Если вы впервые столкнулись с выемкой документов, то можете растеряться. Разве можно отдавать оригиналы, а что останется у вас (в архиве организации)? Как заверить копии документов и дел? Каким образом зафиксировать факт выемки в учетных документах? И главное, как быстро выполнить эту работу?
Когда впервые пришлось готовить документы к выемке, я, честно говоря, растерялась. Но глаза боятся, а руки делают. Изучив нормативную базу, посоветовавшись со старшими товарищами, я обозначила для себя некий алгоритм, следуя которому, и по сей день быстро и качественно выполняю эту трудоемкую и часто срочную работу. Могу им с вами поделиться :)
Во-первых, изымая документы, нужно понимать, что на место каждого изъятого оригинала необходимо вложить его копию, заверенную надлежащим образом.
Во-вторых, вкладывая в дела копии, необходимо обосновать свои действия, т.е. помещать туда еще и документы, на основании которых были изъяты оригиналы (постановления о производстве выемки, протоколы выемки или обыска и др.).
В-третьих, вы должны помнить, что, изымая документы сегодня, необходимо зафиксировать этот процесс в учетных документах архива. Тогда завтра вы сможете быстро «найти концы».
К сожалению, не всегда сотрудники, изымающие документы, соблюдают эти простые правила. Мне приходилось сталкиваться с тем, что в папке с надписью: «Дело № 5» лежит только протокол производства выемки. Бывало и так, что на месте документа подшита незаверенная копия, а нахождение оригинала вообще неизвестно. И только «по рассказам очевидцев» становится понятно, что когда-то была выемка и документы переданы в соответствующие органы.
Итак, при выемке документов вы должны:
- копировать все изымаемые оригиналы (если это возможно);
- заверять изготовленные копии и подшивать их в дела;
- вносить соответствующие сведения в учетные реестры.
Подбор документов и заверение их копий
Если вы изымаете документ из уже давно сшитого и заверенного подписью ответственного лица дела, то документ нужно аккуратно вырезать или вырвать из него. Старайтесь не повредить документ и сшив. Таким образом из одного дела можно изъять несколько документов.
Если из одного дела изымаются более 10 документов, то целесообразно дело расшить и изъять из него затребованное.
Чтобы не запутаться, вкладывайте в дела листы-заменители изымаемых документов или вклеивайте «стикеры», на которых указывайте номер и дату изъятого документа. Изъятые документы складывайте аккуратной стопочкой в последовательности изъятия из дела.
Теперь нужно изготовить копии. При копировании не нарушайте последовательность документов, так вам будет удобнее раскладывать копии обратно в дела.
Изготовленные копии необходимо заверить. Если изымаются какие-либо особо ценные документы, которые ваша организация предъявляет в другие организации или государственные структуры, то есть смысл заверить их копии у нотариуса. Но нотариус – это долго и дорого. Поэтому обычно заверяют уполномоченные сотрудники вашей организации.
В вопросах оформления организационно-распорядительных документов и их копий мы привыкли в первую очередь обращаться к ГОСТ Р 6.30-2003 (кстати, ВНИИДАД уже анонсировал выход в свет его новой редакции), но предлагаю вам обратить внимание на пару более серьезных документов, в отличие от рекомендательного ГОСТ.
Фрагмент документа
Пункт 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Госстандарта России 03.03.2003 № 65-ст)
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко
Дата
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Фрагмент документа
Приложение № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Подлинник документа находится в деле (наименование органа власти) № _____ за _____ г.
Верно
Ведущий специалист Подпись И.О. Фамилия
Дата Печать
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа):
«Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
Мнение эксперта
Антипов Денис, специалист по электронному документообороту ООО «Тулпар Техник»
Многие из нас полагают, что такая процедура, как заверение копий юридическими лицами, не урегулирована действующим законодательством. Это не так. В настоящее время действует указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ). В отличие от него ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер.
Итак, в п. 1 Указа сказано: «Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации».
И второе «недоразумение», с которым часто приходится сталкиваться при получении копии, которую «пытались» заверить. Некоторые считают, что заверение копии документа печатью необязательно. Данное мнение формируется из неправильного толкования п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, а именно фразы «допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации». В данном случае имеется в виду, что организация самостоятельно определяет тип печати, используемой для заверения: печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала или иная. Во избежание недоразумений необходимо заранее определить вид печати, которая будет использоваться для заверения документов. Для этого необходимо либо издать соответствующий приказ, либо прописать этот аспект в положениях, регламентирующих делопроизводство или хранение / использование штампов и печатей.
