• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» январь 2017
  • Рубрика Делопроизводство в кадровой службе

Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика

Расскажем о процедуре оформления дел по личному составу в том порядке, в котором это осуществляется на практике, и прокомментируем все шаги. Исходить будем из того, что в отделе кадров действует номенклатура дел и никаких проблем ни с формированием единиц хранения, ни с определением сроков хранения нет. Наш исходный пункт – документы по личному составу, завершенные делопроизводством и подшитые в папки-регистраторы согласно номенклатуре. Конечный – оформленные в соответствии с правилами единицы хранения дел по личному составу.


Дела по личному составу подлежат полному оформлению, даже если их срок хранения составляет всего пять лет. В статье разберем, что включает в себя полное оформление, и подробно, с примерами, остановимся на каждой операции этого процесса.

Где это написано: нормативная база

Исчерпывающий перечень дел организации, подлежащих полному оформлению на хранение, приведен в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила). Так, согласно п. 4.19 Правил, полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Там же указано, что оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

  • подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
  • нумерацию листов дела;
  • составление листа-заверителя дела (приложение № 8 к Правилам);
  • составление внутренней описи документов дела (приложение № 27 к Правилам);
  • оформление обложки дела (приложение № 28 к Правилам).

Дела по личному составу неформатными, как правило, не бывают. Поэтому по окончании оформления в архив компании помещаются аккуратные тома, сшитые в картонные обложки, с пронумерованными страницами и полным комплектом сопровождающих каждый том документов.

См. статью «Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов»

Расположим операции по полному оформлению дел в том порядке, в котором они выполняются на практике, и прокомментируем их. Исходить будем из того, что в отделе кадров действует номенклатура дел и никаких проблем ни с формированием единиц хранения, ни с определением сроков хранения нет. Наш исходный пункт – документы по личному составу, завершенные делопроизводством и подшитые в папки-регистраторы согласно номенклатуре. Конечный – оформленные в полном соответствии с Правилами единицы хранения дел по личному составу.

Подготовка тома дела

Том дела не может превышать по своему объему 250 листов или 4 см в корешке (п. 4.20 Правил). Поэтому в самом начале работы формируем будущие тома: вынимаем документы из папок и делим их на единицы хранения.

Многотомные дела удобно делить по месяцам, кварталам или полугодиям. Если 250-й лист тома приходится на середину какого-нибудь месяца, то лучше сделать этот том поменьше, но зато он будет соответствовать одному периоду.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.