Top.Mail.Ru
Попробуем задать вам ряд практических вопросов. Что в нашу электронную эпоху считать оригиналом, подлинником и копией документа? А если копать еще глубже? Например, чем считать почти идентичные документы, различающиеся адресатом или датой; а полностью идентичные, но направленные повторно (от этого зависит, что регистрировать, а что нет)? Сколько может быть подлинников? Например, когда электронный документ пересылается контрагенту, то что получает адресат и что остается у отправителя – копия или оригинал? Когда одновременно создаются и подписываются одинаковыми лицами идентичные по содержанию бумажный и электронный документы, каков их статус? Если практически одновременно оформляются документы одного содержания, но разного формата, то чем их считать? Можно ли заверить копию с другой копии документа, не имея оригинала? В каких случаях законодательство это допускает? Если пока специалисты признают невозможность длительного (в течение десятилетия или столетия) сохранения работоспособных оригиналов электронных документов, то после их миграции что у нас останется на руках? Уничтожать ли бумажные документы после их оцифровки? А исходные электронные после переноса их в форматы и системы нового поколения? Если эти вопросы для вас актуальны, то давайте разбираться вместе!

Нужна ли архивная наука? На протяжении большей части XX века мы прекрасно обходились без нее, это скорее было ремеслом под названием «архивное дело», в рамках которого шло определенное совершенствование сложившейся ранее технологии, но не более. И так было до того момента, пока электронные документы не начали широко внедряться в деловую деятельность и государственное управление. Вдруг выяснилось (за рубежом в конце 1990-х годов, а у нас сейчас), что кафтан делопроизводства и архивного дела, добротно сшитый в 1980-е годы, начал расходиться по швам из-за того, что он давно уже не по мерке электронной эпохе.

Архивная наука, до того много лет во всем мире пребывавшая на задворках научного сообщества, стала востребованной. Электронно-цифровая революция не только автоматизировала то, что было, но и смела старые и привела к появлению совершенно новых деловых процессов и поддерживающих их инструментов. Встали вопросы о том:

  • что же такое электронный документ, можно ли его сохранить во времени, и если да, то как;
  • что в новых условиях считать оригиналом, подлинником, копией.

И это не просто любопытная тема для споров на какой-нибудь конференции. Ответы на данные вопросы определят на годы вперед развитие права, его влияние на информационные технологии и их внедрение в практическую деятельность. Эти ответы могут стать как движущей силой, так и смирительной рубашкой для всех этих процессов в нашей стране!

Ключевую роль в развитии современной мировой архивной науки, как ни парадоксально, сыграли представители малоизвестной у нас дипломатики – дисциплины, которая до недавних пор занималась анализом и определением подлинности старых, преимущественно средневековых, документов. Однако именно дипломатика в течение нескольких веков оттачивала как понятийный аппарат, так и методы подтверждения подлинности документов, и такие талантливые ее лидеры, как Лючиана Дюранти (Luciana Duranti), сумели приспособить старый инструмент для решения новых задач.

Не менее интересно и то, что именно люди, больше всего занимавшиеся изучением тонких формальных отличий в документах, первыми стали ломать доминировавший ранее формальный подход к трактовке понятия «документ», отказались от попыток цепляться за какие-то элементы оформления и сделали упор на выполняемые функции.

Что такое документ?

Документ – это любой объект / система, выполняющая функции документа, каким бы он ни был: бумага, PDF-файл, XML-файл, база данных и записи в ней, сообщение электронной почты, SMS-сообщение, workflow-схема, смарт-контракт и т.д. С нашей точки зрения, главной функцией документа является передача во времени и пространстве информации, на которую можно положиться при принятии деловых решений. Данное определение «документа» куда глубже и практичней накрепко заученной в младые годы, но мутной по смыслу и трудноприменимой на практике мантры «Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»1.

Несколько иными словами об этом же говорят 2 других авторитетных определения:

  1. Первое отражает точку зрения мирового сообщества специалистов по управлению документами:
    «документы – информация, созданная / полученная и в дальнейшем сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства или актива, как во исполнение правовых обязательств, так и в интересах деловой деятельности»2.
    Для сравнения, в редакции ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (п. 3.1.7) оно звучит так:
    «документ(ы) (record(s)): Документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива организации или частного лица для подтверждения правовых обязательств или определенной деятельности».
  2. Второе определение дано в законодательстве США:
    «Понятие “документы” охватывает все книги, бумаги, карты, фотографии, машинно-читаемые материалы и другие документальные материалы, независимо от их физической формы и характеристик, которые созданы или получены агентством Правительства Соединенных Штатов в соответствии с федеральным законодательством или в связи с ведением государственной деятельности, и сохраненные или подлежащие сохранению данным агентством или его правопреемником в качестве свидетельства организации, функций, политики, решений, процедур, операций и другой деятельности Правительства, или же вследствие информационной ценности содержащихся в них данных.
    Созданные или приобретенные библиотечные и музейные материалы, сохраняемые исключительно в справочных целях; дополнительные экземпляры документальных материалов, сохраняемые для удобства или в справочных целях; и запасы печатных изданий и обработанных материалов под понятие “документы” не подпадают»3.

