• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» декабрь 2016
  • Рубрика Делопроизводство в кадровой службе

Экспертиза ценности документов в компании и в отделе кадров

Если архива в компании нет, на хранении документов по личному составу это никак не должно отражаться. Ежегодная экспертиза ценности и составление годовых разделов описей не перестают быть обязательными. Ответственным за эти процессы становится начальник отдела кадров. Расскажем о том, что представляет собой экспертиза ценности документов, а также как ее провести.


Для начала расскажем об экспертизе ценности в целом, чтобы начальник отдела кадров знал, чем предстоит заниматься и что должно получиться «на выходе», подробно остановившись на экспертизе ценности документов отдела кадров. Неважно, есть в компании архив или нет: документы по личному составу должны храниться по единым для всех правилам. Ежегодная экспертиза ценности – одно из таких правил.

Первая и основная задача начальника отдела кадров в экспертной комиссии (ЭК) состоит в том, чтобы оценить документы по личному составу. Они, впрочем, и так полностью должны находиться в его ведении. Во вторую очередь идет задача обеспечить соблюдение интересов работодателя и не допустить ущемления прав работников при оценке всех остальных документов.

См. статью «Начальника отдела кадров пригласили в экспертную комиссию: что нужно знать»

Экспертиза ценности в организации: описание процесса и результат

Обязательность ежегодной экспертизы ценности (ЭЦ) устанавливается в п. 4.10–4.11 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, далее – Правила-2015). А порядок ее проведения подробно и исчерпывающе приводится в разделе 2 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

ЭЦ проводится впервые

Первая в истории компании экспертиза ценности организуется архивом или службой делопроизводства. Как правило, архивы создаются в компаниях тогда, когда количество скопившихся документов начинает выходить из-под контроля и становится просто необходимым избавиться от них хотя бы частично. Это означает, что экспертной комиссии предстоит большая работа. Но все члены комиссии действуют строго в рамках своей компетенции, а значит, начальника отдела кадров среди всех скопившихся за годы работы документов будут интересовать только те, что имеют отношение к работе с персоналом.

Ход экспертизы ценности документов лучше всего представить в виде таблицы (Таблица 1).

Таблица 1

Экспертиза ценности документов

СвернутьПоказать
Экспертиза ценности документов

Экспертизу ценности проходят не абсолютно все документы, а только те, что готовы для определения на хранение. Читаем Правила-2015.

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Абзац 1 п. 4.1 Правил-2015

4.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Результаты экспертизы ценности обязательно оформляются в специальных документах, формы которых утверждены Правилами-2015. Это:

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.