Аудит делопроизводства в группе компаний

Обратите внимание: не стоит все свои вопросы для выяснения ситуации по всем направлениям документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации помещать в одно длинное письмо. Лучше это делать дозировано: замечено, что если собирать сведения по принципу «один вопрос – одно письмо», то респонденты отвечают намного подробнее, чем когда им приходится писать целое сочинение на тему «Как устроено наше делопроизводство». Кстати, необязательно ограничиваться только электронной почтой: для мелких уточнений существует еще телефон, а для опроса одновременно нескольких человек – видеоконференции.

Хранение документов

В самом первом письме-запросе информации (см. Пример 3 в первой части статьи в № 10` 2016) мы уже запрашивали учетные документы архива. Вспомним: компании должны были – разумеется, при их наличии – выслать нам электронные копии номенклатуры дел, описей дел постоянного, временного хранения и по личному составу, актов передачи дел на хранение в государственные (муниципальные) архивы, актов об уничтожении документов¹. Тогда же обнаружилось, что ни в одной из компаний группы таких документов нет. Только в ООО «Весна» безнадежно застрял на этапе согласования проект номенклатуры дел на 2016 год (см. ответ в Примере 4).

См. статью «Организация архива в компании» в № 9 и в № 10’ 2015

См. новость «Проблемы мобильных стеллажей»

Однако отсутствие грамотно налаженной системы хранения документов и структурного подразделения под названием «Архив» еще не означает, что компания вовсе не хранит свои документы. Наша задача на этом этапе аудита выяснить, как именно она это делает. Для чего можно направить очередное письмо-запрос, в котором попросить респондентов своими словами описать их систему хранения и уничтожения документов (показано в Примере 13).