Чтобы познакомиться со всем разнообразием определений, рекоменду­ем использовать Международную базу архивной терминологии Международного совета архивов, в которой имеется богатый русскоязычный раздел. В нем, помимо российских, также представлены белорусские и казахстанские определения. Определения термина «документ» можно найти по адресу http://www.ciscra.org/mat/mat/term/2789.

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Выбираем тип маршрута для авиаперелета

Рассмотрим основные типы перелетов – в один конец (one way) и с возвратом (round trip) – что дешевле и где риски. Пополним копилку «авиазнаний» другими менее известными вариантами перелетов. А заодно проясним часто задаваемые вопросы: по каким документам можно бронировать билеты, сколько ошибок можно допустить, зачем заранее регистрироваться на рейс.

Как получить максимальный результат от международных выставок

Описаны правила предоставления госсубсидий, компенсирующих затраты отечественным компаниям на участие в зарубежных выставках: до 700 тыс. руб. для малых и средних предприятий и до 2 млн для крупного бизнеса! Опыт участия в выставках, в т.ч. за границей, позволил автору сформулировать ценные советы: алгоритм подготовки к выставке, секреты успешного стенда и грамотной работы сотрудников на нем, что важно предусмотреть, как собирать деловые контакты и быстрее избавляться от «зевак», как подводить итоги, чтобы дважды не наступать на одни и те же грабли и получить максимальный эффект от своих вложений. В июле 2023 г. прошел саммит Россия – Африка, мы активно разворачиваемся в сторону этого континента. Поэтому в данной статье добавлены детали работы в Алжире – одной из ключевых стран Африки.

Покупаем авиабилеты: где лучше бронировать и на чем лететь

При организации командировок и турпоездок (для себя и своего шефа) часто важной задачей является грамотная покупка авиабилетов. Научим находить максимально выгодные ценовые предложения на нужный вам уровень сервиса. Где можно купить авиабилеты: не только на сайтах авиакомпаний и агрегаторов, но и у туроператоров, в системах бронирования, в т.ч. В2В – даем адреса полезных сайтов и объясняем плюсы и минусы каждого варианта. Какие бывают типы рейсов и самолетов, на что это влияет. Как разные классы обслуживания отличаются между собой по сервису до и во время полета, по цене билета. Как можно повысить класс обслуживания. Почему лучше регистрироваться в программах лояльности.

Обязательный претензионный порядок

Какой обязательный претензионный порядок, который должен предшествовать обращению в суд, установлен в законодательстве, и как его можно прописать в договоре? Что будет в приоритете? В каких спорах его обязательно соблюдать, а кто может проигнорировать? Сколько ждать до обращения в суд? Вместо направления письма с претензией могут быть предусмотрены иные варианты урегулирования разногласий (например, с участием посредников). Как подтвердить их совершение? Что должно содержать письмо-претензия? Может ли предъявленный потом в суде иск отличаться от претензии по своим требованиям в сторону ужесточения? Или придется опять затевать досудебную 30-дневную процедуру? Отправить претензию можно курьером, через «Почту России» с описью вложений или по электронным каналам связи. Как при каждом из этих вариантов доказать время и содержание отправления? На какой адрес направлять? Даем конкретные ответы, примеры оформления и алгоритмы действий для различных ситуаций на основе устоявшейся судебной практики. Пользуйтесь готовыми решениями!

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Штатная численность службы документационного обеспечения

В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Размышления на тему оригинала, подлинника и копии

Как понятия «оригинал» и «подлинник» определяются в отечественных стандартах? Как они используются в законодательстве и судами? Есть ли между ними разница? Конкретное судебное дело отвечает на вопрос о том, как надо заверять бумажную копию электронного платежного документа. Даны рекомендации для ситуации приема архивом электронных оригиналов постоянного срока хранения, подписанных усиленными электронными подписями (приказов по основной деятельности госоргана).