• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2016
  • Рубрика Оформление документов

Авансовый отчет и оправдательные документы к нему

Кто и когда должен отчитываться в израсходовании подотчетных сумм? Как заполнить авансовый отчет, что при этом должен делать сам работник и что бухгалтерия? Какие подтверждающие документы нужно собирать при расходовании средств, чтобы приложить их потом к авансовому отчету (при покупке товаров в розницу и оптом, внесении аванса, покупке электронных билетов, найме жилья в командировке, покупке товаров и услуг у частных лиц)?


См. более свежую публикацию по этой теме – «Работа курьера в канцелярии»

Кто и когда должен заполнить авансовый отчет

В общих словах, авансовый отчетэто документ, который подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица и выданных в качестве аванса. В нем лицо, получившее денежные средства (независимо от цели), указывает:

  • сумму, полученную под отчет,
  • фактически произведенные расходы, а также
  • остаток либо перерасход денег.

Причем к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие соответствующие траты.

Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание № 3210-У). Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о командировках).

Для начала давайте разберемся, кому необходимо составлять авансовый отчет. В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания № 3210-У его должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет:

  • В первую очередь это работники организации. Причем абсолютно любые, начиная от секретаря, которому деньги могут понадобиться на покупку канцелярских товаров или кофе с печеньем, и заканчивая руководителем компании, отправляющимся в командировку на обсуждение долгосрочного договора.
  • И, наконец, это могут быть физические лица, заключившие с компанией гражданско-правовой договор (например, договор оказания услуг или подрядный договор). В обиходе их называют внештатными сотрудниками, поскольку они работают на организацию, не состоя в ее штате. Согласно письму Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859 при заполнении авансового отчета они приравниваются к работникам компании. В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками.

Обратите внимание, что список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана. Однако вы можете прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ – инструкция по составлению авансового отчета, так и раздел в общем документе, например положении о документообороте в организации.

Срок для представления отчета по израсходованным суммам установлен в 3 рабочих дня:

  • после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет, или
  • со дня выхода на работу (возвращения из командировки или из отпуска / болезни).
Пример 1

Расчет даты представления авансового отчета

СвернутьПоказать
Расчет даты представления авансового отчета

Как узнать, на какой срок выданы деньги, чтобы вовремя представить отчет? Все просто. «Поднимите» заявление работника (или свое, если составляли его сами) о выдаче денег под отчет и посмотрите там. В нем:

  • подотчетное лицо указывает сумму наличных денег и срок, на который они требуются (отмечено цифрой 1 в Примере 2),
  • а резолюция руководителя подтверждает запрос работника либо корректирует его (см. цифру 2 там же).
Пример 2

Заявление о выдаче денег под отчет

СвернутьПоказать
Заявление о выдаче денег под отчет

При этом подпись руководителя и дата на таком заявлении также обязательны (абз. 1 п. 6.3 Указания № 3210-У).

Добавим, что форма заявления не предусмотрена нормативным актом, и потому заявление составляется произвольно (с отражением всех необходимых сведений) либо утверждается в ЛНА компании (чтобы работники меньше допускали ошибок при его оформлении).

В заявлении еще должна содержаться информация об отсутствии задолженности за подотчетным лицом (отмечено цифрой 3 в Примере 2). Это обязательное требование к подотчетному лицу: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения с его стороны задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 6.3 Указания № 3210-У). Таким образом, если сотрудник еще не отчитался по выданному ранее авансу, выдать ему новый нельзя.

Если траты на хозяйственные нужды каким-то подотчетным лицом регулярны (например, ежемесячно), то целесообразно в ЛНА предусмотреть выдачу средств и отчет по ним в конце (или начале) календарного месяца.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.