Учитываем нюансы при составлении и получении справки о сумме заработка

Справка о сумме заработной платы и других выплатах для расчета пособий знакома работодателям давно. Ее форма утверждена еще в 2013 году¹. Однако до сих пор у работников отдела кадров и бухгалтерии возникает немало вопросов при работе со справкой о зарплате. Разберем их.

Для чего нужна?

Работодателю справка о зарплате может потребоваться в двух случаях:

1. работнику необходимо рассчитать пособие, а два календарных года, которые участвуют при его расчете, он трудился у другого работодателя;
2. сотрудник увольняется.

Во второй ситуации работодатель должен заполнить справку и выдать ее работнику в день увольнения. Такая обязанность закреплена п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ). При невозможности вручить ее непосредственно в день увольнения работодатель должен направить бывшему сотруднику по адресу его места жительства уведомление о необходимости явиться за ней либо о даче согласия на отправление ее по почте. В случае согласия на отправление справки по почте бывший сотрудник уведомляет об этом работодателя в письменном виде (п. 2 Порядка).

Также указанную справку можно получить уже у бывшего работодателя. В этом случае она выдается не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего письменного заявления уволившегося работника (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Указанное заявление подается лично либо через законного представителя (по доверенности) или направляется по почте (п. 4 Порядка).

Как видно, у работодателя могут возникнуть вопросы двух категорий: при заполнении справки о зарплате и работе с уже полученным документом от другого работодателя.

Общие правила

Для начала расскажем об общих правилах заполнения справки, а затем остановимся на часто встречающихся вопросах при ее оформлении.

Правила заполнения

В справке отражают сумму заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы или году обращения за ней, и текущий календарный год, за который были начислены страховые взносы. Также указывают количество календарных дней, приходящихся на периоды:

1. временной нетрудоспособности;
2. отпуска по беременности и родам;
3. отпуска по уходу за ребенком;
4. освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением зарплаты в соответствии с законодательством, если на сохраняемую заработную плату страховые взносы не начислялись (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ).

Справку необходимо заполнять от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой) либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Как и при заполнении любых иных документов не допускаются подчистки и исправления. В справке предусмотрено место под печать, которая не должна закрывать подпись (п. 5 и 7 Порядка).