Регистрация Напомнить пароль

Логин:
	или
E-mail:
Выслать

Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» февраль 2017
Рубрика Кадровая служба с нуля

Хранение невостребованных трудовых книжек по правилам

0 комментариев

Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

По каким причинам трудовая книжка может оказаться невостребованной? Что с ней делать? Где следует ее хранить и как долго? Каков порядок передачи ее в архив? Как вернуть ее владельцу (или наследнику), если он потребует ее возврата? Нужно ли делать какие-то отметки в трудовой книжке и расшивать дело?

В большинстве случаев расторжения трудового договора, неважно по какой причине, трудовая книжка уходит из компании вместе с уволившимся работником. Каждый кадровик знает: в последний день работы сотрудник получает расчет и, лично в руки под подпись, трудовую книжку. Однако встречаются и нюансы, когда трудовая книжка остается в организации. Расскажем, что делать с этим документом и как его правильно хранить.

Откуда появляются невостребованные трудовые книжки

Самая распространенная причина появления в компании невостребованных трудовых книжек печальна – это смерть работника. Его родственников этот документ заинтересует уже вряд ли, поэтому книжка так и останется в отделе кадров и, скорее всего, проведет в нем весь установленный для нее срок хранения.

См. статью «Что делать в случае смерти работника»

Реже причиной является обычная безответственность: работник жив и здоров, но в один прекрасный день он решил, что ходить на эту работу больше не хочет. После чего пропал, доставив кадровикам дополнительное удовольствие сначала по своему розыску, а затем по оформлению увольнения. Такая мелочь, как трудовая книжка, свободных от всяких обязательств сотрудников, конечно, не интересует.

См. статью «Когда можно предупредить работника о сокращении по почте»

На практике встречаются и более экзотические случаи появления невостребованных документов. Мы перечислили самые распространенные. Так или иначе, результат всегда один: работника в компании уже нет, а его трудовая книжка – есть, и с ней нужно что-то делать.

Такое оставление своей трудовой книжки на произвол судьбы является из ряда вон выходящим случаем. Поэтому правила поведения в таких ситуациях описаны довольно скупо.

Фрагмент документа

СвернутьПоказать

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.