• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2017
  • Рубрика Современное делопроизводство

Как организации отразить изъятие ее документов и дел?

  • 0 комментариев
  • 72 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Если вы впервые столкнулись с выемкой документов, то можете растеряться. Разве можно отдавать оригиналы, а что останется у вас (в архиве организации)? Как заверить копии документов и дел? Каким образом зафиксировать факт выемки в учетных документах? И главное, как быстро выполнить эту работу?


Когда впервые пришлось готовить документы к выемке, я, честно говоря, растерялась. Но глаза боятся, а руки делают. Изучив нормативную базу, посоветовавшись со старшими товарищами, я обозначила для себя некий алгоритм, следуя которому, и по сей день быстро и качественно выполняю эту трудоемкую и часто срочную работу. Могу им с вами поделиться :)

Во-первых, изымая документы, нужно понимать, что на место каждого изъятого оригинала необходимо вложить его копию, заверенную надлежащим образом.

Во-вторых, вкладывая в дела копии, необходимо обосновать свои действия, т.е. помещать туда еще и документы, на основании которых были изъяты оригиналы (постановления о производстве выемки, протоколы выемки или обыска и др.).

В-третьих, вы должны помнить, что, изымая документы сегодня, необходимо зафиксировать этот процесс в учетных документах архива. Тогда завтра вы сможете быстро «найти концы».

К сожалению, не всегда сотрудники, изымающие документы, соблюдают эти простые правила. Мне приходилось сталкиваться с тем, что в папке с надписью: «Дело № 5» лежит только протокол производства выемки. Бывало и так, что на месте документа подшита незаверенная копия, а нахождение оригинала вообще неизвестно. И только «по рассказам очевидцев» становится понятно, что когда-то была выемка и документы переданы в соответствующие органы.

Итак, при выемке документов вы должны:

  • копировать все изымаемые оригиналы (если это возможно);
  • заверять изготовленные копии и подшивать их в дела;
  • вносить соответствующие сведения в учетные реестры.

Подбор документов и заверение их копий

Если вы изымаете документ из уже давно сшитого и заверенного подписью ответственного лица дела, то документ нужно аккуратно вырезать или вырвать из него. Старайтесь не повредить документ и сшив. Таким образом из одного дела можно изъять несколько документов.

Если из одного дела изымаются более 10 документов, то целесообразно дело расшить и изъять из него затребованное.

Чтобы не запутаться, вкладывайте в дела листы-заменители изымаемых документов или вклеивайте «стикеры», на которых указывайте номер и дату изъятого документа. Изъятые документы складывайте аккуратной стопочкой в последовательности изъятия из дела.

Теперь нужно изготовить копии. При копировании не нарушайте последовательность документов, так вам будет удобнее раскладывать копии обратно в дела.

Изготовленные копии необходимо заверить. Если изымаются какие-либо особо ценные документы, которые ваша организация предъявляет в другие организации или государственные структуры, то есть смысл заверить их копии у нотариуса. Но нотариус – это долго и дорого. Поэтому обычно заверяют уполномоченные сотрудники вашей организации.

В вопросах оформления организационно-распорядительных документов и их копий мы привыкли в первую очередь обращаться к ГОСТ Р 6.30-2003 (кстати, ВНИИДАД уже анонсировал выход в свет его новой редакции), но предлагаю вам обратить внимание на пару более серьезных документов, в отличие от рекомендательного ГОСТ.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.