• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» январь 2017
  • Рубрика Современное делопроизводство

Контроль за исполнением писем на базе Microsoft Excel

  • 0 комментариев
  • 87 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Если у вас нет СЭД, то регистрацию входящей корреспонденции вы, скорее всего, ведете в таблице MS Excel. Мы покажем вам, как прямо в ней можно осуществлять контроль за исполнением писем, какие колонки лучше ввести, какие функции Excel вам пригодятся для фильтрации сведений и составления отчетности, в т.ч. графической.


Деловое письмо – это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих для коммуникации (передачи официальной информации) между адресатами в деловой деятельности организаций. Зачастую деловые письма составляют основную массу документооборота предприятия.

При помощи деловых писем партнеры договариваются об условиях сделки, принимают решения по вопросам задолженностей между предприятиями и др. От быстроты подготовки ответного письма может зависеть благополучный исход решаемых вопросов или принятие решения о сделке в пользу вашей компании. Потому контроль за подготовкой ответных писем – одна из наиболее важных функций административной работы службы документационного обеспечения управления (ДОУ), наравне с контролем исполнения иных документов / поручений. Порой для выполнения этой задачи создается даже специальная группа контроля внутри службы ДОУ или выделяется определенный специалист. Имея огромный поток информации, руководитель зачастую не в состоянии контролировать процесс исполнения поставленных перед сотрудниками задач. Поэтому эту функцию он и делегирует определенному подразделению или сотруднику.

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно:
– до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или
– после, но не позже вторых 30 дней?
В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?
Ответы на эти вопросы читайте на нашем сайте.

Сроки предоставления ответов на письма могут быть:

  • закреплены законодательно (например, Федеральным законом от 02.05.2006 №  59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», далее по тексту – ФЗ-59);
  • установлены в локальных нормативных актах предприятия (например, в Инструкции по делопроизводству);
  • указаны в письме / обращении (например, «Ответ просим направить в срок до 16.01.2017»);
  • регламентированы договорными отношениями между контрагентами (например, в организацию поступила претензия от покупателя, а согласно заключенному договору продавец обязан ответить на нее в течение 10 рабочих дней с момента получения);
  • указаны в резолюции руководителя.
Фрагмент документа
СвернутьПоказать
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Порядок рассмотрения обращений граждан по ФЗ-59 должны соблюдать не только государственные органы, органы местного самоуправления (как было первоначально), но и другие организации, осуществляющие публично значимые функции. Кроме того, он распространяется и на обращения объединений граждан, в т.ч. обычных юридических лиц! Такое расширение зоны действия ФЗ-59 произошло давно – еще в мае 2013 года.

В законодательстве нет определения понятия «публично значимые функции», потому его приходится вычислять по косвенным признакам. Чтобы разобраться в том, какие организации выполняют подобные функции, читайте статью «Расширение сферы применения Закона об обращениях граждан»

Согласно ст. 8 ФЗ-59 «письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение 3 дней с момента поступления». В соответствии со ст. 10 адресанту должен быть дан «письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов» и ответ «подписывается руководителем... [организации], должностным лицом либо уполномоченным на то лицом». В силу ст. 12 «письменное обращение, поступившее в... [организацию] или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации».

Из этого общего правила есть исключения, например:

  • если запрашиваемая информация относится к государственной или иной, охраняемой законом, тайне (для нее в соответствии с ч. 2 ст. 19 ФЗ-59 установлен особый порядок предоставления);
  • если обращение касается фактов возможных нарушений законодательства о миграции (срок его рассмотрения сокращается со стандартных 30 до 20 дней в силу ч. 1.1 ст. 12 ФЗ-59);
  • если для рассмотрения обращения его получатель запрашивает сведения у другой организации (тогда согласно ч. 2 ст. 12 и ч. 2 ст. 10 ФЗ-59 «проситель» сведений / документов удлиняет срок рассмотрения обращения максимум еще на 30 дней, а «просимый» обязан предоставить их в 15-дневный срок).
Пример 1

Таблица MS Excel для регистрации входящей корреспонденции

СвернутьПоказать
Таблица MS Excel для регистрации входящей корреспонденции

Контроль за подготовкой ответных писем может осуществляться по нескольким параметрам:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.