• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2016
  • Рубрика Современное делопроизводство

Договорная работа: современный подход и регламентация

  • 0 комментариев
  • 42 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Окончание статьи, начало в №  6, 7, 8, 9` и 10` 2016

Мы завершаем разговор о регламентации договорной работы. В этой последней публикации говорим о контроле исполнения договоров и введении в действие Договорного регламента.


Этап исполнения и контроля исполнения договоров

При описании данного этапа работы в Договорном регламенте необходимо определить:

  • ответственного за исполнение договора, его функции;
  • ответственного за осуществление контроля исполнения договора и его функции. Как правило, им становится непосредственный руководитель ответственного исполнителя;
  • документы (отчеты, справки) о ходе и результатах исполнения договоров:
    • в целом по организации / отделу за конкретный период времени,
    • о конкретных договорах1,
    • о конкретных контрагентах;
  • порядок предоставления таких данных / документов руководству.

Что в основном нужно контролировать:

  • исполнение обязательств по заключенному договору не только контрагентом, но и своей организацией;
  • своевременность оформления и направления контрагентам и в подразделения своей организации документов по исполнению договоров (это могут быть товарные и товарно-транспортные накладные; счета-фактуры; акты сдачи-приемки; акты о выполнении работ, оказании услуг; акты экспертизы или проверки товара по количеству, качеству, комплектности; таможенные декларации; платежные поручения, чеки, акты сверки расчетов, акты зачета и другие подобные документы);
  • принятие мер в случае неисполнения (или ненадлежащего исполнения) контрагентом обязательств по договору. Это может быть подготовка писем контрагенту для выяснения причин неисполнения; проведение переговоров для решения возникших проблем; своевременная подготовка дополнительных соглашений об изменении условий договора (если есть определенные договоренности с контрагентом); инициация претензионной или судебной работы в установленном в организации порядке2;
  • если ваша организация должным образом не выполняет своих обязательств, то применяются меры, схожие с перечисленными в предыдущем пункте, только выяснение причин происходит внутри организации, после чего может последовать административное воздействие на «провинившихся» работников.

Напомним, что изменение или дополнение к заключенному ранее договору оформляется письменно. До подписания оно проходит процедуру анализа и согласования, которая установлена в организации для той разновидности договора, к которому оформляется это дополнение / изменение.

Есть сложные и длительные проекты, отслеживать ход исполнения сделок по которым удобнее с помощью отчетов. Тут будут видны произведенные сторонами операции, их даты и денежный эквивалент, здесь же подбиваются итоговые суммы. Сложность и многоаспектность каждого отчета зависит от готовности тратить на него время исполнителя и финансовой службы (если он делается вручную) или от возможностей автоматизации договорной работы, от потребностей руководства.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.