоров:
    • в целом по организации / отделу за конкретный период времени,
    • о конкретных договорах1,
    • о конкретных контрагентах;
  • порядок предоставления таких данных / документов руководству.

Что в основном нужно контролировать:

  • исполнение обязательств по заключенному договору не только контрагентом, но и своей организацией;
  • своевременность оформления и направления контрагентам и в подразделения своей организации документов по исполнению договоров (это могут быть товарные и товарно-транспортные накладные; счета-фактуры; акты сдачи-приемки; акты о выполнении работ, оказании услуг; акты экспертизы или проверки товара по количеству, качеству, комплектности; таможенные декларации; платежные поручения, чеки, акты сверки расчетов, акты зачета и другие подобные документы);
  • принятие мер в случае неисполнения (или ненадлежащего исполнения) контрагентом обязательств по договору. Это может быть подготовка писем контрагенту для выяснения причин неисполнения; проведение переговоров для решения возникших проблем; своевременная подготовка дополнительных соглашений об изменении условий договора (если есть определенные договоренности с контрагентом); инициация претензионной или судебной работы в установленном в организации порядке2;
  • если ваша организация должным образом не выполняет своих обязательств, то применяются меры, схожие с перечисленными в предыдущем пункте, только выяснение причин происходит внутри организации, после чего может последовать административное воздействие на «провинившихся» работников.

Напомним, что изменение или дополнение к заключенному ранее договору оформляется письменно. До подписания оно проходит процедуру анализа и согласования, которая установлена в организации для той разновидности договора, к которому оформляется это дополнение / изменение.

Есть сложные и длительные проекты, отслеживать ход исполнения сделок по которым удобнее с помощью отчетов. Тут будут видны произведенные сторонами операции, их даты и денежный эквивалент, здесь же подбиваются итоговые суммы. Сложность и многоаспектность каждого отчета зависит от готовности тратить на него время исполнителя и финансовой службы (если он делается вручную) или от возможностей автоматизации договорной работы, от потребностей руководства.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.